Với tốc độ phát triển của công nghệ hiện nay, đa phần các doanh nghiệp đều ưa chuộng nhận hồ sơ điện tử của ứng viên, bởi sự nhanh chóng và tiện lợi của hình thức này.
Tuy nhiên, tưởng chừng dễ nhưng lại có cái khó. Nhiều ứng viên không biết cách soạn một email đúng chuẩn sẽ gây ra ấn tượng xấu với nhà tuyển dụng, tự tay loại mình ra khỏi danh sách ứng viên tiềm năng. Hãy cùng tìm hiểu ngay những bước cơ bản trong cách viết mail xin việc gửi tới nhà tuyển dụng nhé!
1. Cách phân biệt giữa email xin việc và thư xin việc
1.1 Email xin việc là gì?
Email xin việc là phần nội dung được viết trực tiếp trên khung văn bản gửi đến nhà tuyển dụng. Thực chất, cách viết mail xin việc không đòi hỏi bạn phải hành văn cầu kỳ, chỉ cần ngắn gọn, đầy đủ các ý khái quát để thể hiện sự chuyên nghiệp.
Phần nội dung này chỉ cần đảm bảo nói lên được vị trí bạn ứng tuyển và giới thiệu về chính bản thân bạn, đề từ đó thu hút nhà tuyển dụng mở hồ sơ của bạn.
Thực chất, cách viết mail xin việc không đòi hỏi bạn phải hành văn cầu kỳ, chỉ cần ngắn gọn, đầy đủ các ý khái quát để thể hiện sự chuyên nghiệp
1.2 Thư xin việc là gì?
Trong khi đó, thư xin việc là một tệp tin được đính kèm trong chính email xin việc, cùng với những thứ liên quan như CV hay Portfolio.
Nội dung của thư xin việc sẽ quyết định phần lớn đến cơ hội được phỏng vấn của bạn. Thư gửi nhà tuyển dụng phải truyền tải được những giá trị bạn có thể mang lại cho doanh nghiệp trong tương lai.
2. Lưu ý gì trong cách viết mail xin việc?
2.1 Tên mail cá nhân và tên hiển thị email
Cách viết mail xin việc đúng chuẩn bắt đầu từ chính địa chỉ email của bạn. Không ít những bạn vẫn còn giữ chút ngây ngô trong cái tên Email cá nhân như “[email protected]” để dùng làm mail ứng tuyển.
Có thể chỉ đơn giản là vì bạn đã quen sử dụng địa chỉ email này từ rất lâu, nhưng sai sót đó sẽ khiến nhà tuyển dụng đánh giá bạn là người thiếu tinh tế chuyên nghiệp và chưa sẵn sàng để bắt đầu một công việc văn phòng.
Nhiều bạn cũng không chú ý quá nhiều đến phần tên hiển thị email nhưng chúng cũng mang lại không ít những rắc rối.
Một trong những lỗi thường gặp chính là quên viết hoa tên riêng của chính mình. Đây là lỗi rất tối kỵ trong soạn thảo văn bản văn phòng mà bạn cần phải lưu ý. Bên cạnh đó, đừng đặt tên hiển thị là biệt danh nếu như bạn không thường xuyên sử dụng chúng trong giao tiếp.
2.2 Tiêu đề mail xin việc
Đối với những doanh nghiệp đã quy định sẵn về cách đặt tiêu đề thì sẽ đơn giản hơn rất nhiều cho bạn. Bạn chỉ cần copy lại mẫu của họ và thay thế những thông tin tương ứng thì đã có một tiêu đề đúng chuẩn.
Cách viết mail xin việc nếu chưa có sẵn định dạng tiêu đề cũng không khó. Bạn có thể làm theo gợi ý sau đây để có một tiêu đề đầy đủ thông tin nhất: “Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty – Ngày ứng tuyển“.
Bạn chỉ cần copy lại mẫu của họ và thay thế những thông tin tương ứng thì đã có một tiêu đề đúng chuẩn.
2.3 Cách đặt tiêu đề mail xin việc
Cách viết mail xin việc với nội dung chuẩn, chỉnh
Phần mở đầu
Bắt đầu email bằng cụm từ “Kính gửi…” sẽ là cách tốt nhất để thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với nhà tuyển dụng. Đừng chỉ sử dụng “Gửi hay chào anh/ chị…”, bạn rất có thể sẽ bị trừ điểm ngay từ dòng đầu tiên.
Nếu bạn biết rõ tên của người phụ trách tuyển dụng hãy soạn “Kính gửi + anh/chị + TÊN + chức vụ của họ” để mở đầu email.
Nếu bạn vẫn chưa biết được người nhận, hãy viết là “Kính gửi phòng tuyển dụng Nhân sự + Tên công ty” nhé.
