Du học Úc: Thủ tục ghi danh và thư mời nhập học

Du học Úc: Thủ tục ghi danh và thư mời nhập học

Sau khi chọn trường và khóa học để học tập tại Australia, học sinh sinh viên cần thực hiện 3 bước sau đây để có thể được trường ở Úc chấp nhận vào học.

Bước 1: Thực hiện thủ tục ghi danh

Có hai phương án để ứng viên du học Úc có thể thực hiện thủ tục ghi danh:

• Liên hệ với trường bằng cách liên hệ trực tiếp qua mẫu đơn có thể tìm thấy trên trang web của trường,
• Hầu hết các trường Đại học danh tiếng của Úc đều có đại diện giáo dục ở Việt Nam. Vì thế, du học sinh có thể làm thủ tục xin ghi danh trực tiếp với trường học thông qua một cơ sở tư vấn du học tại Việt Nam hoặc ngoài nước Úc.

Thời gian ghi danh

Các trường phổ thông ở Úc thường có 4 học kỳ trong khi đó các trường nghề và đại học có từ 2 đến 3 học kỳ. Du học sinh Úc cần tìm hiểu thông tin từ trường của mình để đảm bảo rằng việc ghi danh phù hợp với thời gian mà mình dự kiến muốn bắt đầu tại Úc. Ví dụ:

• Nên ghi danh từ tháng 11 hoặc tháng 12 trong năm để bắt đầu học vào đầu năm (tháng 2).
• Nên ghi danh từ tháng 4 hoặc tháng 5 trong năm để bắt đầu học vào giữa năm (tháng 7).

Thời gian trường giải quyết hồ sơ ghi danh khoảng 2 tuần – 4 tuần. Du học sinh cần đảm bảo là mình đạt các yêu cầu xin nhập học, bao gồm đạt kỹ năng tiếng Anh (thông qua việc thi IELTS hoặc AEAS-Australian Education Assessment Services).

Các giấy tờ cần chuẩn bị

Bên cạnh đơn đăng ký nhập học, bạn cần chuẩn bị một số tài liệu gửi kèm sau đây (tất cả đều phải được dịch ra tiếng Anh):

• Các bằng cấp, chứng chỉ trước đây
• Chứng chỉ tiếng Anh
• Tài liệu xác nhận kinh nghiệm làm việc (nếu có)

Các thủ tục ghi danh và nhập học ở Úc như thế nào?

Bước 2: Nhận thư Mời Nhập Học

Một khi hồ sơ du học Úc đã được thông qua, bạn sẽ nhận được “Thư Mời Nhập Học” của trường. Việc tiếp theo cần làm là xác nhận đăng ký bằng cách ký tên và gửi lại giấy xác nhận cho trường qua email hoặc bưu điện.

Có thể xem Thư Mời Nhập Học như một hợp đồng giữa trường và bạn, trong đó sẽ gồm các thông tin khóa học, điều kiện đăng ký, học phí, điều khoản hoàn trả… và hợp đồng này rất quan trọng - nếu bạn không bắt đầu khóa học hoặc không kết thúc khóa học của mình, văn bản này sẽ được sử dụng để quyết định khoản hoàn trả cho bạn. Thế nên, bạn cần đọc kỹ Thư Mời Nhập Học, đảm bảo hiểu rõ quyền lợi và các thỏa thuận trước khi chấp thuận.

Có 2 loại thư mời nhập học:

• Thư mời nhập học có điều kiện (conditional offer letter) sẽ được trường đại học gửi cho bạn để thông báo là chỉ khi bạn đạt được những điều kiện mà họ đề ra trong thư thì bạn mới được nhận vào học. Khi bạn nhận được thư loại này tức là hồ sơ của bạn bị thiếu một số tài liệu quan trọng như bảng điểm cuối kì, điểm thi tiếng Anh, bản photo hộ chiếu,… hoặc tài liệu bạn nộp chưa đạt “chuẩn” của trường. Ban tuyển sinh sẽ yêu cầu bạn bổ sung hồ sơ và có thể bạn sẽ buộc phải đạt được điểm số do trường đề ra thì bạn mới được nhận vào học.
• Thư mời nhập học không điều kiện (unconditional offer letter) sẽ được trường đại học gửi cho bạn khi họ chấp nhận bạn vào học mà không kèm bất kỳ điều kiện nào cả. Điều này có nghĩa là hồ sơ bạn cung cấp đã đủ tiêu chuẩn để vào học mà không phải nộp thêm bất kì tài liệu nào khác. Khi nhận được thư này là bạn chắc chắn đã được nhận vào học.

