Vì sao kỹ năng lập kế hoạch lại là kỹ năng cần thiết? Làm thế nào để lập kế hoạch hiệu quả? Bạn hoàn toàn có thể lên kế hoạch một cách hiệu quả sau khi đọc bài viết này.
Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc giải quyết và hoàn thành công việc
1. Lập kế hoạch là gì?
Lập kế hoạch là quá trình nhà quản lý thiết lập các mục tiêu và xác định các phương pháp đạt được các mục tiêu này. Lập kế hoạch liên quan đến việc lựa chọn các sứ mệnh, mục tiêu và các hành động để đạt được chúng; nó đòi hỏi phải ra quyết định, được lựa chọn trong số các phương thức hành động thay thế trong tương lai.
2. Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch
Lập kế hoạch là hoạt động thiết yếu đầu tiền và quan trọng nhất trong mọi tổ chức. Nó giúp xác định và đạt được các mục tiêu của tổ chức. Lập kế hoạch hợp lý là điều kiện quan trọng để quản lý hiệu quả.
- Lập kế hoạch cung cấp định hướng: Lập kế hoạch giúp tổ chức đi đúng hướng. Nó cung cấp phương hướng xác định cho người quản lý để quyết định những gì cần làm và khi bào nên làm điều đó.
- Lập kế hoạch cung cấp cơ sở để kiểm soát: Lập kế hoạch cung cấp tiêu chuẩn để đo lường và đánh giá hiệu suất thực tế. Không có gì để kiểm soát nếu không có kế hoạch và không có sự kiểm soát thích hợp. Các kế hoạch đóng vai trò là thước đo để đo lường hiệu suất.
- Lập kế hoạch tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định: Các mục tiêu đã lập kế hoạch đóng vai trò là tiêu chí để đánh giá các lựa chọn thay thế khác nhau để lựa chọn tốt nhất có thể được chọn với sự trợ giúp của việc hoạch định các quyết định vội vàng và có thể tránh được các hành động ngẫu nhiên.
- Lập kế hoạch nâng cao hiệu quả hoạt động: Lập kế hoạch chi tiết và bài bản giúp nâng cao hiệu suất làm việc bởi nó giúp giảm thiểu chi phí hoạt động và nhìn trước được những khó khăn, rủi ro để có thể khắc phục được một cách dễ dàng, nhờ đó mà nâng cao sức mạnh cạnh tranh của một tổ chức.
3. Các kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả
3.1. Thiết lập mục tiêu
Thiết lập các mục tiêu là một bước quan trọng trong quá trình lập kế hoạch. Các kế hoạch phải phản ánh các mục tiêu của doanh nghiệp. Các mục tiêu cần xác định rõ ràng những gì cần đạt được bằng các chính sách, thủ tục, quy tắc, chiến lược, ngân sách và chương trình. Kế hoạch phải đảm bảo rằng mọi hoạt động được thực hiện đều góp phần vào việc đạt được các mục tiêu.
3.2. Thực hiện phân tích SWOT
SWOT, là từ viết tắt của điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa, hoạt động như một công cụ mạnh mẽ trong quá trình hoạch định chiến lược. Phân tích SWOT thường được thực hiện để giúp xác định điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp, cũng như xác định bất kỳ cơ hội và mối đe dọa nào có thể phát sinh. Khi nhóm đã xác định được tất cả điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa, bạn có thể làm việc cùng nhau để phát triển các mục tiêu mới giúp doanh nghiệp của bạn đối mặt với những khả năng này theo hướng tích cực hơn. Phân tích SWOT cũng có thể dẫn bạn đi đúng hướng và đạt được mục tiêu của mình.
Khi bạn đã bắt đầu những gì bạn thực sự muốn, hãy đảm bảo mục tiêu của bạn đáp ứng các tiêu chí SMART:
S – Specific : Cụ thể, dễ hiểu.
M – Measurable : Đo lường được
A – Attainable : Có thể đạt được
R – Relevant : Thực tế
T – Time-Bound : Thời gian hoàn thành
Phần quan trọng nhất của thiết lập mục tiêu SMART là làm cho mục tiêu của bạn trở nên cụ thể để bạn có thể theo dõi rõ ràng tiến trình của mình và biết liệu bạn có đạt được mục tiêu hay không. Bạn càng cụ thể hóa mục tiêu của mình thì cơ hội hoàn thành mục tiêu càng cao.
3.3. Lập kế hoạch chiến lược
Khi bạn đã xác định thành công vị trí chiến lược của mình và có một bộ mục tiêu phù hợp với sứ mệnh của công ty, bạn có thể bắt đầu thực hiện kế hoạch chiến lược của mình. Khi phát triển kế hoạch của bạn, hãy xem xét những sáng kiến nào sẽ có tác động lớn nhất đến doanh nghiệp của bạn và sẽ giúp cải thiện vị trí của bạn nhiều nhất. Cũng nên xem xét những sáng kiến nào là khẩn cấp nhất và đưa những sáng kiến này lên hàng đầu. Để đảm bảo rằng kế hoạch chiến lược của bạn đang hoạt động, bạn sẽ cần xác định cách tốt nhất để đo lường tiến độ của mình. Với các mục tiêu có thể đo lường được, bạn có thể thấy rõ những cải tiến khi chúng xảy ra.
3.4. Tạo dòng thời gian
Trong cách lập kế hoạch chinh phục mục tiêu không thể bỏ qua bước tạo dòng thời gian. Là một phần của kế hoạch hành động của bạn, hãy sử dụng công cụ tạo dòng thời gian để giúp hình dung các vai trò, nhiệm vụ, các mốc quan trọng và thời hạn để đạt được mục tiêu của bạn. Khi bạn đã đặt những ngày đó, hãy cố gắng bám sát chúng càng tốt càng tốt. Mốc thời gian tạo ra cảm giác cấp bách, do đó thúc đẩy bạn giữ đúng tiến độ và hoàn thành mục tiêu của mình.
3.5. Thực hiện kế hoạch chiến lược
Khi bạn đã có kế hoạch chiến lược của mình, bạn đã sẵn sàng để thực hiện nó. Bước này là giai đoạn hành động của quá trình hoạch định chiến lược. Bắt đầu bằng cách làm cho mọi người tham gia vào kế hoạch biết về chiến lược của bạn. Lý tưởng nhất là bạn muốn phân phối nhiệm vụ giữa các cá nhân hoặc bộ phận khác nhau để ngăn một người hoặc một nhóm người trở nên quá tải. Ngoài ra, hãy dành thời gian để kiểm tra lại với những cá nhân hoặc nhóm này để đảm bảo rằng bạn đang đi đúng hướng. Nếu bạn nhận thấy rằng bạn không đạt được các mục tiêu của mình, hãy thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào.
3.6. Hoàn thành và đánh giá kết quả
Bạn cần giữ động lực mạnh mẽ để hoàn thành mục tiêu. Cân nhắc lên lịch đánh giá hàng tuần, có thể bao gồm đo lường tiến trình của bạn và kiểm tra lịch trình của bạn. Một khi bạn thấy vạch đích gần đến mức nào, bạn sẽ cảm thấy có động lực hơn để vượt qua đến cùng. Nếu bạn chậm tiến độ một chút, hãy thực hiện những điều chỉnh cần thiết và tiếp tục.
> Những cách cải thiện Public Speaking hiệu quả mà bạn nên biết
> Những cách giúp bạn tích lũy kinh nghiệm làm quản lý
Theo Unica
