Phỏng vấn xin việc xuất nhập khẩu là mong muốn của rất nhiều người khi hoàn thành các khóa học nghiệp vụ, nhưng trả lời sao để nhà tuyển dụng hài lòng và chọn mình đó là cả một lỗ lực không kém gì khi học nghề.
1. Mục đích và nội dung của các câu hỏi phỏng vấn xin việc xuất nhập khẩu
Mục đích cung cấp tài liệu về những câu hỏi phỏng vấn xin việc xuất nhập khẩu nhằm giúp các bạn có thể tự tin ứng tuyển vào nhiều vị trí doanh nghiệp khác nhau liên quan tới xuất nhập khẩu Logistisc:
- Sales logistics
- Documentation staff (docs)
- Customer Service (cus)
- Operations (Ops)
- Coordinator (Nhân viên điều vận đội xe/bãi)
Tuyển tập bộ câu hỏi phỏng vấn nhân viên xuất nhập khẩu
2. Top các câu hỏi phỏng vấn dành cho nhân viên xuất nhập khẩu
2.1 Bạn hãy mô tả công việc nhân viên xuất nhập khẩu
Trong các câu hỏi phỏng vấn nhân viên xuất nhập khẩu, sau màn chào hỏi những câu hỏi phỏng vấn cơ bản về giới thiệu bản thân thì chắc chắn câu đầu tiên bạn được hỏi về chuyên ngành sẽ liên quan đến vị trí công việc của bạn. Mục đích của các câu hỏi phỏng vấn này là để đánh giá xem mức độ hiểu biết của bạn về vị trí công việc này cũng như những công việc mà một nhân viên xuất nhập khẩu sẽ phải đảm nhận.
Khi trả lời những câu hỏi phỏng vấn có nội dung tương tự thì bạn nên suy nghĩ kĩ và đưa ra danh sách những công việc cụ thể mà nhân viên xuất nhập khẩu phải làm. Danh sách công việc cụ thể sẽ thể hiện được bạn có hiểu rõ công việc mà bạn đang ứng tuyển không?
Một nhân viên xuất nhập khẩu thường sẽ phải làm việc trực tiếp với khách hàng thông qua email hoặc bất cứ phương thức liên lạc phù hợp. Tuy nhiên, hiện nay email vẫn là phương thức được sử dụng nhiều nhất nên nhân viên thường phải kiểm tra email để nhận phản hồi của khách hàng về đơn hàng. Bên cạnh đó, nhân viên xuất nhập khẩu cũng phải theo dõi đơn hàng từ khi hàng được xuất ra khỏi kho, trong trường hợp có vấn đề xảy ra thì nhân viên xuất nhập khẩu cần nắm bắt kịp thời để giải quyết vấn đề. Thời gian giải quyết vấn đề càng nhanh thì mức độ rủi ro càng ít, thiệt hại tài sản sẽ được hạn chế. Nhân viên xuất nhập khẩu cũng là người chịu trách nhiệm tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc, khó khăn về đơn hàng để khách hàng nắm thông tin cụ thể và rõ ràng.
2.2 Cách xử lý khi xuất hàng bị hỏng?
Nếu đã hiểu về công việc nhân viên xuất nhập khẩu rồi thì tiếp theo bạn sẽ tiếp nhận các câu hỏi phỏng vấn tình huống. Các câu phỏng vấn hỏi tình huống được đặt ra để nhân sự đánh giá về cách nhìn nhận vấn đề cũng như cách giải quyết của bạn với vấn đề đó như thế nào. Với bộ những câu hỏi phỏng vấn này thì bạn cần đưa ra cách giải quyết thật cụ thể và chi tiết để tránh ảnh hưởng uy tín công ty.
Khi trả lời những câu hỏi phỏng vấn như trên, trước tiên bạn phải xác nhận chắc chắn rằng bản thân bạn sẽ kiểm tra chất lượng hàng để đảm bảo hàng đủ tiêu chuẩn rồi mới xuất đi, nguyên tắc cơ bản và quan trọng của một nhân viên xuất nhập khẩu. Sau đó, khi nhận được phản hồi trên, bạn sẽ kiểm tra xem hàng bị hỏng vì lý do gì và bị hỏng ở thời điểm nào. Khi xác định được những lý do trên thì bạn sẽ liên hệ với khách hàng để đàm phán và xác định trách nhiệm với đơn hàng của hai bên và đưa ra cách giải quyết phù hợp.Đây cũng là cách trả lời phỏng vấn đơn giản mà gây được ấn tượng với nhà tuyển dụng.