Thời gian nhận thư mời nhập học

Hầu hết các trường đại học đều nhận được hàng trăm hồ sơ xin nhập học cho mỗi khóa học của trường. Do đó, ban tuyển sinh cần thời gian, thậm chí rất nhiều thời gian để có thể chọn lọc và tuyển chọn những người phù hợp nhất. Bạn có thể liên lạc trực tiếp với ban tuyển sinh của trường để cập nhật tình hình hồ sơ của mình. Trong một số trường hợp đặc biệt như bạn cần có thư mời nhập học sớm để nộp hồ sơ xin học bổng du học Úc của chính phủ thì bạn có thể nhờ họ xử lí hồ sơ của bạn trước. Tuy nhiên bạn nên lưu ý rằng ban tuyển sinh không có nghĩa vụ PHẢI xử lí hồ sơ của bạn trước. Do đó bạn nên nhờ vả họ một cách lịch sự.

Cách trả lời thư mời nhập học

Thông thường mỗi bạn sẽ nộp hồ sơ xin nhập học vào nhiều nhất là năm trường đại học. Do đó bạn không nên trả lời vội khi nhận được thư mời nhập học từ một trong năm trường mà hãy đợi đến khi bạn nhận được kết quả từ tất cả trường mà bạn nộp hồ sơ. Bạn chỉ có thể chấp nhận tối đa hai thư mời nhập học nên nếu bạn nhận được nhiều hơn hai thì bạn phải từ chối một số thư mời trước.

Có hai cách trả lời thư mời nhập học tạm gọi là “chắn chắn” và “phòng hờ”.

Chú ý quan trọng:

Bạn không thể thay đổi quyết định của mình sau khi bạn đã gửi hồi âm. Nếu bạn đạt yêu cầu với trường “chắc chắn” thì bạn phải vào học ở trường đó chứ không thể đổi sang trường “phòng hờ”. Nếu bạn trượt trường “chắc chắn” và đạt yêu cầu trường “phòng hờ” thì bạn phải học trường “phòng hờ”. Do đó, hãy cân nhắc thật kĩ khi bạn nhận được thư mời nhập học.

Bước 3: Nhận Thư Xác Nhận Đăng Ký Khóa Học

Thư Xác Nhận Đăng ký Khóa học sẽ được gửi cho bạn sau khi nhà trường đã nhận xác nhận chấp thuận Thư Mời nhập học và tiền cọc. Thư Xác Nhận thường được gửi qua email, trong đó gồm các thông tin như ngày nhập học, học phí, các khoản phí khác và thời gian của khóa học.

Lưu ý là khi nộp đơn xin visa với Bộ Nhập Cư và Quốc Tịch Australia, bạn sẽ phải nộp Thư điện tử xác nhận đăng ký khóa học. Cũng có những trường hợp không cần đến thư xác nhận này, chẳng hạn các học sinh theo diện trao đổi giữa các trường phổ thông và sinh viên du học Úc theo học các chương trình do Cơ Quan Phát Triển Quốc Tế Australia (AusAID) hoặc Bộ Quốc Phòng tài trợ.

Hỏi - đáp về thủ tục ghi danh và nhập học của sinh viên du học Úc

1. Các trường ở Úc xét đơn ghi danh nhập học theo tiêu chuẩn nào?

Trên thực tế, các trường rất linh động trong việc xét đơn ghi danh, các bạn HSSV chỉ cần đáp ứng một số tiêu chuẩn chung về trình độ học vấn (học lực từ TB trở lên) và sẽ tốt hơn nếu bạn có chút tiếng Anh. Tuy nhiên, không có trình độ Anh văn không phải là rào cản việc ghi danh của bạn, bạn có thể ghi danh học các lớp Anh văn trước khi vào chính khóa. Tất cả các trường đều có các khóa học tiếng Anh giúp sinh viên quốc tế nâng cao trình độ Anh văn, đặc biệt là 4 kỹ năng đáp ứng tiêu chuẩn đầu vào.

Các tiêu chuẩn ghi danh này được ghi rất rõ trong website hay brochures hướng dẫn của trường. Khi xét đơn ghi danh, kết quả học tập và nội dung học tập của bạn chính là 2 tiêu chuẩn quan trọng nhất.

