Cách làm việc hiệu quả là từ khóa được không ít người tìm kiếm thời gian gần đây. Vì trong thời đại số, không chỉ khối lượng công việc (hay task) ngày một nhiều, mà mọi người còn có rất nhiều yếu tố khiến xao nhãng như điện thoại di động, máy tính bảng… Hãy cùng Kenhtuyensinh.vn tìm hiểu chi tiết trong bài viết này nhé!
1. Đặt deadline cho mọi việc được giao
Bạn nên tự đặt ra thời gian hoàn thành cho từng đầu việc khác nhau nhằm tạo động lực cho bản thân cũng như sắp xếp lịch trình làm việc phù hợp. Lưu ý rằng bạn hãy điều chỉnh deadlines cá nhân sớm hơn deadlines thực tế của mỗi việc để có thêm thời gian kiểm tra và chỉnh sửa nếu cần thiết.
> Xem thêm: Cách thiết lập mục tiêu cá nhân mà bạn nên biết
2. Lên todolist công việc cần làm hàng ngày
Để tránh xảy ra thiếu sót, vào mỗi cuối tuần, bạn liệt kê toàn bộ công việc cần hoàn thiện, sau đó phân nhóm thành từng ngày (dựa trên độ cấp bách về deadlines của mỗi việc). Song song, ở cuối mỗi ngày, bạn đừng quên xem lại đã hoàn thành todolist trong ngày hay chưa và liệt kê các việc phải làm ngày mai.
Trước khi bắt đầu ngày mới, hãy dành 10 - 15 phút lập todolist trong ngày để quản lý các đầu việc cần làm.
3. Hoàn thành việc dễ trước, việc khó sau
Bạn ưu tiên hoàn thiện công việc theo mức độ từ dễ đến khó (hoặc độ cấp thiết tăng dần). Vì việc dễ sẽ mất ít thời gian thực hiện hơn nên làm càng nhanh, bạn càng có thêm quỹ thời gian đầu tư công sức cho những tasks khó. Theo đó, một số phương pháp giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc là Master List, Ivy Lee, ma trận Eisenhower, ABCDE…
4. Sử dụng quy tắc 2 phút
Thêm một cách làm việc hiệu quả hơn là áp dụng quy tắc 2 phút. Trong tác phẩm Getting Things Done của David Allen, tác giả khuyến khích: “Nếu một công việc nào đó bạn có thể hoàn thành trong vòng hai phút hoặc ít hơn, hãy ngay lập tức thực hiện nó.” Điều này giúp bạn xử lý tất cả công việc nhanh chóng mà không trì hoãn, từ đó hạn chế tồn đọng tasks từ ngày này sang ngày khác.
5. Tránh xa các thiết bị điện tử khi cần tập trung cao độ
Những thiết bị điện tử (như điện thoại, máy tính, máy tính bảng…) là một trong các nguyên nhân gây xao nhãng hàng đầu, bởi tâm lý của người dùng luôn muốn cập nhật tin tức mới nhất. Vì thế, hãy tập thói quen tắt mọi thiết bị trong lúc học tập, làm việc để gia tăng sự tập trung và hoàn thành công việc đúng hạn dự kiến với chất lượng cao nhất.
Tắt mạng Internet cho các thiết bị điện tử trong lúc làm việc giúp gia tăng độ tập trung tối đa.
6. Tự thưởng cho bản thân nếu đạt mục tiêu
Nhằm tiếp thêm động lực khi học tập hay làm việc, bạn đừng quên đặt ra “phần thưởng” mỗi lần bản thân đạt được mục tiêu nào đó. Có thể món quà chỉ là một bữa ăn ngon, một chiếc áo thun nhưng sẽ khiến bạn cảm thấy phấn chấn hơn và sẵn sàng đón nhận, hoàn thành các công việc tiếp theo.
> Xem thêm: 10 bí quyết giúp bạn hạnh phúc trong công việc
7. Chăm chút không gian làm việc mỗi ngày
Một ý tưởng khác giúp bạn cải thiện hiệu suất làm việc tối ưu là bày trí bàn làm việc khoa học, có đầy đủ dụng cụ cần thiết (như máy tính, bút, sổ tay…) để hoàn thiện công việc hoàn hảo nhất, trong thời gian ngắn nhất và đặt thêm một chậu cây xanh bên cạnh cho đôi mắt thư giãn, đầu óc bớt căng thẳng khi cần.
8. Tìm kiếm khung giờ “vàng” của bản thân
Cơ thể mỗi người phù hợp với mỗi khung giờ làm việc khác nhau. Có người hoạt động năng suất nhất vào buổi sáng sớm, nhưng ngược lại không ít người chỉ có thể suy nghĩ, sáng tạo vào buổi chiều tối. Tùy theo “giờ vàng” (tức giờ làm việc hiệu quả nhất) của bản thân, bạn bố trí những đầu việc cần “động não” nhiều nhất để có thể hoàn thành tốt nhất.
Tìm kiếm khung giờ “vàng” của bản thân giúp bạn đạt hiệu suất làm việc cao nhất.
9. Lập thời gian biểu rõ ràng
Vì cơ thể không thể hoạt động năng suất 24/7 nên giữa các khoảng giờ làm việc, bạn nên thiết lập thời gian biểu nghỉ ngơi và học thêm kỹ năng mới phù hợp. Qua đó, bạn nhanh chóng lấy lại năng lượng để tiếp tục học tập, làm việc và không rơi vào trạng thái căng thẳng kéo dài.
>> Xem thêm:
10. Tối ưu hóa công việc với những “công cụ số”
Chính sự phát triển vượt bậc của công nghệ, bạn có thêm vô số “công cụ số” hỗ trợ quá trình làm việc. Chẳng hạn như hệ sinh thái Google (gồm Google Sheet, Google Slides, Google Drive…) để lưu trữ và xử lý dữ liệu trực tuyến, hay Notions/Google Calendar để lên thời gian biểu hàng ngày, Canva giúp thiết kế hình ảnh online nhanh chóng… Nhờ đó, bạn tiết kiệm kha khá thời gian nhưng chất lượng thành phẩm cao hơn hẳn những phương pháp học tập, làm việc truyền thống.
Hy vọng các chia sẻ trong bài viết kể trên giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và công sức hơn. Đừng quên đón đọc các bài viết tiếp theo trên để có website của chúng tôi thêm nhiều kiến thức hữu ích khác nhé!
Nguồn tham khảo: 5 bí quyết giúp bạn làm việc hiệu quả - Life Coaching VietNam