2.3 Bạn đã phải giải quyết vấn đề phát sinh trong công việc của mình chưa?
Các câu hỏi phỏng vấn về kinh nghiệm làm việc nhằm mục đích xác định khả năng giải quyết vấn đề của bạn trong công việc như thế nào. Đây cũng là các câu hỏi phỏng vấn được sử dụng nhiều nhất. Với những câu hỏi phỏng vấn như trên, bạn có thể đưa ra một trường hợp cụ thể mà bản thân đã gặp phải kèm theo cách giải quyết. Tuy nhiên, nếu chưa có nhiều kinh nghiệm phỏng vấn và chưa gặp trường hợp nào cụ thể thì bạn cũng có thể đưa ra một vấn đề giả định mà bạn cho rằng mình có thể gặp phải khi là nhân viên xuất nhập khẩu để trả lời các câu hỏi phỏng vấn .
Đầu tiên, khi trả lời những câu hỏi phỏng vấn này bạn hãy hãy nêu ra hoàn cảnh cũng như vấn đề mà bạn gặp phải một cách ngắn gọn, cụ thể. Sau đó, đưa ra cách giải quyết của nhân viên xuất nhập khẩu với vấn đề một cách chi tiết và phù hợp với hoàn cảnh đó. Câu trả lời với các câu hỏi phỏng vấn này càng chi tiết, hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp sẽ được nhà tuyển dụng đánh giá cao. Những câu hỏi phỏng vấn sẽ được bạn trả lời một cách dễ dàng.
2.4 Bạn đã gặp tình huống bất đồng địa điểm giao hàng chưa? Mô tả tình huống đó?
Những câu hỏi phỏng vấn về bất đồng quan điểm nhằm nắm bắt kỹ năng làm việc cùng đồng nghiệp của sinh viên. Khi làm việc bất cứ môi trường nào, lĩnh vực nào thì việc bất đồng quan điểm là không thể tránh khỏi. Vì vậy, với các câu hỏi phỏng vấn này thì nhân viên xuất nhập khẩu tương lai cần thể hiện được khả năng làm việc nhóm cũng như cách giải quyết bất đồng quan điểm với đồng nghiệp. Câu trả lời những câu hỏi phỏng vấn của bạn sẽ giúp nhân sự đánh giá được thái độ cũng như phong cách làm việc của ứng viên có phù hợp với vị trí nhân viên xuất nhập khẩu hay không.
Với các câu hỏi phỏng vấn trên, bạn nên thể hiện rõ quan điểm của bản thân về việc bất đồng địa điểm với đồng nghiệp là lẽ đương nhiên. Có thể với bản thân, địa điểm A sẽ phù hợp với lộ trình đường đi nhưng với đồng nghiệp khác thì địa điểm B sẽ phù hợp với thời gian giao hàng. Trong trường hợp này, câu trả lời cho những câu hỏi phỏng vấn này là việc ngồi lại cũng xem xét về phương án tối ưu nhất cho đơn hàng là vô cùng cần thiết.
Các câu hỏi phỏng vấn về kinh nghiệm làm việc nhằm mục đích xác định khả năng giải quyết vấn đề của bạn trong công việc như thế nào
2.5 Bạn hãy chia sẻ kinh nghiệm trong việc quản lý chuyển giao hàng hóa
Các câu hỏi phỏng vấn để đánh giá kỹ năng mềm đặc biệt là kỹ năng quản lý của bạn trong công việc. Mục đích chính của những câu hỏi phỏng vấn này là đánh giá khả năng làm việc cũng như áp dụng kỹ năng mềm để quản lý công việc. Sở hữu kỹ năng mềm và áp dụng kỹ năng mềm một cách hiệu quả là cả một quá tình mà bạn phải thể hiện tốt thông qua những câu hỏi phỏng vấn của nhà tuyển dụng.
