Với đặc thù riêng về lĩnh vực nghề nghiệp, HR Assistant hay trợ lý nhân sự cũng yêu cầu những kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết để làm việc.
1. HR Assistant là gì?
HR Assistant là gì? HR Assistant được hiểu là chức danh Trợ lý nhân sự. Đây là vị trí phổ biến trong các doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị hoạt động với quy mô lớn, có phòng nhân sự riêng biệt.
HR Assistant là viết tắt của Human Resources Assistant, hay còn gọi là trợ lý nhân sự. Họ là người hỗ trợ người đứng đầu bộ phận nhân sự. Đây là vị trí khởi đầu, rất phù hợp với những bạn sinh viên mới ra trường, có thể học hỏi và tích lũy kinh nghiệm.
Công việc của HR Assistant liên quan tới hoạt động quản lý nhân sự làm việc tại các phòng nhân sự của các công ty. HR Assistant hỗ trợ trưởng phòng nhân sự quản lý hồ sơ, xử lý các vấn đề liên quan. Đồng thời, giúp cho chuyên viên tuyển dụng sắp xếp các buổi phỏng vấn, tìm kiếm nguồn nhân sự mới.
HR Assistant được hiểu là chức danh Trợ lý nhân sự
2. Công việc chính của HR Assistant
Công việc cụ thể của HR Assistant sẽ tùy thuộc vào từng đơn vị, doanh nghiệp với những yêu cầu riêng biệt. Tuy nhiên, về cơ bản vai trò của trợ lý nhân sự sẽ thực hiện các nhiệm vụ chính như sau:
- Quản lý, duy trì bộ dữ liệu thông tin của các ứng viên, sắp xếp thông tin dữ liệu khoa học để hỗ trợ công tác tìm kiếm khi có yêu cầu.
- Hỗ trợ quá trình tuyển dụng: Hỗ trợ hoạt động tuyển dụng như: Phụ trách đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, xây dựng kế hoạch – địa điểm cho các buổi phỏng vấn, hỗ trợ giám sát các ứng viên đã trúng tuyển,…
- Hỗ trợ tiếp nhận nhân sự mới: Chuẩn bị nơi làm việc, dụng cụ lao động cho nhân viên mới.
- Đồng thời, hướng dẫn, hỗ trợ tiếp đón, phổ biến quy chế của công ty. Thực hiện tiếp nhận, trả lời, giải đáp thắc mắc mà nhân viên mới có thể hỏi, liên quan tới vị trí việc làm của họ.
- Hỗ trợ phê duyệt bảng lương cho nhân viên, tiếp nhận và trả lời những thắc mắc của nhân viên.
- Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, sự kiện, hội thảo, cuộc gặp gỡ giữa các doanh nghiệp, khách hàng,… ngày kỷ niệm, sinh nhật, lễ tết,… cho công ty.
Công việc cụ thể của HR Assistant sẽ tùy thuộc vào từng đơn vị, doanh nghiệp với những yêu cầu riêng biệt
3. Những kỹ năng cần có khi ứng tuyển vào vị trí HR Assistant?
3.1 Kỹ năng chuyên môn
Chuyên môn là một kỹ năng đầu tiên mà bất cứ nhân viên HR Assistant nào cũng phải có. Theo đó, trợ lý nhân sự là những người phải có khả năng dự đoán về nhu cầu nguồn nhân lực ở các phòng ban của công ty trong tương lai, đồng thời phải biết cách phối hợp với trưởng phòng nhân sự để hoạch định và xây dựng cơ cấu bộ máy tổ chức nhân viên trong doanh nghiệp.
Chưa hết, HR Assistant phải phối hợp với phòng nhân sự để đưa ra chiến lược tuyển dụng nhân viên tiềm năng cho công ty. Cụ thể, trợ lý nhân sự có thể chuẩn bị hồ sơ tài liệu phỏng vấn, lập ra những câu hỏi để hỏi ứng viên hoặc liên lạc với ứng viên để thông báo kết quả phỏng vấn. Ngoài ra, HR Assistant có thể là những người hỗ trợ nhân viên mới hoặc xử lý những hồ sơ và hợp đồng làm việc giữa doanh nghiệp với người lao động trong công ty.
Bên cạnh đó, bạn còn đảm nhận công việc thương lượng với người lao động các chế độ lương, thưởng hàng năm hoặc trình bày với nhà lãnh đạo về đề xuất tăng lương cho nhân viên.
3.2 Kỹ năng quản lý nhân sự
Để hoàn thành tốt công việc trợ lý nhân sự, đòi hỏi bạn phải có kỹ năng quản lý con người. Bạn phải thường xuyên phối hợp với phòng ban để đưa ra kế hoạch đào tạo nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cho doanh nghiệp. Chưa hết, HR Assistant là một người phải biết cách xử lý và giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân viên hoặc giữa doanh nghiệp và người lao động, nhằm mang đến lợi ích cho cả hai bên.
Bên cạnh đó, HR Assistant sẽ phối hợp với phòng nhân sự đề xuất lương thưởng và các chế độ phúc lợi cho nhân viên, mang đến sự hài lòng cho người lao động. Qua đó, giúp họ có thể hoàn thành tốt công việc được giao.
Những kỹ năng cần có khi ứng tuyển vào vị trí HR Assistant?
