Đối với tất cả, thời gian là một tài sản quý báu mà không phân biệt sang hèn, địa vị… Thời gian công bằng cho dù đó là một nhà lãnh đạo, nhân viên bán hàng hay giáo viên. Nhưng tại sao lại có người luôn ca thán thiếu thời gian trong khi những người khác vẫn tận hưởng cuộc sống và hoàn thành tốt mọi việc? Đó là do họ đã phát hiện và xử lý tốt những “kẻ cắp thời gian” của chính mình.
Kẻ cắp số 1: Không biết nói “Không”
Nhiều người trong chúng ta thường không biết cách nói “không”. Có thể do bạn không muốn làm buồn lòng ai đó, không muốn chứng minh mình không làm được việc hay không biết phải nói “không” như thế nào.
Hồng Loan là một nhân viên giỏi của một cơ quan. Cô giỏi chuyên môn và sống rất hoà đồng. Ai nhờ gì cô cũng giúp và nhiệt tình. Dần dần một số người lấy danh nghĩa nhờ giúp nhưng thật ra là đẩy việc cho cô. Cô biết chuyện này nhưng không biết cách từ chối. Kết quả là cô luôn ngập lụt trong công việc. Những người nhờ cô giúp nhiều lúc thậm chí còn không vui vì cô làm việc của người khác nhờ trước đó mà không làm việc họ định nhờ cô.
Giải pháp của bạn:
Tìm cách nói “không” một cách lịch sự
Hãy bắt đầu nói “không” với các đề nghị nhỏ
Nói “không” khi việc chẳng quan trọng lắm
Nói “không” khi chẳng phải trách nhiệm của bạn
Hãy hỏi “Có ai khác làm được việc đó không?”
Sắp xếp ưu tiên công việc
Kẻ cắp số 2: Nói lâu trên điện thoại
Bạn nói chuyện điện thoại bao lâu? Thời gian cần thiết là bao lâu? Chúng ta thường nói lâu hơn cần thiết. Thực tế là khi nói chuyện điện thoại, có nhiều chuyện mới phát sinh và chúng ta bị cuốn theo bởi những câu chuyện dài lê thê, chuyện nọ nối chuyện kia. Cũng có khi bạn xác định chuyện cần nói nhưng đối tác lại lái sang một hướng khác làm bạn mất kiểm soát.
Giải pháp của bạn:
Phân biệt chuyện phiếm với công việc
Sắp xếp các ý tưởng cần bàn
Học cách dùng cuộc điện thoại
Lấy ống nghe ra khỏi máy
Kẻ cắp số 3: Bận rộn vì khách đến thăm và nói chuyện quá lâu
Trong công việc, chúng ta phải tiếp khách và dành thời gian cho khách là bình thường. Lãnh đạo cũng phải dành thời gian tiếp đón nhân viên. Tuy nhiên, ít ai nghĩ rằng việc không quản lý dành thời gian cho khách lại là một nguyên nhân lấy cắp thời gian của chúng ta.
Có nhiều lãnh đạo thích “mở cửa tự do”. Họ cho phép nhân viên gặp họ bất cứ khi nào muốn nói chuyện chơi hoặc khi có khó khăn bất kỳ. Dường như họ nói : “Thời gian của tôi không quan trọng lắm, hãy cứ đến mà lấy đi”.
Cho dù bạn không “mở cửa tự do”, bạn vẫn cứ gặp khách thăm dai dẳng với nhiều kiểu lý do khác nhau. Nhiều người chẳng làm gì để hạn chế sự việc này. Người khác lại chẳng biết chấm dứt một câu chuyện vì sợ bị cho là cộc cằn.
Giải pháp của bạn:
Dự tính trước thời gian dành cho khách
Lắng nghe cẩn thận
Không ngắt lời giữa chừng
Vào thẳng vấn đề và nói “không” khi cần thiết
Làm chủ tình hình và không tỏ vẻ bối rối
Làm tiếp công việc dở dang sau khi gián đoạn
Kẻ cắp số 4: Văn phòng bừa bộn
Văn phòng bừa bộn, bàn làm việc bộn bề chứng tỏ bạn không có tổ chức. Người Nhật luôn có yêu cầu văn phòng phải thật gọn gàng, đồ đạc để đúng nơi. Nếu bạn để chỗ làm việc bừa bộn và không nhớ đồ vật nào ở vị trí nào thì khi có việc bạn sẽ lãng phí rất nhiều thời gian đi tìm. Thời gian lãng phí đó nên dành cho những việc khác có ích hơn.
