Họp hành là hoạt động quan trọng, nhưng hầu như mọi người đều ngán ngẩm vì sự dài dòng của nó. Vậy làm sao để họp hành chuyên nghiệp nhưng vẫn giữ được “lửa” cho người tham dự?
Làm sao để cuộc họp vẫn giữ được sự chuyên nghiệp, nghiêm trang mà không làm "mất lửa" của người tham dự?
1. Lựa chọn thời điểm tổ chức chính xác
Để có một cuộc họp hiệu quả, trước tiên, bạn cần tự tìm được lời giải đáp cho câu hỏi: “Khi nào nên tổ chức cuộc họp?”. Thông thường, có các loại cuộc họp được tổ chức theo các mục đích như: Họp để cung cấp thông tin Họp để ra quyết định Họp để khám phá Họp để tìm ý tưởng Họp để tổng kết … Ngoài ra, theo nghiên cứu, thời điểm hợp lý nhất để tổ chức cuộc họp là vào các ngày khoảng giữa tuần như thứ ba, thứ tư hoặc thứ năm. Hạn chế tổ chức họp vào các ngày đầu tuần hoặc cuối tuần.
2. Chuẩn bị sẵn chương trình làm việc trong cuộc họp
Để có một cuộc họp thực sự hiệu quả, bạn cũng không được bỏ qua nguyên tắc chuẩn bị chương trình làm việc trong cuộc họp. Có thể hiểu đơn giản, chương trình làm việc ở đây là trình tự, quy phạm cung như quy tắc của cuộc họp. Nếu cuộc họp không có chương trình làm việc rõ ràng, cụ thể, các thành viên tham gia vào cuộc họp sẽ khó đạt được sự thống nhất về ý kiến, quan điểm và rất dễ lạc hướng, không tập trung đúng nội dung cần bàn bạc. Ngoài ra, việc chuẩn bị chương trình làm việc còn góp phần giúp tiết tiết thời gian và giúp người tham dự dễ dàng theo dõi tiến trình cuộc họp.
Nếu cuộc họp không có chương trình làm việc rõ ràng, cụ thể, các thành viên tham gia vào cuộc họp sẽ khó đạt được sự thống nhất
3. Không mời sai đối tượng tham gia họp
Mời đúng đối tượng cũng là một trong những nguyên tắc khi tổ chức cuộc họp bạn cần lưu ý. Thử tưởng tượng một cuộc họp có sự tham gia của những thành viên không liên quan, không đóng góp được gì cho cuộc họp thì không chỉ gây mất thời gian của những người tham gia mà hơn thế, cuộc họp chắc chắn sẽ không được đạt được hiệu quả như đã đề ra ban đầu.
4. Khoanh vùng nội dung và báo trước chủ đề họp
Không chỉ mời đúng đối tượng tham dự mà hơn thế, bạn cũng cần đặt ra mục tiêu và gửi trước chủ đề cho họ. Đây là một nguyên tắc khi tổ chức cuộc họp không thể bỏ qua. Thật khó nếu một cuộc họp được tổ chức ra mà những thành viên tham gia không biết nội dung cuộc họp là gì cũng như mục tiêu cần đạt được sau cuộc họp.
Do đó, cách tổ chức cuộc họp hiệu quả là bạn cần đặt vấn đề cụ thể và các mục tiêu từ trước ít nhất 24h. Như vậy, những thành viên tham gia sẽ có thời gian để chuẩn bị cho những nội dung được bàn bạc và có thể đưa ra những đóng góp hữu ích nhất. Bởi một cuộc họp tự phát không được chuẩn bị trước rồi cũng sẽ không đi về đâu và chẳng thu lại được kết quả như mong muốn.
5. Không lạc đề
Như đã đề cập ở trên, một cuộc họp được tổ chức cần có mục tiêu và nội dung cụ thể. Và cuộc họp trong thực tế cần bám sát theo những chủ đề đã đưa ra. Như vậy, cuộc họp mới có thể đạt hiệu quả tốt nhất.
