Kỹ năng thuyết trình: Các mẹo kiểm soát thời gian thuyết trình

 

Tại sao phải tập kiểm soát thời gian trong kỹ năng thuyết trình?

Bạn có biết nguyên tắc đầu tiên khi thuyết trình trước đám đông là không nói quá dài. Bởi khi bạn nói quá dài và mất nhiều thời gian sẽ khiến người nghe cảm thấy mệt mỏi, chán nản, khiến họ mất hết kiên nhẫn, chẳng còn hơi sức đâu để nghe hay đặt câu hỏi. Ngược lại, họ sẽ có cảm giác như bị “tra tấn” trong suốt quá trình nghe.

Lúc này, họ chỉ thấy “may mắn” khi bài thuyết trình kết thúc và chỉ nghĩ đến việc ra về cho khỏe (!) Họ không muốn nghe gì thêm nữa và tất nhiên, sẽ chẳng có ai tiếp thu bất kì một điều gì trong bài thuyết trình của bạn.

Vì vậy, trước mỗi lần thuyết trình, hãy xem lại bài nói của bạn có quá dài hay không? Nhiều chi tiết hay màu mè quá không? Nội dung bài thuyết trình có quá nhiều chuyện ngoài lề, thành ra quên nhấn mạnh điểm chính hay không? Có nói quá nhiều thông tin không cần thiết hay không? Trả lời tốt các câu hỏi này sẽ khiến kỹ năng thuyết trình của bạn ngắn gọn mà vẫn truyền tải được đầy đủ nội dung cần thiết.

Các bí quyết để có thời gian thuyết trình hiệu quả nhất

1. Tập trung vào thông điệp chính

Khi lên kế hoạch cho bài thuyết trình, bạn nên nghĩ đến câu hỏi: Thông điệp mà các khán giả của tôi sẽ mang theo sau buổi thuyết trình này là gì?
Hãy nói một cách ngắn gọn về thông điệp đó. Một số chuyên gia khuyên rằng nên tóm tắt thông điệp chính không quá 30 giây hoặc viết lên đằng sau danh thiếp và nói lên không quá 15 từ.

2. Tính toán thời gian hợp lý

Lên kế hoạch,chuẩn bị và luyện tập trước sao cho bài thuyết trình chỉ chiếm 75% lượng thời gian ước lượng. Nếu bạn kết thúc sớm thì không sao nhưng nếu kết thúc muộn thì sẽ rất tệ. Nếu bạn muốn mọi người lắng nghe mình thuyết trình, chỉ nên dành 50%để trình bày và dành 25% còn lại để người nghe cùng tham gia

3. Lựa chọn thời gian cho từng nội dung

Sau khi phân chia thành các phần cơ bản thì điều cần thiết là phải lựa chọn thời gian cho từng nội dung. Thông thường phần đầu nên ngắn gọn để gây cho thính giả cảm giác bài thuyết trình ngắn gọn và tăng mức độ tập trung

4. Nên biết thời điểm ngừng diễn thuyết.

Sử dụng đồng hồ bấm giờ để tính thời gian khi bạn tập dượt ở nhà. Khi kết thúc bài thuyết trình, tóm tắt những ý chính giống như khi viết phần kết của một bài thuyết trình. Tuy nhiên hãy nhớ rằng, có một sự khác biệt giữa những từ trong văn nói và những từ trang trọng trong văn viết. Dừng bài thuyết trình với một nhận định thú vị hay một nút thắt phù hợp với vấn đề. Hãy lưu lại trong lòng người nghe một ấn tượng tốt và cảm giác hoàn hảo. Không giảng giải dông dài những nhận định cuối ấy. Cảm ơn họ và ngồi xuống.

5. Hiểu biết rõ về vấn đề thuyết trình

Nên nhớ rằng một bài thuyết trình hiệu quả trong 10 hay 15 phút có giá trị hơn những thuyết trình dài dòng, tẻ nhạt trong hàng giờ đồng hồ. Một điểm khác cũng hết sức quan trọng trong việc giao tiếp với khán giả khi thuyết trình đó là sự hiểu biết cần thiết về vấn đề đó. Biết kết hợp hiệu quả giữa các yếu tố: (a) Ngôn ngữ, (b) Cử chỉ, (c) Thông minh, sáng tạo, và (d) Vốn kiến thức.

6. Hãy nhớ quy luật 10-20-30 khi làm Slideshow cho bài thuyết trình

Lời khuyên này đến từ Guy Kawasaki của Apple. Anh ấy gợi ý rằng Slideshows nên:

  • Chứa không quá 10 slides
  • Dài không quá 20 phút
  • Sử dụng kích thước fonr chữ không dưới 30

Điều này rất quan trọng để bạn không đưa quá nhiều thông tin trên một slide. Việc đưa quá nhiều thông tin trên mỗi slide sẽ khiến người xem bị rối và không nắm được thông tin chính trên mỗi slide.

Một slide hiệu quả là càng ít thông tin càng tốt, bởi vì người diễn giả mới là người truyền tải chứ không phải là Slideshow.

Nếu cần cung cấp thêm thông tin cho khán giả bạn có thể chuẩn bị thêm tờ rơi với các thông tin chi tiết hơn và gửi cho khán giả sau buổi thuyết trình.


Kỹ năng kiểm soát thời gian khi thuyết trình cần biếtKỹ năng kiểm soát thời gian khi thuyết trình cần biết

Kỹ năng thuyết trình: Làm thế nào để kéo dài và rút ngắn bài thuyết trình?