Giải pháp của bạn:
Hồ sơ sắp xếp hợp lý
Chỉ định chỗ cho từng vật dụng
Để mọi thứ cần thiết trong tầm tay
Chỉ để thứ cần dùng trên bàn
Tìm cho bạn cách quản lý thích hợp
Kẻ cắp số 5: Dời việc lại
Kẻ cắp này khá quen thuộc, nhất là khi chúng ta không có hứng thú hoặc công việc chưa cần kíp. Chúng ta thường cho rằng lúc khác làm cũng được, không làm ngay thì cũng chẳng sao. Tuy nhiên, nếu có việc đột xuất cần đến việc bạn chưa làm thì rõ ràng bạn sẽ bị động. Nếu có quá nhiều việc dời lại như vậy thì đến lúc nào đó bạn sẽ bơi trong những việc do chính bạn chưa chịu xử lý ngay. Hãy nhớ “việc hôm nay chớ để ngày mai”.
Giải pháp của bạn:
Làm ngay khi nào có thể
Làm việc quan trọng trước
Làm từng chút một
Tự nhắc nhở mục đích đề ra
Đặt giờ “bắt đầu” và giờ “kết thúc”
Kẻ cắp số 6: Tính cầu toàn
Là con người, ai cũng thích làm việc thật hoàn hảo. Nhiều người luôn lo lắng việc mình làm đã hoàn thiện chưa, liệu có sai sót gì không. Thậm chí họ dành nhiều thời gian cho những việc nhỏ, không quá quan trọng. Thậm chí có lẽ bạn sẽ có ý nghĩ lùi thời hạn lại để bảo đảm mọi việc được hoàn hảo hơn.
Nếu cứ lục soát hồ sơ xem xét cái hoàn mỹ, thì liệu bạn còn thời gian cho việc quan trọng khác không? Có nhà lãnh đạo tự hào về khả năng soi mói được cả những lỗi nhỏ nhất trong các giấy tờ: lỗi văn phạm, từ vựng, đánh máy… và họ dễ mắc vào những việc nhỏ và không dành thời gian cho những việc cần kíp hoặc quan trọng hơn.
Giải pháp của bạn:
Sắp xếp ưu tiên cho từng việc
Đừng mất thời gian cho việc thứ yếu
Ghi nhớ “toàn cảnh”
Không để phân tâm vì những việc lặt vặt
Hãy tin cậy giao việc cho người khác
Kẻ cắp số 7: Giấy tờ nhiều quá
Hàng ngày, chúng ta vẫn phải xử lý hàng đống giấy tờ hồ sơ, báo cáo, ghi chú, thư từ, quảng cáo, đơn xin… không kể hết. Bạn làm gì với hàng đống giấy tờ trên mỗi ngày? Bạn xếp chúng thành đống rồi chờ chúng tự biến mất? Hay bạn cất hết chờ khi có lúc dùng đến?
Cần biết rằng 80% thư từ có thể xử lý tức thời. Khi sàng lọc xong, giỏ rác của bạn chắc phải đầy ắp. Sau khi xử lý xong thứ nào thì vứt bỏ đi. Có hồ sơ cần lưu lâu hơn hoặc tạm thời. Nhớ xác định thời hạn lưu giữ. Ghi chú hạn định trên hồ sơ đó để đến lúc cần loại bỏ thì có thể làm ngay.
Giải pháp của bạn:
Dành thời gian mỗi ngày để xử lý
Sắp xếp ưu tiên và phân loại
Chỉ trả lời trên giấy khi cần thiết
Dùng điện thoại khi tiện lợi
Nếu phải viết, hãy viết đơn giản và thẳng thắn
Kẻ cắp số 8: Giao tiếp kém
Thời gian lãng phí cũng có thể do thông tin giao tiếp còn kém. Nếu kỹ năng giao tiếp không tốt có thể chúng ta sẽ không biết nói “không”, không biết giảm bớt thời gian nói chuyện qua điện thoại hay khống chế thời gian nói chuyện với khách. Giao tiếp kém sẽ dẫn đến việc mất nhiều thời gian để đi thẳng vào vấn đề chính hoặc bị phân tán bởi những thông tin khác nhau.
Giải pháp của bạn:
Tìm phương tiện truyền đạt thích hợp
Dùng ngôn ngữ đơn giản
Thông tin thích hợp với mức độ phức tạp
Đừng thông tin dư thừa
Rèn luyện và nâng cao kỹ năng giao tiếp của bản thân
Với mọi người, quỹ thời gian là như nhau. Do đó, hãy biết trân trọng tài sản thời gian và sử dụng thật hiệu quả. Nếu bạn xử lý được “8 kẻ cắp thời gian” trên thì bạn đã tiết kiệm và tận dụng tối ưu tài sản quý giá của mình – tài sản thời gian.
Theo VnExpress