Nếu bạn biết rõ tên của người phụ trách tuyển dụng hãy soạn “Kính gửi + anh/chị + TÊN + chức vụ của họ” để mở đầu email
Phần nội dung chính
Phần nội dung chính trong email là lúc bạn có thể thỏa sức “dốc bầu tâm sự” với nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, dù viết về điều gì, hãy đảm bảo bạn đã bao gồm những ý chính dưới đây:
- Thông tin cơ bản về bản thân: Tên đầy đủ, nơi đang học hoặc vị trí đang công tác…
- Bạn gửi email này để ứng tuyển cho vị trí nào, được đăng tải trên đâu (nơi bạn biết đến thông tin tuyển dụng)
- Giới thiệu rất ngắn gọn về kỹ năng, kinh nghiệm làm việc của bạn.
- Đính kèm CV, thư ứng tuyển, Portfolio hay thư giới thiệu (nếu có).
Phần kết email
Kết thúc email đừng quên gửi lời cảm ơn chân thành vì họ đã dành thời gian xem email ứng tuyển của bạn. Đồng thời, hãy nói cho nhà tuyển dụng biết là bạn cũng rất mong chờ phản hồi từ họ. Như thế bạn đã hoàn thành được nội dung email tới 90% rồi đấy.
2.4 Chữ ký trên mail
Để lá thư gửi nhà tuyển dụng này trở nên hoàn hảo, cân nhắc tạo một chữ ký điện tử là cách thể hiện sự sâu sắc và chuyên nghiệp của bạn. Những thông tin cần có trong chữ ký email gồm:
- Họ và tên đầy đủ của bạn
- Số điện thoại liên hệ
- Các thông tin như: Mạng xã hội và Website cá nhân (nếu có)
- Vị trí nghề nghiệp đang đảm nhận (nếu có)
Để lá thư gửi nhà tuyển dụng này trở nên hoàn hảo, cân nhắc tạo một chữ ký điện tử là cách thể hiện sự sâu sắc và chuyên nghiệp của bạn
Sau khi hoàn thành những bước trên cũng đừng quên kiểm tra lại thật kỹ lưỡng nhé. Hãy đảm bảo bạn không có thiếu sót bất kỳ thông tin nào hay những lỗi chính tả nhỏ nhặt. Các bước trên có thể được áp dụng kể cả khi bạn viết thư gửi nhà tuyển dụng bằng tiếng Việt hay tiếng Anh.
3. Đính kèm vào Email xin việc những gì?
3.1 CV (Sơ yếu lý lịch)
CV chắc chắn là tài liệu bắt buộc đầu tiên mà bạn cần đính kèm trong Email xin việc của mình. Dù cho bạn có rất nhiều tài liệu khác nhau để làm nổi bật các thành tích và kinh nghiệm thì CV vẫn là công cụ tốt nhất để nhà tuyển dụng có thể nhanh chóng nắm bắt thông tin trong bộ hồ sơ của bạn.
Một lưu ý nhỏ khi chuẩn bị CV: Bạn nên đảm bảo CV được lưu dưới định dạng phổ thông như (docx.) hoặc (pdf.), và đặt tên file theo công thức: [Họ tên + Vị trí ứng tuyển], để nhân sự công ty dễ dàng quản lý hồ sơ ứng viên hơn nhé.
CV chắc chắn là tài liệu bắt buộc đầu tiên mà bạn cần đính kèm trong Email xin việc của mình
3.2 Thư xin việc (Cover letter)
Bạn có thể bỏ qua việc viết một lá thư xin việc nếu như những ý chính đã được trình bày rõ trong CV. Tuy nhiên, Cover letter vẫn là một trong những công cụ hữu ích để viết mail xin việc hiệu quả, giúp bạn nổi bật giữa dàn ứng viên.
Bạn có thể viết Cover letter trực tiếp tại phần nội dung của email xin việc, hoặc đính kèm tài liệu riêng (nhưng Glints khuyến khích bạn nên viết riêng một bản để trình bày cụ thể, nhiều thông tin hơn nhé).
3.3 Portfolio
Portfolio đặc biệt quan trọng với những ai làm trong lĩnh vực sáng tạo, thẩm mỹ, kiến trúc, quảng cáo,…
Nó giúp nhà tuyển dụng có thể đánh giá trực quan về các kinh nghiệm, kỹ năng, chất lượng sản phẩm và các thành tích liên quan mà bạn đã đề cập trong CV.
Bạn có thể thiết kế Portfolio và gắn tệp đính kèm trong email xin việc của mình, hoặc dẫn link về Portfolio của bạn tại các nền tảng Website khác (như Behance, Wix).
3.4 Thư giới thiệu (Letters of Recommendation)
Nếu bạn từng là một nhân viên ưu tú ở công ty cũ, hay là một sinh viên nổi bật tại trường đại học. Đừng ngại ngần xin lá thư giới thiệu từ sếp hay giáo sư của mình.
Điều này không chỉ giúp bạn trở nên ấn tượng ngay từ “cú click chuột” đầu tiên, mà còn là chứng minh uy tín cho năng lực làm việc của bạn. Đây cũng có thể xem là tài liệu tham chiếu cá nhân mà nhà tuyển dụng thường yêu cầu bạn cung cấp sau khi phỏng vấn thành công.
Tuy nhiên, thư giới thiệu không phải là tài liệu bắt buộc. Bạn có thể bỏ qua nếu cảm thấy không cần thiết.
