Thay vì phí phạm thời gian quý giá cho những việc làm vô bổ, hãy sử dụng nó có ích hơn bằng cách lập kế hoạch để quản lý thời gian ngay từ bây giờ. Một trong những phương pháp quản lý thời gian vô cùng hiệu quả bạn có thể áp dụng là Ma trận Eisenhower. Vậy ma trận này là gì và cách thiết lập ra sao?
1. Giải nghĩa ma trận Eisenhower là gì?
“Tôi có hai loại vấn đề, khẩn cấp và quan trọng. Điều khẩn cấp không quan trọng, và điều quan trọng không khẩn cấp”. Ma trận quản lý thời gian Eisenhower, thường được gọi ngắn gọn là Ma trận Eisenhower – hay ma trận khẩn cấp quan trọng – đặc biệt hữu ích khi ta cần đưa ra quyết định cho một hành động. Nó giúp ta học cách phân biệt nhiệm vụ nào là quan trọng và nhiệm vụ nào là khẩn cấp. Buộc ta phải tự đặt ra câu hỏi liệu nhiệm vụ đó có thật sự cần thiết hay không?
Được sáng tạo và đặt tên theo vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ : Dwight D. Eisenhower, dựa trên hai đặc tính: tính quan trọng và tính khẩn cấp. Ma trận Eisenhower không phải là một chiến lược hoàn hảo, nhưng là một công cụ giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình.
Chân dung vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ - Dwight D. Eisenhower
2. Ma trận Eisenhower có gì?
Về cơ bản, ma trận Eisenhower gồm có 4 phần:
- P1: Việc quan trọng và khẩn cấp
- P2: Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp
- P3: Việc không quan trọng nhưng khẩn cấp
- P4: Việc không quan trọng và không khẩn cấp
Để lập được ma trận Eisenhower, bạn phải trả lời được hai câu hỏi:
- Việc làm đó có quan trọng không?
- Việc làm đó có khẩn cấp không?
Ma trận công việc được xây dựng bới 4 phần
2.1 P1 - Việc quan trọng và khẩn cấp
Là những việc bạn phải làm ngay, thường có 2 loại được xếp vào nhóm này: Xảy ra không đoán trước được: Một cuộc họp bất ngờ, một công việc phát sinh. Do trì hoãn, không chuẩn bị để tới sát hạn chót mới làm: Soạn bài thuyết trình, ôn thi sát ngày thi… Trường hợp những công việc thuộc loại hai, bạn có thể giảm thiểu bằng cách chuyển sang việc P2, tốt nhất đừng nên trì hoãn. Với những việc làm thuộc nhóm P1, bạn cần dành từ 15-20% quỹ thời gian để hoàn thành.
2.2 P2 - Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp
Nhóm này là những việc quan trọng, bạn cần nhiều thời gian để hoàn thành để tích lũy được những giá trị mong muốn. Cần đầu tư 60 đến 65% quỹ thời gian của bạn cho những việc này. Ví dụ: Tập thể dục, học một kỹ năng mới, ôn thi từ đầu kỳ… Nếu bạn đang làm việc P2 nhưng có việc P1 xuất hiện, hãy hoàn thành việc P1. Sau khi bạn giải quyết xong các việc P1 hãy chắc chắn bạn hoàn thành việc P2. Đừng để sang ngày hôm sau!
2.3 P3: Việc không quan trọng nhưng khẩn cấp
Những việc này không giúp bạn tiến gần mục tiêu thêm được bước nào. nhưng chúng lại khẩn cấp, bạn khó mà sắp xếp hay kiểm soát được. Ví dụ như một người bạn nhờ giúp đỡ, sếp giao cho bạn một việc không thuộc trách nhiệm của bạn… Hãy tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt và chỉ nên dành 10-15% trong quỹ thời gian của bạn.
2.4 P4 – Không quan trọng, không khẩn cấp
Những việc làm lãng phí thời gian ở trên như lướt Facebook, xem phim, giải trí…bạn nên bỏ qua hoặc chỉ dành dưới 5% quỹ thời gian cho chúng. Khi bạn chuẩn bị làm 1 việc thuộc nhóm P4 hãy tự hỏi bản thân những câu như: Xem bộ phim này có giúp gì được cho tôi trong việc chinh phục mục tiêu không? Chơi game này có giúp tôi học giỏi không? Tôi còn việc gì quan trọng cần hoàn thành không? Người lười biếng luôn đưa ra lý do để biện hộ cho mình, kẻ thất bại không bao giờ dám thay đổi bản thân. Tôi thì nghĩ rằng, trong mỗi người đều tồn tại năng lực tiềm ẩn, chỉ có điều chúng ta chưa sẵn sàng đánh thức nó mà thôi!
> Học được gì từ phong cách lãnh đạo của Mark Zuckerberg?
> Khách quan là gì? Những lợi ích của khách quan trong công việc
Theo Kênh Tuyển Sinh tổng hợp