3.3 Kỹ năng làm việc nhóm
Khi làm việc ở những công ty lớn hoặc tập đoàn đa quốc gia, mỗi phòng ban sẽ có rất nhiều nhân viên, họ đảm nhận những công việc khác nhau nhưng luôn phối hợp và hỗ trợ nhau trong công việc. Thế nên, làm việc nhóm là kỹ năng rất cần thiết cho tất cả các ngành nghề, trong đó có HR Assistant.
Để có kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả, bạn cần phải có sự hòa đồng với mọi người trong công ty, đồng thời phải biết lắng nghe và tôn trọng ý kiến của họ. Khi bạn đảm nhận công việc là trợ lý nhân sự, thì việc lắng nghe và nhận những góp ý từ trưởng phòng nhân sự là rất cần thiết. Những điều này có thể giúp bạn học hỏi và trau dồi kinh nghiệm để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
3.4 Kỹ năng giải quyết xung đột
Trong một số trường hợp, HR Assistant là những người phải đứng ra hòa giải khi xảy ra những xung đột hay những vấn đề khó giải quyết giữa doanh nghiệp và người lao động hoặc giữa những nhân viên trong công ty.
3.5 Một số kỹ năng khác
- Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và lời nói.
- Kỹ năng tin học văn phòng tốt, thông thạo Word, Excel, ... .
- Kỹ năng sắp xếp công việc và quản lý thời gian.
- Có khả năng làm việc trong môi trường áp lực cao.
- Hiểu biết đầy đủ về chức năng của phòng nhân sự và có khả năng thực hiện đầy đủ những chức năng này.
- Cẩn thận, tỉ mỉ, chú trọng từng chi tiết.
4. Yêu cầu bằng cấp với HR Assistant
- Có bằng cử nhân về Quản trị nhân lực, Nhân sự hoặc liên quan khác.
- Am hiểu về Luật lao động cũng như quy định của Nhà nước khác có liên quan.
- Có kinh nghiệm tính bảng lương.
- Kỹ năng tin học văn phòng tốt, thông thạo Word, Excel, ... .
- Hiểu biết đầy đủ về chức năng của phòng nhân sự và có khả năng thực hiện đầy đủ những chức năng này.
- Cẩn thận, tỉ mỉ, chú trọng từng chi tiết.
5. Lộ trình thăng tiến HR Assistant
Để theo đuổi sự nghiệp trở thành trợ lý nhân sự, HR Assistant, kiến thức và tích lũy kinh nghiệm để tạo nền tảng vững chắc giúp bạn có thể tiến xa hơn trên con đường sự nghiệp của mình.
Lấy bằng cấp: Tạo nền tảng ban đầu bằng việc lựa chọn các chuyên ngành quản trị nhân lực, luật, ... hoặc các chuyên ngành có liên quan tại các trường đại học và cao đẳng. Ngoài ra nếu có ý định tiến xa hơn, mục tiêu trở thành Giám đốc nhân sự, ... , bạn cũng có thể cân nhắc lựa chọn học lên trình độ Thạc sĩ.
Làm việc ở các vị trí có liên quan: Tìm kiếm các vị trí có liên quan và bắt đầu sự nghiệp của bạn, từ các vị trí cơ bản nhất để học hỏi và trau dồi kinh nghiệm. (Nếu chưa biết các vị trí trong ngành HR và lộ trình thăng tiến tương ứng, bạn đọc có thể tìm hiểu tại bài viết Các việc làm trong ngành HR của Codon.vn).
Tích lũy kinh nghiệm làm việc: Vị trí HR Assistant (trợ lý nhân sự) yêu cầu tối thiểu 2 năm kinh nghiệm trở lên, đây là khoảng thời gian để bạn lên kế hoạch học hỏi và trau dồi kiến thức liên quan đến lĩnh vực.
Phát triển các kỹ năng liên quan: Một khi đã trau dồi và tích lũy được kinh nghiệm việc làm, tìm kiếm các cơ hội mới để phát triển cả kỹ năng cứng và kỹ năng mềm cho bản thân.
Để theo đuổi sự nghiệp trở thành trợ lý nhân sự, HR Assistant, kiến thức và tích lũy kinh nghiệm để tạo nền tảng vững chắc giúp bạn có thể tiến xa hơn trên con đường sự nghiệp của mình
6. Mức lương của HR Assistant
Xét về mức thu nhập của HR Assistant, rất khó để đưa ra một con số cụ thể. Vấn đề này còn phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức nhân sự cũng như chính sách chi trả lương của mỗi doanh nghiệp.
Theo khảo sát của CareerBuilder, tại các doanh nghiệp có quy mô hoạt động lớn, HR Assistant thường đảm nhận một khối lượng công việc khá lớn và chịu trách nhiệm tương đương với vị trí giám sát nhân sự. Khi đó, các doanh nghiệp có thể yêu cầu kinh nghiệm trong quá trình tuyển dụng HR Assistant với mức lương trung bình dao động từ 9 – 15 triệu đồng/tháng.
Mặt khác, đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, mức lương của HR Assistant thường dựa vào năng lực và dao động từ 5 – 10 triệu đồng/tháng. Nếu bạn quan tâm có thể truy cập tại đây để kiểm tra mức thu nhập trung bình của trợ lý nhân sự hiện nay.
> Nhờ vả đồng nghiệp như thế nào cho đúng cách?
> TOP 6 điều ứng viên không nên nói với nhà tuyển dụng trong buổi phỏng vấn
Theo Kênh Tuyển Sinh tổng hợp