Khi trả lời các câu hỏi phỏng vấn này thì bạn nên đưa ra kỹ năng mềm cụ thể kèm theo tình huống mà bạn đã áp dụng kỹ năng đó và hiệu quả khi áp dụng nó như thế nào? Ví dụ bạn đề cập đến kỹ năng quản lý công việc của nhân viên xuất nhập khẩu thì bạn nên kèm theo những công cụ hỗ trợ như to so list hay checklist và hiệu quả của những công giúp ích cho việc quản lý công việc như thế nào? Những câu hỏi phỏng vấn về kỹ năng mềm không khó như nhiều ứng viên vẫn biết.
3. Bộ 7 các câu hỏi phỏng vấn tiếng Anh chuyên ngành xuất nhập khẩu
3.1 What is your greatest weakness for the position of import export manager?
Với các câu hỏi phỏng vấn về điểm yếu của bản thân, bạn nên suy nghĩ và cân nhắc trước khi trả lời những câu hỏi phỏng vấn vì bạn đang ứng tuyển vào vị trí cấp quản lý. Sẽ có một số cách trả lời những câu hỏi phỏng vấn phù hợp với dạng câu hỏi này để bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng nên hãy thử áp dụng:
Bạn có thể trả lời các câu hỏi phỏng vấn theo cách biến điểm yếu thành điểm mạnh: Tôi là một người khá cầu toàn về công việc, tôi luôn muốn công việc của mình hoàn thành một cách tốt nhất nên thường không tin tưởng giao cho nhân viên làm. Hoặc bạn có thể trả lời những câu hỏi phỏng vần bằng việc thẳng thắn và đưa ra cách khắc phục điểm yếu: Tính câu toàn của bản thân khiến tôi khá khó khăn trong việc tin tưởng và giao nhiệm vụ cho nhân viên, tôi nghĩ trong tương lai tôi sẽ cải thiện điều này bằng cách giao phó và kiểm soát để nhân viên hoàn thành công việc tốt nhất. Bạn có thể sáng tạo thêm một số câu trả lời khác cho những câu hỏi phỏng vấn này tùy theo suy nghĩ của bản thân.
Có thể câu trả lời của bạn với các câu hỏi phỏng vấn nhân viên xuất nhập khẩu chưa đủ thuyết phục bạn vẫn để lại ấn tượng qua thái độ và giọng nói khi trả lời những câu hỏi phỏng vấn. Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá cao nếu thông qua những câu hỏi phỏng vấn và biết bạn ở đâu, điểm yếu của bạn là gì và quan trọng là cách bạn nhìn nhận và khắc phục điểm yếu đó như thế nào qua những câu hỏi phỏng vấn. Từ đó tìm ra ứng viên cho xuất sắc nhất cho vị trí nhân viên xuất nhập khẩu.
Đây là một trong những câu hỏi phỏng vấn phổ biến nhất trong bộ các câu hỏi phỏng vấn về nhân viên xuất nhập khẩu. Hãy lưu ý đừng nhắc đến những điểm yếu không liên quan đến công việc của bạn vì nhà tuyển dụng cũng không quan tâm đến những yếu tố đó. Và hơn hết đừng thể hiện bản thân mình khi trả lời những câu hỏi phỏng vấn bằng việc khẳng định mình không có điểm yếu khi trả lời các câu hỏi phỏng vấn. Không ai hoàn hảo cả, ứng viên hay nhà tuyển dụng đều vậy nhưng khi đặt các câu hỏi phỏng vấn nhân viên xuất nhập khẩu này thì nhà tuyển dụng muốn biết rằng bạn có đánh giá được bản thân mình hay không. Một số lưu ý nhỏ này sẽ giúp bạn ăn điểm với nhà tuyển dụng ngoài việc trả lời những câu hỏi phỏng vấn.
3.2 What experience do you have in this field as import export manager?
Những câu hỏi phỏng vấn nhân viên xuất nhập khẩu về kinh nghiệm nên được trả lời một cách cụ thể về thời gian, địa điểm diễn ra và những kinh nghiệm cũng như bài học qua mỗi vấn đề. Từ những bài học trên, khi trả lời những câu hỏi phỏng vấn bạn đã rút ra được bài học gì, kinh nghiệm gì hay kỹ năng nào để có thể giúp ích cho công việc nhân viên xuất nhập khẩu sắp tới.
