Lập kế hoạch làm việc là một trong những kỹ năng không thể thiếu trong nhịp sống hiện đại. Vậy làm sao để lập kế hoạch làm việc sao cho hiệu quả và thành công nhất?
1. Các bước để lập kế hoạch làm việc
1.1. Xác định mục tiêu
Đây là bước đầu tiên quyết định thành bại của một bản kế hoạch. Khi bắt tay vào bất cứ một công việc gì, hãy tự trả lời những câu hỏi sau:
- Tại sao bạn phải làm công việc này?
- Công việc này có ý nghĩa gì với bạn và với công ty bạn?
- Tính quan trọng của công việc này là gì?
Việc xác định được mục tiêu, yêu cầu sẽ giúp bạn tập trung và dồn thời gian cũng như tâm huyết cho công việc đó.
Hãy bám sát với mong muốn và khả năng của mình để đưa ra những mục tiêu phù hợp. Đừng có đặt mục tiêu quá cao bởi nếu không đạt được sẽ khiến bạn bị suy giảm ý chí, cũng như đừng đặt mục tiêu quá thấp sẽ gây lãng phí thời gian, công sức mà hiệu quả đạt được cũng không cao.
Kỹ năng lập kế hoạch làm việc hiệu quả
1.2. Xác định nội dung của công việc
Sau khi đã xác định rõ mục tiêu của công việc, tiếp theo hãy xác định nội dung của công việc.
Để xác định được nội dung của công việc bạn cần phải trả lời được 5 câu hỏi dưới đây:
- Nội dung công việc cần làm gì?
- Cần phải chuẩn bị những tài liệu liên quan gì để hoàn thành công việc?
- Nội dung cần hoàn thành là gì?
- Đâu là nội dung có thể thay thế?
- Nguồn lực hỗ trợ cho công việc là gì?
Nguồn lực ở đây có thể là: Con người, máy móc và thiết bị.
Xác định công việc đó ai là người thực hiện, ở đâu và khi nào?
Nhiều người khi lập kế hoạch chỉ chú trọng đến công việc mà không chú trọng đến những người thực hiện, địa điểm và thời gian thực hiện.
Để kế hoạch thành công, người lập kế hoạch phải xác định rõ ai sẽ là người thực hiện. Người thực hiện có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất và tính cách có phù hợp với kế hoạch này hay không?
Lên rõ kế hoạch ai là người hỗ trợ, ai kiểm tra và có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ hay không? Về vấn đề thời hạn của công việc, trước tiên bạn cần phân tích rõ mức độ khẩn cấp và quan trọng của những công việc cần làm.
1.3. Các loại công việc khác nhau
Để kế hoạch hoàn hảo, bạn cần phải xác định được các loại công việc sau đó lựa chọn công việc nào cần làm trước, công việc nào cần làm sau.
Mức độ công việc được chia thành 4 loại khác nhau:
- Công việc khẩn cấp, quan trọng.
- Công việc không quan trọng nhưng lại khẩn cấp.
- Công việc không khẩn cấp nhưng lại quan trọng.
- Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
Khi đã xác định được công việc của mình thuộc mức độ nào thì bạn có thể dễ dàng tính được thời gian thực hiện. Tất nhiên là bạn sẽ phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp đầu tiên.
1.4. Ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc
Có nhiều cách sắp xếp thứ tự công việc, tuy nhiên bạn có thể ưu tiên sắp xếp công việc theo thứ tự quan trọng hoặc theo trình tự thời gian, đối tượng tiến hành.
Việc sắp xếp công việc theo thứ tự sẽ giúp bạn dễ dàng loại bỏ những công việc không phù hợp, tiết kiệm thời gian và các nguồn lực mà vẫn đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Đây cũng là một trong những bước vô cùng quan trọng nếu như bạn muốn có được kỹ năng lập kế hoạch hoàn hảo.
1.5. Tập trung thực hiện kế hoạch
Một trong những cách rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch là bạn phải luyện cho mình được sự tập trung.
Sự tập trung sẽ giúp bạn thực hiện công việc hiệu quả và tiết kiệm được nhiều thời gian.
Tuy nhiên không có nghĩa là khi làm việc bạn sẽ chỉ biết mỗi một việc bạn đang làm. Để tiết kiệm thời gian bạn còn cần phải để tâm đến các việc khác và có thể thì hãy kết hợp làm nhiều việc trong cùng một thời gian.
1.6. Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch
Thực tế và lý thuyết luôn khác nhau. Trong quá trình thực hiện kế hoạch có nhiều việc phát sinh không trùng hợp với lý thuyết, hãy chuẩn bị sẵn một số tình huống sẽ phát sinh và phải có phương án dự phòng khi phát sinh những việc nằm ngoài kế hoạch.
