Một lá thư trang trọng, đúng mực sẽ mang lại cho người nhận cảm giác được tôn trọng. Sau đây là cách viết thư trang trọng (Formal Letter) bằng tiếng Anh.
Bạn đã nắm được cách viết một lá thư trang trọng bằng tiếng Anh chưa?
1. Thông tin người gửi
Thông tin hay địa chỉ của người gửi thường được đặt ở góc trên bên phải của trang. Địa chỉ phải đầy đủ và chính xác trong trường hợp người nhận thư muốn liên lạc với người gửi.
Thông tin liên hệ bao gồm:
- Tên của bạn
- Địa chỉ của bạn
- Thành phố của bạn
- Số điện thoại của bạn
2. Địa chỉ của người nhận
Địa chỉ của người nhận thường ở phía bên trái của trang. Có nên viết 'To' phía trên địa chỉ hay không phụ thuộc vào sở thích của người viết. Hãy chắc chắn rằng bạn viết tiêu đề, tên, vị trí, v.v. của người nhận, như dòng đầu tiên của địa chỉ.
3. Đừng quên một lời chào
Một lá thư có trang trong hay không nằm ở phần chào hỏi, bạn cần phải chào hỏi người mà bạn đang viết một cách chính xác.
Nếu bạn không biết tên của người bạn đang viết thư, hãy sử dụng biểu mẫu sau đây:
- Dear Madam,
- Dear Sir,
- Dear Sir or Madam,
Nếu bạn biết tên, hãy sử dụng Mr, Mrs, Miss or Ms, Dr,v.v kèm với tên. Nếu bạn đang viết thư cho một người phụ nữ và không biết cô ấy sử dụng Mrs hay Miss, bạn có thể sử dụng Ms, dành cho cả phụ nữ đã kết hôn và độc thân:
- Dear Mr Jenkins,
- Dear Ms Hamers,
- Dear Mrs Hutchins,
- Dear Miss Davis,
- Dear Dr Green,
4. Nội dung chính của thư
Đây là nội dung chính của bức thư. Nó được chia thành ba đoạn hoặc hai đoạn tùy theo độ dài của nội dung. Mục đích của bức thư phải được làm rõ trong đoạn đầu tiên. Giọng điệu của nội dung phải trang trọng. Một điểm khác cần lưu ý là nên sử dụng những từ ngắn gọn và luôn thể hiện sự tôn trọng, đúng mực bất kể chủ đề bức thư của bạn.
Bạn có thể tham khảo một số mẫu câu bắt đầu sau đây:
- Thank you for your letter (email) about/ Many thanks for your letter about… Cảm ơn Ông/Bà về bức thư…
- I’m writing to request information about/inform you about/complain about…: Tôi viết thư này để hỏi thông tin về/ thông báo tới Ông (Bà) về việc/than phiền về….
- I’m writing with reference to your letter…: Tôi viết thư để cung cấp thêm thông tin tham chiếu cho bức thư của Ông/Bà về…
- I would like to offer congratulations on…: Tôi muốn chúc mừng bạn về…
- Let me congratulate you on…: Xin chúc mừng bạn về…
Đoạn văn tiếp theo phải chứa thông tin liên quan với chủ đề. Hãy tập trung vào nội dung chính thay vì mở rộng.
Đoạn cuối cùng của một lá thư chính thức nên nêu rõ hành động nào bạn mong đợi người nhận thực hiện. Đoạn cuối cùng của bức thư của bạn nên nhắc lại lý do bạn đang viết và cảm ơn người đọc đã xem xét yêu cầu của bạn.
Bạn có thể kết thúc đoạn cuối của phần nội dung thư bằng những mẫu câu sau:
- I look forward to meeting you: Tôi mong được gặp bạn
- I look forward to hearing from you without delay: Tôi mong bạn sẽ phản hồi sớm
- I hope to hear from you at your earliest convenience: Tôi hy vọng nhận được phản hồi sớm nhất có thể
5. Kết thư
5.1. Sincerely, Sincerely yours, Regards, Yours truly, and Yours sincerely
Đây là những cách kết thư đơn giản và hữu ích nhất để sử dụng trong môi trường kinh doanh. Đây là những điều thích hợp trong hầu hết các trường hợp và là những cách tuyệt vời để kết thư xin việc. “Yours sincerely” là một cách cổ điển để kết thúc một lá thư hoặc email, và nếu bạn không chắc chắn về các tùy chọn, đó là một cách tốt để lựa chọn.
5.2. Best regards, Cordially, and Yours respectfully
Những từ này thường dùng cho những bức thư mang tính cá nhân hơn một chút. Chúng thích hợp nếu bạn có kiến thức về người mà bạn đang viết. Bạn có thể đã có những cuộc trao đổi qua mail một vài lần, đã có một cuộc phỏng vấn trực diện hoặc điện thoại hoặc gặp nhau tại một sự kiện kết nối mạng.
5.3. Warm regards, Best wishes, and With appreciation
Những kết thúc thư này cũng phù hợp khi bạn có một số kiến thức hoặc kết nối với người mà bạn đang viết. Bởi vì họ có thể liên quan lại đến nội dung của bức thư. Chỉ sử dụng chúng nếu chúng có ý nghĩa với nội dung của bức thư của bạn.
> Ngoại ngữ 2 là gì? Liệu có bắt buộc phải có ngoại ngữ 2?
> TOP 8 trung tâm tiếng Anh tốt nhất cho trẻ em mầm non
Khánh Như - Kênh Tuyển Sinh