3.3 What are the roles and responsibilities of Manager Imports?
Các câu hỏi phỏng vấn về chuyên ngành thì không quá đánh đố với những ứng viên đã có kinh nghiệm cũng như kiến thức chuyên môn. Bạn đang ứng tuyển vào vị trí cấp quản lý mà lại không thể trả lời các câu hỏi phỏng vấn nhân viên xuất nhập khẩu chuyên môn như trên thì bạn cần xem xét lại về kỹ năng công việc của bản thân.
Những công việc mà cấp quản lý ngành xuất nhập khẩu phải chịu trách nhiệm là quản trị nguyên vật liệu để lên kế hoạch nhập khẩu phù hợp, làm việc với đơn vị vận chuyển, cơ quan hải quan và quản lý rủi ro phát sinh trong từng đơn hàng.
3.4 What have you done to improve your knowledge for import and export in the last year?
Những câu hỏi phỏng vấn này giúp nhân sự nhìn nhận về khả năng tự đánh giá bản thân của ứng viên, vì vậy để trả lời ăn điểm thì bạn có thể đề cập đến tiến độ và những thành tựu liên quan đến công việc của bạn. Một ứng viên được đánh giá cao nếu ứng viên đó vẽ được con đường phát triển của bản thân một cách cụ thể và rõ ràng, đương nhiên nó sẽ thay đổi để đúng với từng thời điểm nhưng quan trọng, bạn có định hướng phát triển cho tương lai của mình ở vị trí nhân viên xuất nhập khẩu. Hãy thể hiện cho nhà tuyển dụng thấy rằng ngoài kiến thức chuyên môn mà bạn đang tìm hỏi, cập nhật mỗi ngày thì bạn cũng đang học hỏi thêm những kỹ năng cần thiết như ngôn ngữ, quản lý thời gian,...
3.5 Explain import and export manager Job Responsibilities?
Nhà tuyển dụng sử dụng những câu hỏi phỏng vấn này để nhìn nhận kiến thức chuyên môn của ứng viên kèm theo những kinh nghiệm làm việc thực tế.
Trách nhiệm chính của một quản lý xuất nhập khẩu là kiểm soát quá trình vận hành, quy trình xuất nhập khẩu kèm theo những chính sách cần thiết. Đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm quản lý những rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển đơn hàng. Từ những rủi ro phát sinh, quản lý phải làm việc với những bên liên quan để đàm phán và đưa ra cách giải quyết hợp lý nhất. Một người quản lý sẽ luôn phải đào tạo nhân viên xuất nhập khẩu của mình về những kiến thức, quy định, điều lệ liên quan đến sản phẩm, dịch vụ của công ty.
3.6 Competency Based Import Export Staff interview questions
Nhiều nhà tuyển dụng sẽ chọn bộ các câu hỏi phỏng vấn này để đánh giá và nắm bắt được năng lực và khả năng làm việc của ứng viên. Một vào những câu hỏi phỏng vấn mà bạn có thể tham khảo như:
- Bạn đã từng phải đi thu thập thông tin chưa?
- Những công cụ và kỹ thuật mà bạn thường dùng để hỗ trợ công việc và tổ chức của mình?
- Tại sao bạn lại theo đuổi ngành xuất nhập khẩu?
Vị trí tuyển dụng càng cao thì ứng viên sẽ gặp càng nhiều các câu hỏi phỏng vấn và mức độ của những câu hỏi phỏng vấn cũng sẽ nâng cấp. Nếu ứng tuyển vào vị trí quản lý thì bạn sẽ không nhận được những câu hỏi phỏng vấn ở mức cơ bản đâu nhé! Chính vì vậy hãy chuẩn bị sẵn tinh thần để có thể trả lời được những câu hỏi phỏng vấn khó nhằn nhất.
3.7 Situational Import export assistant interview questions
Song song với các câu hỏi phỏng vấni về khả năng thì những câu hỏi phỏng vấn về tình huống có phần “khó chịu” hơn một chút.