1.7. Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch
Để biết được bản thân đã hoàn thành công việc đến đâu, liệu công việc có hoàn thành đúng thời hạn hay không bạn cần phải thường xuyên kiểm tra và đốc thúc bản thân thực hiện công việc theo đúng kế hoạch.
Nếu thường xuyên kiểm tra và chỉnh sửa những sai sót trong quá trình thực hiện kế hoạch bạn sẽ có thể đánh giá được chất lượng của các công việc theo từng giai đoạn.
Kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn đưa ra được mục tiêu, phương hướng thực hiện công việc, từ đó sẽ giúp bạn hình thành nên những tiêu chuẩn, tạo điều kiện thuận lợi giúp bạn hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
1.8. Ghi nhận thành công của bản thân
Sau mỗi lần hoàn thành đúng tiến độ công việc, hoặc đạt được kết quả như mong đợi, hãy tự khích lệ, ghi nhận thành công của mình. Đây còn là động lực mạnh mẽ để bạn tiếp tục thực hiện kế hoạch dài hạn và sẵn sàng lên một kế hoạch khác cho thời gian tới.
2. Lợi ích của việc lập kế hoạch công việc
Một kế hoạch công việc cần được đầu tư xây dựng, sắp xếp trình tự chi tiết. Nhờ vậy, bạn biết mình cần làm gì trong thời điểm nào, hỗ trợ quản lý thời gian, đầu tư thực hiện công việc đúng mục tiêu ban đầu đề ra. Việc lên kế hoạch cho phép bạn kiểm soát và phân bổ tài chính phù hợp. Dù kế hoạch có thể thay đổi đôi chút vì một vài lý do khách quan nhưng bạn chỉ cần chỉnh sửa chứ không phải làm lại từ đầu.
3. Đừng quên tạo động lực cho bản thân
Đừng bao giờ trông chờ sự khen thưởng của người khác mà bạn hãy tự khen thưởng mình khi hoàn thành công việc hay mục tiêu nào đó. Tự tạo động lực, cổ vũ cho ý chí và tinh thần làm việc của bạn để có thể tiếp tục thực hiện các mục tiêu còn lại một cách tốt hơn. Tuy nhiên, nếu bạn tự khen thưởng mình liên tục trong tất cả các công việc khác nhau thì sẽ làm mất hết tác dụng và gây phản tác dụng. Vì vậy, bạn chỉ nên tự khen thưởng với những công việc đã cố gắng mới có được. Bạn hãy bắt đầu lên kế hoạch từ ngay từ hôm nay để có được kết quả tốt vào ngày mai.
4. Sai lầm dễ gặp khi rèn luyện kỹ năng xây dựng kế hoạch
4.1. Kế hoạch không thực tế, không phù hợp với khả năng
Một kế hoạch tốt phải là một kế hoạch đủ tính thách thức để thúc đẩy sự phát triển bản thân. Tuy nhiên, kế hoạch cũng phải trong tầm với để không khiến bạn và team cảm thấy chán nản.
Đừng để chính mình và đồng đội cảm thấy nản lòng vì mãi không thực hiện được dù đó chỉ là một phần mục tiêu!
4.2. Đặt mục tiêu mơ hồ và không tập trung
Như đã nói ở trên, phần cốt yếu của lập kế hoạch là xác định mục tiêu cụ thể và chắc chắn. Nếu bạn gặp lỗi này, kế hoạch của bạn sẽ đi tong đấy.
4.3. Lập kế hoạch quá chung chung
Kỹ năng lập kế hoạch thể hiện rất rõ trong việc cụ thể hóa mục tiêu. Một kế hoạch chung chung sẽ chỉ khiến bạn bối rối mỗi khi nhìn vào.
4.4. Coi nhẹ quá trình mà chỉ hướng đến kết quả
Việc lập kế hoạch có hai yếu tố quan trọng để giúp bạn đạt mục tiêu đúng hạn và hoàn thiện mình hơn. Đó là quá trình và kết quả.
Nếu bạn không quan tâm quá trình thì bạn đã mất đi một nửa quan trọng và phần có tính bền vững nhất rồi đó.
4.5. Không chuẩn bị các phương án dự phòng
Kế hoạch dài hạn luôn chứa đựng đầy bất ngờ và rủi ro. Do vậy, bạn cần chuẩn bị vài phương án dự phòng. Việc này sẽ không bao giờ là thừa đâu.
> TOP các phím tắt trong Powerpoint mà bạn nên biết
> Những chứng chỉ tin học văn phòng nào phổ biến nhất hiện nay?
Theo Kênh tuyển sinh tổng hợp
