Cách quản lý quỹ thời gian hiệu quả trong công việc và cuộc sống

Quỹ thời gian của mọi người là như nhau, điều quan trọng là chúng ta làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả nhất. Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu cuộc sống ngày càng cao bắt buộc chúng ta phải có kỹ năng làm việc tốt để có thể thích nghi được với nó giúp chúng ta dễ dàng đạt được kết quả cao trong công việc và trong các mối quan hệ khác ngoài xã hội.

Một ngày có 24 giờ, mỗi tuần chỉ có 7 ngày thế nhưng có những người họ chẳng làm được việc gì trong khi một số người lại làm được hàng ngàn việc có ý nghĩa cho cuộc sống của họ? Phải chăng đó là sự khác nhau giữa thói quen sử dụng thời gian của người thành đạt và những người bình thường khác? Vậy để sử dụng thời gian của mình một cách tốt nhất thì mỗi cá nhân phải nhận định năng lực của mình và hiểu rõ những điểm mạnh, điểm yếu của bản thân trước khi nhận một công việc gì hoặc đối mặt với tình huống nào đó để từ đó biết được mình đang mong muốn gì trong sự nghiệp cũng như trong cuộc sống. Học cách quản trị cuộc đời

Lên kế hoạch sử dụng thời gian và nên viết ra giấy

Bạn muốn kiểm soát được công việc mình đã làm và nó sẽ mất bao nhiêu thời gian để thực hiện, trước hết bạn phải lên kế hoạch và viết nó ra giấy để trên bàn làm việc mỗi ngày như một lời nhắc nhở và cố gắng thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra trong từng khoảng thời gian nhất định. Chẳng hạn bạn muốn mua nhà trong 3 năm tới thì kế hoạch của bạn hôm nay là gì?

Mỗi tháng bạn phải tiết kiệm được bao nhiêu tiền, mỗi năm bạn sẽ có được số tiền bao nhiêu? và muốn có được số tiền ấy bạn phải có kế hoạch làm việc cụ thể gắn với số tiền bạn làm ra. Công việc của bạn mỗi tuần mang lại bao nhiêu tiền? Và bạn phải làm gì trong quỹ thời gian của bạn để có số tiền ấy. Kế hoạch phải thật chi tiết, rõ ràng từng bước một.

Tốt nhất là bạn nên sắp xếp việc nào quan trọng nhất thì làm trước, việc nào ít quan trọng thì làm sau. Vì tâm lý chung của chúng ta là việc nào thích làm trước, việc nào dễ thì thích làm, việc nào khó thì gác lại giải quyết sau. Nhưng có điều nghịch lý là việc khó để lại thì thời gian sau khiến chúng càng khó giải quyết hơn.

Khóa học quản lý thời gian ( Click để xem)

Phương pháp cân bằng giữa thời gian và công việc

Vậy có phương pháp quản lý thời gian nào để cân bằng thời gian cho công việc, nghỉ ngơi giải trí và cho gia đình? Với một doanh nghiệp mới ra đời thì luôn luôn bị áp lực về sự quá tải bởi công việc nhưng tình trạng đó không thể kéo dài mãi, vì tình trạng ấy sẽ khiến nhân viên làm việc với tâm trạng mệt mỏi, căng thẳng và điều đó ảnh hưởng đến năng suất, hiệu quả công việc.

Vì vậy người chủ doanh nghiệp phải biết cách xây dựng hệ thống, qui trình làm việc, kế hoạch làm việc và giao trách nhiệm cho từng người nhất định. Đồng thời phải đặt niềm tin vào nhân viên để họ có thể chủ động giải quyết công việc của mình.Vì thế, có thể nói điều quyết định hiệu quả quản lý thời gian của người lãnh đạo chính là hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên.

Đối với nhân viên, để thời gian làm việc hiệu quả nhất, nhân viên phải biết xác định mục tiêu của mình. Không nên “ôm” quá nhiều việc cùng một lúc để rồi không giải quyết đúng tiến độ gây ảnh hưởng đến công ty và tinh thần làm việc. Đồng thời phải biết sắp xếp công việc khéo léo, biết tận dụng thời cơ để làm việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên mục tiêu và lợi ích của bạn phải gắn với mục tiêu của công ty. Tính kỷ luật về thời gian với bản thân là thứ cực kỳ quan trọng. Vì vậy, khi đã thống nhất về mục tiêu giữa cấp quản lý và nhân viên đó sẽ có động lực làm việc và họ sẽ tận dụng tối đa thời gian làm việc để đạt mục tiêu.

Một số cách có thể giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả

Nắm vững được điều gì là quan trọng nhất. Cần xác định rõ các điểm quan trọng nhất của vị trí làm việc bởi sự nỗ lực sẽ tạo nên thành công. Nếu bạn không biết chắc chắn được các điểm quan trọng nhất, bạn có thể tự đặt các câu hỏi đại loại như "Cái gì có tác động lớn nhất đến các thành viên trong nhóm hoặc khách hàng?” “Cần làm điều gì để tăng doanh số?”.

Ưu tiên thực hiện mọi việc theo danh sách “Các việc cần làm”. Nếu bạn đã nắm vững các điểm quan trọng của công việc, bạn nên lên danh sách “Các việc cần làm”. Bạn có thể sử dụng các chữ cái "A," "B," hoặc "C" bên cạnh từng mục để thể hiện mức độ quan trọng của từng việc đó. Bên cạnh đó, bạn cũng cần lên lịch cho các việc cần làm hàng ngày. Điều này cho phép bạn lựa chọn những công việc cần phải hoàn thành trong ngày hôm đó và loại bỏ các công việc có thể hoàn thành vào các ngày khác.

Theo Infonet