2. Nếu HSSV không đáp ứng được yêu cầu tiêu chuẩn ghi danh ?

Nếu vậy, các bạn không nên quá lo.  Trường sẽ tạo thêm điều kiện cho các bạn không đáp ứng được những tiêu chuẩn chuyên môn mà trường Cao đẳng/ Đại học yêu cấu.  Họ sẽ cho bạn lựa chọn tham gia một khóa học Dự bị (Foundation) hay Khóa học “Cầu nối” (Bridging program) các khóa học này sẽ giúp HSSV lầy lại các kiến thức cơ bản, đại cương, và cần thiết để theo học khóa học chính sau này.

3. Các khoản phí phải trả trước và sau khi ghi danh thế nào ?

Tại Úc, các phí ghi danh (enrollment fee) là tùy theo trường, trung bình khoản 150 hay 200 đôla Úc) có nhiều trường chấp thuận miễn phí ghi danh cho HSSV (tùy vào hồ sơ)

Một điểm khác biệt rất rõ là các trường tại Úc KHÔNG BẮT BUỘC các hồ sơ ghi danh phải chuyển bằng đường Bưu điện (post mail) mà các Agent có thề ghi danh cho HSSV qua email.  (tiết kiệm cho các bạn ít nhất phí chuyển thư khoản 20 usd)

Sau khi được nhận học, HSSV sẽ phải ký xác nhận đồng ý khóa học vào các offer của trường, và đóng tiền theo invoice. Có thể số tiền học phí/ ăn ở này là một phần nhỏ mang tình “đặt cọc” nhưng cũng có thể trường yêu cầu đóng ½ học phí (tùy trường và nếu trường có yêu cầu).

4. Thư mời nhập học có tầm quan trọng như thế nào đối với ứng viên du học Úc?

Thật ra, bản thân thư mời nhập học (cả có điều kiện lẫn không điều kiện) không được dùng để nộp hồ sơ visa du học Úc. Sau khi bạn đã trả lời đồng ý với thư mời nhập học ấy, đóng tiền cọc học phí (nếu được yêu cầu) thì phía trường đại học sẽ gửi cho bạn một giấy xác nhận được nhập học (eCOE) qua email. Thông thường, giấy này sẽ bao gồm các thông tin về khóa học của bạn như tên ngành, thời lượng khóa học, học phí, khoản tiền bạn đã đóng,… Lúc này bạn mới dùng giấy trên để nộp hồ sơ xin visa. Nếu bạn không có thư mời nhập học thì tất nhiên bạn cũng không có giấy xác nhận được nhập học này.

5. Nếu tôi không nhận được thư mời nhập học từ trường tôi yêu thích thì sao?

Nếu bạn rơi vào hoàn cảnh này thì trước hết hãy cố gắng tìm hiểu lý do tại sao trường đại học đó không nhận bạn vào học. Một số trường sẽ nói rõ vì sao họ từ chối bạn trong thư từ chối, một số khác thì không. Bạn có thể gọi điện hoặc gửi email trực tiếp đến văn phòng tuyển sinh của trường để hỏi nhưng nên nhớ rằng họ có quyền từ chối không trả lời câu hỏi của bạn.

Trong trường hợp bạn nhận được những thư mời nhập học từ các trường khác thì bạn nên ngồi xuống và suy nghĩ liệu những lựa chọn đó có cái nào phù hợp với bạn hay không. Nếu như bạn nhất quyết phải học trường bạn yêu thích thì bạn vẫn có thể nộp hồ sơ xin nhập học vào năm sau. Trong thời gian chờ đợi đến lúc nộp hồ sơ bạn hãy làm việc hoặc học thêm các chứng chỉ bổ trợ để hồ sơ du học Úc của bạn có thể trở nên hoàn thiện và tạo ấn tượng tốt đẹp với ban tuyển sinh vào năm sau.

Bạn đọc quan tâm hay còn nhiều thắc mắc về hệ thống giáo dục, các ngành học, việc làm thêm khi chọn du học Úc có thể để lại thông tin tại phần hỏi đáp bên dưới để được cập nhật thêm thông tin hoặc bạn cũng có thể liên hệ trực tiếp với các trung tam tu van du hoc uy tín - là đối tác của Kenhtuyensinh.vn để được cập nhật thông tin và tư vấn miễn phí.