Quản lý thời gian là một kỹ năng cực kỳ thiết yếu trong quá trình làm việc và phát triển của một đời người. Vậy nên quản lý thời gian ra sao để không trễ deadline?
1. Deadline là gì?
Deadline là thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong công việc. Đó là một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành công việc cụ thể.
Vai trò của deadline quan trọng trong công việc vì là động lực thúc đẩy bạn làm việc hiệu quả với tốc độ nhanh chóng.
Từ cơ sở khoảng thời gian cố định, chúng ta tự tạo và tuân theo kỷ luật của bản thân; đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành tốt; quản lý thời gian để cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Thói quen làm việc đúng hạn có tác dụng tích cực về lâu dài; giúp bạn xây dựng nền móng sự nghiệp vững chắc.
Quản lý thời gian – làm thế nào để không trễ deadline?
2. Hướng dẫn cách tránh tình trạng trễ Deadline
Nếu bạn có mong muốn sớm xây dựng kế hoạch làm việc kịp thời, thì hãy cùng Glints thực hành cách làm việc khoa học dưới đây:
2.1 Lập kế hoạch làm việc mỗi ngày
Một kế hoạch chi tiết về các công việc cần làm sẽ giúp bạn theo sát tiến trình cụ thể. Hãy chia thời gian cho từng nhiệm vụ theo thứ tự quan trọng. Thêm nữa, bạn nên chuẩn bị lịch làm việc của ngày mai vào buổi tối hôm trước. Điều này giúp bạn có tâm thế sẵn sàng cho ngày làm việc hiệu quả.
2.2 Sử dụng Gantt Chart
Sơ đồ ngang Gantt là mô hình được sử dụng để quản lý tiến độ hiệu quả nhất nhì hiện nay. Khi bạn có nhiều tasks, deadline chồng chéo lên nhau, Gantt Chart là một vị cứu tinh cho bạn đấy.
Ngoài sự trực quan dễ thấy, việc tạo dựng Gantt Chart cũng khá dễ, bạn có thể tạo trên Excel, Tool, App, Phần mềm,…
Các nền tảng quản lý công việc như Trello, Wework cũng có hỗ trợ chế đọ xem Gantt view đấy.
2.3 Xác định yêu cầu cụ thể
Bạn cần xác định những việc cần làm bao gồm những gì để ước lượng thời gian cần thiết cho việc hoàn thành. Nếu có thể, hãy dùng các phần mềm quản lý công việc hoặc Excel để liệt kê chi tiết nhiệm vụ trước khi thiết lập các mốc thời gian mà bạn có thể đáp ứng.
2.4 Lên kế hoạch thật chi tiết
Mọi công việc khi càng được lên kế hoạch chi tiết bao nhiêu thì sẽ càng dễ cho bạn kiểm soát về sau. Mặc dù việc này có thể khiến bạn mất thêm chút ít thời gian ban đầu nhưng khi càng chia nhỏ các bước bạn sẽ càng có khả năng quản lý tốt hơn cũng như giải quyết suôn sẻ hơn nếu có bất kỳ vấn đề trục trặc nào xảy ra mà ít gây ảnh hưởng đến những phần còn lại.
2.5 Tìm kiếm nguồn hỗ trợ đúng đắn
Để công việc trôi chảy, bạn sẽ cần đến đồng nghiệp khác hay không, bạn có cần đến các công cụ hỗ trợ cụ thể hoặc bất kỳ một văn bản hướng dẫn nào chăng? Hãy cẩn trọng để đảm bảo bạn không mất thời gian loay hoay cho những việc này khi bắt đầu công việc và lại dẫn đến chuyện chậm trễ deadline.
2.6 Tránh xao nhãng trong quá trình làm việc
Khi càng có nhiều deadline, bạn lại càng cần tập trung hơn bao giờ hết. Đừng để bản thân bị xao nhãng bằng cách viết những việc cần làm ra sổ tay, giấy ghi chú hoặc tham khảo một số ứng dụng giúp quản lý thời gian cá nhân để chắc chắn rằng não bộ của bạn sẽ không bị chi phối vào những việc ít quan trọng khác.
2.7 Hiểu rõ mọi rủi ro là điều không tránh khỏi
Dù lên kế hoạch hoàn hảo đến đâu, mọi rủi ro về việc chậm trễ trong một khâu nào đó đều có thể xảy đến. Cho nên, bạn hãy suy nghĩ từ đầu về các phương án hỗ trợ hoặc thay thế nếu mọi thứ không diễn tiến như mong đợi. Ví dụ như nếu ai đó trong nhóm của bạn bị ốm giữa chừng, hãy nghĩ đến ai sẽ là người có thể tạm thay để hoàn thành công việc chẳng hạn.
> Khi đề nghị tăng lương cần cân nhắc điều gì?
> Viết cover letter thu hút bằng phương pháp STAR
Theo Kênh tuyển sinh tổng hợp
