Tại sao cần phải rèn luyện kỹ năng viết email?
Ngày nay, khi Internet ngày càng được “phổ cập” rộng rãi, email trở thành “chuyện thường ngày”, thì viết email thế nào cho “văn hóa” cũng là một vấn đề đáng quan tâm. So với các phương tiện giao tiếp truyền thống khác, email có nhiều điểm khác biệt và vì thế cũng đòi hỏi những “kĩ năng” khác biệt hơn nếu muốn giao tiếp hiệu quả. Thứ nhất, do đặc thù của email, đòi hỏi “văn viết” chứ không phải “văn nói”, và những lỗi có thể bỏ qua khi nói chuyện có thể trở thành “không chấp nhận được” khi thể hiện rõ ràng trên… màn hình. Thứ hai, do không gặp mặt trực tiếp, những hiểu lầm phát sinh sẽ không được khắc phục kịp thời, và vì vậy chúng cần được hạn chế ở mức thấp nhất.
Kỹ năng viết email cũng cần phải được rèn luyện | Kỹ năng mềm
1. Địa chỉ email thể hiện sự tôn trọng với người nhận
Đây là điều đặc biệt quan trọng nhưng lại thường ít được chú ý. Tất nhiên, địa chỉ email như thế nào là quyền riêng tư cá nhân của mọi người, nếu chỉ dùng để liên lạc với bạn bè, người thân hoặc các mục đích riêng tư khác. Nhưng nếu là trong công việc, đây lại là một vấn đề khác.
Thử tưởng tượng nếu bạn gửi mail về một hợp đồng quan trọng cho một đối tác cũng vô cùng quan trọng, với văn phong cực kì nghiêm túc, nhưng địa chỉ email lại… hết sức “trẻ con”, kiểu như một nhân vật cổ tích nào đó, hay một hoàng tử công chúa nào đó… vấn đề bạn gặp phải sẽ không đơn giản chút nào.
Một địa chỉ email “nghiêm túc” sẽ thể hiện sự tôn trọng của bạn với người nhận, và hơn nữa là thể hiện nội dung bạn gửi đi không mang tính chất “đùa cợt”, tạo một sự tin tưởng hơn với người đọc.
2. Cách viết "tố cáo" tính cách của bạn
Như đã đề cập, viết email bạn cần “văn viết” chứ không phải “văn nói”, và từ lâu “văn chương chính là con người”, cách bạn viết sẽ nói với người đối diện phần nào đó về con người của bạn. Các lỗi chính tả là điều tối kị, cho dù vì bất cứ nguyên nhân gì. Cách viết cũng cần được xác định phù hợp với từng đối tượng người nhận. “Ai là người đọc email của bạn?”, điều này rất quan trọng bởi vì viết cho một đồng nghiệp cùng phòng ban sẽ khác rất nhiều so với khi viết cho cấp trên của bạn hoặc một đối tác ngoài công ty. Sự tôn trọng là cần thiết trong mọi trường hợp, và tùy theo đối tượng, bạn cũng cần có sự điều chỉnh để “đạt được mục đích” của mình. Xây dựng hình ảnh tốt trong mắt người đối diện là chuyện cần thiết, và điều nên được thực hiện từ những điều nhỏ nhất, bao gồm cả chuyện viết email bằng tiếng Anh hay tiếng Việt.
3. Đâu là "dàn ý" chung?
Ngoài những điều bắt buộc như tiêu đề, địa chỉ người nhận… thì sẽ chẳng có một dàn ý nào là chung cả. Bởi vì, với những nội dung khác nhau, sẽ có những hình thức khác nhau, thậm chí cùng một nội dung nhưng đôi khi đòi hỏi phải có những hình thức khác nhau. Như đã đề cập, bạn cần xác định rõ ràng đối tượng người nhận, mục đích gửi mail là gì, nội dung bao gồm những điều nào, khi ấy “dàn ý” sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Đọc lại email một cách cẩn thận trước khi gửi là điều nên làm và phải làm, bởi vì nó không mất nhiều thời gian như bạn nghĩ và thật sự hiệu quả hơn bạn nghĩ rất nhiều. Tập để chúng trở thành một thói quen, dần dần bạn sẽ thấy mình “chuyên nghiệp” và công việc được giải quyết tốt hơn rất nhiều.
4. Xây dựng văn hóa viết email
Khi mà xã hội ngày càng đề cập nhiều hơn đến “văn hóa”, thì viết email như thế nào để hình thành nên nét “văn hóa email” cũng nên được chú ý. Có lẽ nên được bắt đầu từ chính ý thức của người gửi về tầm quan trọng của việc viết email, và việc ý thức rằng, một bức email “văn hóa” có thể mang lại những kết quả không ngờ đến, đặc biệt là trong công việc.
Những lưu ý khi viết và gửi email
Trong công việc, phương tiện giao dịch chính yếu của mình hiện tại là bằng email cho nên mình rất cẩn trọng trong việc viết chúng. Nhưng bây giờ, nhìn chung từ đối tác, bạn bè hoặc đồng nghiệp của mình, đa phần đều bỏ qua những điều tối giản trong "kỹ năng viết email - văn hoá viết và sử dụng email" và có khi, rất hời hợt trong việc tiếp nhận, phản hồi. Họ cho rằng đó là những sự rườm rà, kiểu cách, không cần thiết.
Có nhiều khi, nhận được những lá mail mà mình không thể hiểu được trình độ học vấn và thời gian cọ xát nghề nghiệp có giúp gì không khi mà họ lại có thể soạn được những bức mail phỏng vấn xin việc hay trao đổi trời ơi như vậy để gửi đi. Đó là chưa kể lỗi chính tả, cách hành văn thiếu gãy gọn, khúc chiết và nội dung bố cục không được thuyết phục nữa. Bằng kinh nghiệm nghề nghiệp và giao tiếp tích lũy được, mình xin mạo muội tóm lược vài nguyên tắc viết email trong giao dịch công việc chuyên nghiệp, gây thiện cảm và chú ý của người đọc như sau:
1/ Địa chỉ người gửi nên cố gắng nghiêm túc nhất có thể nếu là email trao đổi công việc, làm ăn (nếu là email có tên miền của doanh nghiệp hoặc đơn vị mình đang công tác thì càng tốt).
2/ Tên tiêu đề gửi đi phải có nhắc đến tóm tắt nội dung chính của email (điều này sẽ gây tập trung hơn cho người nhận).
3/ Nội dung bố cục ngay ngắn, chấm phẩy rõ ràng, nên tham khảo các cách viết thư trong giao tiếp (đặc biệt là với đối tác nước ngoài) để tránh các hiểu lầm không đáng có từ bất đồng ngôn ngữ, cách diễn đạt và thể hiện cũng như văn hóa khác biệt.
4/ Lời đề từ tạm biệt trang trọng, lịch sự, nếu có thể thì soạn sẵn một bộ đề từ tự động (hầu hết các trình duyệt Internet Explorer hoặc gmail và yahoo đều có tính năng này) trong đó có ghi họ tên, chức vụ, đơn vị, địa chỉ, số điện thoại và email, website liên hệ) và bạn sẽ chỉ cần sửa lại một chút cho phù hợp với đối tượng mà bạn muốn gửi. Chúc các bạn ngày càng tự hoàn thiện kỹ năng sống chuyên nghiệp về viết email để có những thành quả tốt hơn trong công việc!
Theo Academy.vn