1. Kỹ thuật kéo dài bài thuyết trình

- Đặt câu hỏi để thính giả cùng chia sẻ kinh nghiệm.

- Kể chuyện để minh họa thêm điểm đã trình bày.

- Tạo ra tình huống nhậpvai.

- Cùng thính giả tổng kết lại những điểm chính đã trình bày.

2. Kỹ thuật rút ngắn bài thuyết trình

- Loại bỏ bớt các hoạt động ít quan trọng.

- Tập trung vào những điểm chính của bài trình bày.

- Nêu vấn đề và khẳng định sẽ được trình bày chi tiết ở phần sau.

Cách kiểm soát thời gian thuyết trình hiệu quả bằng Powerpoint

MS PowerPoint 2010 rất hữu ích cho mọi đối tượng người dùng, từ sinh viên, dân văn phòng đến nhà quản lý muốn tạo bài thuyết trình với hiệu ứng sinh động. Để kiểm soát thời gian thuyết trình không bị lố giờ, trong PowerPoint cũng có sẵn tính năng hẹn giờ trình chiếu của từng slide. Tuy nhiên, tính năng này vẫn còn khó sử dụng và không hiển thị thanh thời gian khi trình chiếu. Tiện ích mở rộng PowerPoint Office Timeline cho MS PowerPoint 2010 sẽ giúp bạn khắc phục các nhược điểm trên và thiết lập thời gian thuyết trình hiệu quả hơn.

Khi trình chiếu sẽ có thanh hiển thị thời gian để bạn dễ theo dõi. Ngoài ra, bạn còn có thể tùy chọn chế độ hiển thị của từng slide, slide nào quan trọng có chứa biểu đồ, hình ảnh thì phóng to ra toàn màn hình. Các slide còn lại bạn cho hiển thị chỉ một phần màn hình, chừa lại taskbar để dễ chuyển sang ứng dụng khác khi trình chiếu. Dưới đây là hướng dẫn cách cài đặt trình quản lý thời gian khi thuyết trình trên MS PowerPoint 2010:

  • Sau khi tải về, bạn nhấn đôi vào file setup.exe để cài PowerPoint Office Timeline. Cài xong, giao diện MS PowerPoint 2010 có thêm thẻ TimeLine Control chứa các thiết lập về thời gian trình chiếu từng slide. Dưới khay hệ thống cũng có biểu tượng hình đồng hồ cho biết PowerPoint Office Timeline đang hoạt động. Khi bạn mở một file trong PowerPoint, biểu tượng này sẽ có thêm thông báo Update completed with xx slides (xx là số slide có trong file PowerPoint).
  • Để thiết lập thời gian, bạn nhấp chọn slide rồi nhấn nút Data Wizard trong thẻ TimeLine Control. Ở hộp thoại hiện ra, bạn chỉnh thời gian trình chiếu slide bằng cách kéo ba thanh trượt Seconds (số giây), Minutes (số phút), Hours (số giờ). Bạn chọn vị trí hiển thị thanh thời gian bằng cách đánh dấu vào ô Align Top (phía trên bài trình chiếu) hay Align Bottom (phía dưới bài trình chiếu). Nếu muốn phóng to slide ra toàn màn hình, bạn đánh dấu vào ô Full Screen. Xong, bạn nhấn OK để lưu lại
  • Bạn thiết lập tương tự với các slide còn lại. Sau khi chỉnh xong, bạn xem tổng thời gian của bài thuyết trình tại ô Total Time trong thẻ TimeLine Control.
  • Để bắt đầu trình chiếu file PowerPoint, bạn nhấp chuột phải vào biểu tượng PowerPoint Office Timeline dưới khay hệ thống, chọn Start Presentation.
  • Phía trên hoặc phía dưới slide sẽ có thêm thanh màu xanh cho bạn biết thời gian đang trôi qua. Từ đó dễ điều chỉnh được nội dung thuyết trình cho phù hợp.
  • Để chuyển sang slide khác, bạn cũng nhấp chuột phải vào biểu tượng dưới khay hệ thống, chọn Navigate và di chuyển đến slide bất kỳ. Nếu muốn đổi màu thanh thời gian, bạn chọn Options > Color.

Kết luận:

Một yếu tố quan trọng trong thành công của bài thuyết trình đó chính là thời gian. Một bài thuyết trình quá ngắn sẽ khiến khán giả hụt hẫng, thông tin truyền đạt không đủ. Ngược lại, một bài thuyết trình quá dài cũng làm người nghe ngán ngẩm và xao nhãng. Chính vì thế, bạn cần học kỹ năng sống - kiểm soát thời gian thuyết trình của mình.

Cắt giảm những slidebar buồn cười. Cắt giảm cả những lời như kiểu pha trò “Tôi hạnh phúc khi được ở đây“. Cắt giảm những câu chuyện không cần thiết cho sự truyền đạt thông điệp của bạn. Cắt giảm những chi tiết rằng mà chỉ có 5% của khán giả quan tâm đến, thay vào đó bạn sẽ gửi qua email sau buổi thuyết trình. Khi bạn có thể cắt tất cả những việc đó, bạn có thể giao tiếp với độ chính xác và sự ngắn gọn. Martin Luther King Jr. đã chỉ cần 17 phút để chia sẻ ước mơ của mình. Còn điều gì làm cho bạn nghĩ rằng bạn cần nhiều thời gian hơn thế nữa?

Bài viết theo chủ đề: kỹ năng sống, kỹ năng thuyết trình, thời gian khi thuyết trình, kỹ năng kiểm soát thời gian, thuyết trình hiệu quả, thuyết trình bằng powerpoint.