Cuộc họp trong thực tế cần bám sát theo những chủ đề đã đưa ra
Đôi khi, khi cuộc họp diễn ra, trong quá trình thảo luận, với nhiều luồng ý kiến khác nhau, cuộc họp có thể đi lệch so với những mục tiêu đã đề ra từ ban đầu. Lúc này, vai trò của người chủ trì là cần khéo léo dẫn dắt người tham gia đi đúng hướng cuộc họp. Còn những nội dung khác bạn có thể đề nghị giải quyết trong một cuộc họp khác sau đó.
6. Nắm bắt thời gian cuộc họp chính xác
Một nguyên tắc khi tổ chức cuộc họp khác nữa là bắt đầu và kết thúc đúng giờ. Thời gian là vàng là bạc, vậy nên, đừng bao giờ bắt ai đó phải chờ đợi vì sự chậm trễ của mình, đặc biệt khi bạn chính là người chủ trì buổi họp. Hãy rèn luyện thói quen đúng giờ trong mọi hoàn cảnh. Hãy đóng cửa phòng họp và bắt đầu triển khai công việc đúng với lịch đã thông báo. Như vậy, những thành viên tham dự sẽ cảm thấy được tôn trọng và chắc chắn, họ sẽ có một thái độ tốt nhất cho buổi họp. Ngoài ra, điều đó còn khiến những người đến muộn cảm thấy áy náy, ái ngại và biết để sửa chữa trong những cuộc họp sau đó.
Không chỉ thời điểm bắt đầu quan trọng mà thời gian kết thúc cũng là yếu tố quan trọng không kém. Là người tổ chức, bạn cần biết kiểm soát, điều phối và “gói gọn” nội dung cuộc họp sao cho cuộc họp diễn ra đúng với thời gian đã thông báo trước đó. Nếu không thực sự cần thiết, đừng để cuộc họp kéo dài so với dự kiến. Với những người tham gia, hãy dẫn dắt họ trình bày quan điểm cá nhân thật ngắn gọn, đúng trọng tâm trọng điểm, đưa ra những ý kiến giá trị nhất thay vì lan man, vòng vo vào những điều không liên quan. Thời gian một cuộc họp quá dài sẽ khiến những thành viên tham gia cảm thấy chán nản, mệt mỏi.
Hãy cố gắng “gói gọn” nội dung cuộc họp sao cho cuộc họp diễn ra đúng với thời gian đã thông báo trước đó
Tuy nhiên, nếu cuộc họp đang ở giai đoạn quan trọng và cần thêm chút thời gian để thống nhất luôn thì cũng đừng quên xin ý kiến của những người tham gia. Hãy hỏi họ xem, liệu họ có thể nán lại một chút để cùng bàn bạc và thống nhất vấn đề này hay không.
7. Tổng kết ý chính và những điều cần lưu ý sau khi thảo luận xong
Nguyên tắc cuối cùng khi tổ chức cuộc họp là hãy tổng kết, chốt lại vấn đề. Đừng bao giờ triển khai một cuộc họp mà không đưa ra những quyết định, thống nhất chung. Bởi đích đến của bất kỳ cuộc họp nào cũng là tìm được cách giải quyết, hướng đi chung. Nếu không làm được như vậy, đó chỉ là một cuộc họp vô nghĩa.
Nếu không tổng kết sau khi đã thảo luận, mọi người tham gia sẽ chẳng biết mình cần làm gì sau đó. Và trong những buổi họp kế tiếp, những vấn đề đã được nêu ra trong buổi họp này lại một lần nữa xuất hiện.
Đừng bao giờ triển khai một cuộc họp mà không đưa ra những quyết định, thống nhất chung
Trên đây là bài viết về tổng hợp 7 nguyên tắc điều hành cuộc họp. Thông qua việc phân tích nguyên tắc tổ chức cuộc họp ở trên sẽ giúp bạn dễ dàng giải quyết những khó khăn trong điều hành cuộc họp để đạt được hiệu quả cao nhất.
> Những cách cải thiện Public Speaking hiệu quả mà bạn nên biết
> Những tố chất cần có của một leader mà bạn nên biết
Theo Job Go