- Nếu như có sự cố phát sinh và cần phương pháp giải quyết ngay lập tức, bạn sẽ làm gì?
- Bạn cảm thấy những kiến thức chuyên môn đã học có hỗ trợ bạn trong vị trí ứng tuyển không?
- Bạn sẽ cần được training và hỗ trợ gì khi làm việc ở vị trí này?
Những các câu hỏi phỏng vấn tình huống sẽ yêu cầu tư duy nhanh nhạy, sắp xếp câu trả lời những câu hỏi phỏng vấn cho hợp lý và cụ thể thì đảm bảo bạn sẽ để lại ấn tượng không nhỏ với nhà tuyển dụng nhân sự.
Những các câu hỏi phỏng vấn tình huống sẽ yêu cầu tư duy nhanh nhạy, sắp xếp câu trả lời những câu hỏi phỏng vấn cho hợp lý và cụ thể
4. Những kiến thức, kỹ năng cần chuẩn bị khi đi phỏng vấn công ty xuất nhập khẩu, logistics
4.1 Về kiến thức
Ngoài những câu hỏi phỏng vấn, nếu bạn đã có định hướng theo xuất nhập khẩu và đặc biệt là ứng tuyển vào vị trí nhân viên xuất nhập khẩu thì chắc hẳn bạn cũng đã có những kiến thức cơ bản về ngành này. Để trở thành một nhân viên xuất nhập khẩu thì bạn sẽ phải nắm được những kiến thức cơ bản như:
- Incoterms - Quy tắc thương mại quốc tế phân định trách nhiệm trong hợp đồng thương mại
- Công thức để tính cước hàng thực tế
- Phương thức khai báo hải quan
- Giấy xuất xứ hàng hóa C/O
- Thuế xuất/nhập khẩu
- Cách tra cứu mã HS:
- Những thông tin cơ bản về cont 20’ và cont 40’
- Quy trình xuất và nhập bằng đường biển, đường hàng không
- Vận đơn đường biển và những thông tin cơ bản
- Danh sách hàng hóa có thể xuất, nhập hoặc nằm trong danh sách đặc biệt
4.2 Về kỹ năng
Trong các câu hỏi phỏng vấn nhân viên xuất nhập khẩu về kỹ năng, ứng viên cần thể hiện mình có khả năng trong thương lượng, kỹ năng lựa chọn và ra quyết định. Sinh viên khi mới ra trường sẽ chưa có nhiều kinh nghiệm, tuy nhiên những kỹ năng mềm hỗ trợ công việc thì bạn nên trau dồi ở thời sinh viên thông qua những công việc part-time. Trước tiên, sinh viên cần thể hiện được bản thân có những kỹ năng phù hợp, liên quan và có thể hỗ trợ công việc nhân viên xuất nhập khẩu. Đừng kể quá nhiều những kỹ năng không liên quan khi trả lời những câu hỏi phỏng vấm mà sẽ làm bạn mất điểm với nhà tuyển dụng. Bên cạnh những kỹ năng, bạn có thể thông qua cách trả lời các câu hỏi phỏng vấn và thể hiện phong cách, thái độ và quan điểm của bản thân trong quá trình làm việc. Những đặc điểm mang tính cá nhân hóa phù hợp với công ty sẽ tạo sự khác biệt giữa bạn và những ứng viên khác.
Dù là ngành nghề nào thì khi đi phỏng vấn, ứng viên nên chuẩn bị tâm lý thật vững, tinh thần thoải mái thì bạn có thể ứng biến tốt hơn trước những câu hỏi phỏng vấn " khó nhằn". Đối với ngành xuất nhập khẩu, để trở thành một nhân viên xuất nhập khẩu thì ít nhất bạn cần chuẩn bị những kiến thức chuyên ngành cơ bản để hỗ trợ công việc tốt hơn. Trước khi tham gia phỏng vấn, đừng quên trang bị cho mình các câu hỏi phỏng vấn cơ bản cần thiết nhé!
> TOP 6 sách hay về phỏng vấn tuyển dụng
> Nguyên tắc về trang phục đi phỏng vấn mà bạn nên biết
Theo kênh Tuyển Sinh tổng hợp