4. Những lỗi sai thường gặp khi viết mail xin việc
Viết mail xin việc không khó, chỉ khó ở chỗ ứng viên dễ mắc phải những lỗi sai “vặt” nếu không để ý chỉn chu từng chi tiết, hay chưa tìm được cách viết mail xin việc đúng đắn.
Viết mail xin việc không khó, chỉ khó ở chỗ ứng viên dễ mắc phải những lỗi sai “vặt”
Hãy xem danh sách các lỗi phổ biến sau đây và kiểm tra thật kỹ lưỡng Email của bạn trước khi nhấn “gửi” nhé:
- Quên ghi tên vị trí ứng tuyển: Thư của bạn có thể bị loại ngay khi thiếu sót thông tin này. Nhà tuyển dụng sẽ phải nhận rất nhiều bộ hồ sơ gửi đến cho các vị trí khác nhau. Nếu họ không nắm bắt được hồ sơ của bạn đang ứng tuyển cho vị trí nào, họ sẽ đánh loại ngay khi sàng lọc.
- Sai chính tả: Bạn nên đọc đi đọc lại nội dung trong bộ hồ sơ của mình, kiểm tra thật kỹ để tránh sai sót, gây mất điểm với người xem hồ sơ.
- Tiêu đề không ghi theo yêu cầu: Một số công ty có để rất rõ yêu cầu về tên tiêu đề của Email ngay tại bài đăng tuyển dụng. Đây là cách để họ hệ thống hồ sơ, và thậm chí được xử lý bằng phần mềm nội bộ. Nếu bạn không làm đúng theo yêu cầu, rất có thể hồ sơ của bạn sẽ không được tìm thấy trong hộp thư của doanh nghiệp.
5. Một số ví dụ về cách viết mail xin việc
Bạn có thể dựa vào những mẫu dưới đây để hiểu sơ về “sườn” cơ bản trong cách viết mail xin việc thông thường. Từ đó, thực hành và viết lại một Email khác phù hợp hơn với trường hợp của bản thân.
5.1 Cách viết mail xin việc bằng tiếng Việt
Mẫu 1:
Mẫu email xin việc này đã kỹ lưỡng liệt kê những tài liệu đính kèm vào phần nội dung thư. Đây là một cách thể hiện rất tinh tế, giúp người nhận thuận tiện tham khảo và đánh giá những đầu mục tài liệu đính kèm, xem xét liệu chúng có phù hợp với tiêu chí tuyển dụng của họ hay không.
Template viết email xin việc mẫu 1
Mẫu 2:
Tuy trình bày đơn giản, Email này vẫn bao gồm đầy đủ các ý tưởng căn bản mà một lá thư xin việc cần có. Nếu bạn không quá giỏi trong văn chương hay là người nhiều câu chữ, tham khảo xem cách viết mail xin việc đơn giản như sau nhé.
Template viết email xin việc mẫu 2
5.2 Cách viết mail xin việc bằng tiếng Anh
Khi phải viết Email xin việc bằng ngôn ngữ khác, bạn cần phải cẩn trọng chỉnh sửa các lỗi chính tả và ngữ pháp để đảm bảo sự chuyên nghiệp, cũng như thể hiện khả năng ngoại ngữ với nhà tuyển dụng.
Nếu tiếng Anh của bạn còn nhiều hạn chế, hãy nhờ sự giúp đỡ của những người giỏi hơn, hoặc sử dụng các phần mềm hỗ trợ khác như Grammarly để đảm bảo nội dung thư của bạn thực sự chỉn chu trước khi ứng tuyển qua email.
Bên dưới đây là một số cách viết mail xin việc bạn có thể tham khảo khi nộp đơn vào các tập đoàn đa quốc gia và công ty nước ngoài.
Mẫu 1:
Template viết mail xin việc bằng tiếng Anh mẫu 1
Mẫu 2:
Template viết mail xin việc bằng tiếng Anh mẫu 2
Mẫu 3:
Template viết mail xin việc bằng tiếng Anh mẫu 3
Bạn cũng có thể liệt kê các kinh nghiệm và kỹ năng liên quan tới vị trí ứng tuyển dưới dạng danh sách như mẫu dưới đây giúp người xem hồ sơ nhanh chóng nắm bắt thông tin. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng “lọt vào mắt xanh” của nhà tuyển dụng hơn, đặc biệt là khi ứng tuyển vào các công ty nước ngoài.
Hiện nay, các ứng dụng email cũng cập nhật rất nhiều phông chữ đẹp, giúp bạn có các cách viết mail xin việc hiệu quả và ấn tượng hơn trong mắt nhà tuyển dụng.
Hãy thử kết hợp những tính năng như in đậm, gạch chân hoặc thêm màu sắc để làm nổi bật các thông tin chính. Đừng quên sử dụng Bullet point để liệt kê nội dung và căn chỉnh định dạng văn bản để email xin việc của bạn trở nên gọn gàng, dễ nhìn nhé.
> Viết thư cảm ơn sau phỏng vấn như thế nào để gây ấn tượng nhà tuyển dụng?
> Phương pháp nhận biết đơn giản nhà tuyển dụng lừa đảo mà bạn nên biết
Theo Glint Việt Nam
