Quản lý thời gian không phải việc dễ nhưng cũng chẳng phải là quá khó. Vì mỗi người trong chúng ta đều có một quỹ thời gian như nhau mỗi ngày để tính toán và sắp xếp công việc, nên chúng ta có thể học hỏi cách làm và thói quen của những người biết nắm thời gian trong tay và không bao giờ trễ nải.
1. Đến giờ dậy là phải dậy thôi
Thức dậy là việc đầu tiên trong ngày bạn dễ dàng trì hoãn. Bạn bấm nút “snooze – báo lại” hoặc vô tình tắt luôn chuông báo thức và tiếp tục ngủ vùi; 30 phút sau, bạn bật dậy trong hoảng loạn và vắt chân lên cổ để chạy cho kịp giờ đi làm. Nếu bạn không muốn kịch bản này lập đi lập lại mỗi ngày, hãy đặt điện thoại hoặc đồng hồ báo thức ngoài tầm tay, càng xa càng tốt nhưng phải đảm bảo đủ gần để nghe thấy chuông. Việc bò ra khỏi giường để tắt báo thức đã giúp bạn rời khỏi giường để sẵn sàng cho ngày mới rồi, và nhớ đừng bò lại về giường nhé!
2. Chuẩn bị cho buổi sáng từ tối hôm trước
Mọi người đều vội vào buổi sáng trước khi đi làm, đây là thời gian có thể nói là bận nhất trong ngày. Với những người ngăn nắp và có tổ chức, họ sẽ chuẩn bị cho buổi sáng của mình từ tối hôm trước. Quần áo đi làm chọn và ủi sẵn, túi xách và tài liệu soạn sẵn, bữa ăn sáng nấu sẵn chỉ cần hâm lại sẽ giúp bạn tiết kiệm được đáng kể thời gian. Hãy áp dụng hoặc yêu cầu chồng con bạn áp dụng tương tự để buổi sáng không phải đánh vật với thời gian và ra đường tất tả như chạy giặc nữa.
3. Họ xong việc đúng giờ
Thường thì những người hay trễ hạn bị mắc lại ở bước chuyển từ việc này sang việc khác; chẳng hạn bạn có một cuộc hẹn trong 1 tiếng đồng hồ nữa nhưng bạn không biết có kịp làm xong việc đang làm hay không, nếu cứ làm cho xong việc thì khả năng trễ hẹn là rất cao, còn nếu bỏ dở việc đang làm cho kịp hẹn thì rồi sẽ kéo theo những cái trễ khác. Vậy phải làm thế nào?
Với những người có ý thức và biết quản lý thời gian, họ luôn chia thời gian cho từng công việc trước và biết rõ họ cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành việc này trước khi chuyển sang việc khác. Không đơn giản là việc nào đến trước thì làm trước, họ cũng biết đánh giá mức độ quan trọng của từng việc để đầu tư thời gian hợp lý, bởi vì bạn biết đấy, có những việc rất mất thời gian nhưng lại chẳng mang lại được giá trị gì nhiều, nên nếu cứ cố gắng theo đuổi và cầu toàn cho mọi việc thì bạn cũng mất kha khá thời gian làm chuyện linh tinh rồi đấy.
4. Tìm giải pháp cho những việc lặp đi lặp lại
Nếu bạn cứ ngày ngày cuống cuồng tìm cho đủ nguồn sạc laptop, điện thoại, máy tính bảng trước khi đi làm, có lẽ bạn nên sắm thêm một bộ sơ cua để trong xe hoặc ở văn phòng. Nếu ngày nào bạn cũng phải lùng sục tìm chìa khoá và kính mát trước khi ra khỏi nhà, hãy tạo thói quen đặt chúng ở một vị trí cố định gần cửa. Khi bạn thấy rằng mình mất thời gian cho một việc vặt gì đó đến lần thứ ba, hãy tìm giải pháp để khắc phục nó.
5. Họ biết sử dụng thời gian chết
Có một điều thú vị là những người thường xuyên làm mọi việc sát nút và trễ hẹn thường có tâm lý ngại chờ đợi hãy sợ phải ngồi không chẳng biết làm gì. Đó cũng là lý do vì sao họ hầu như không bao giờ đến sớm rồi lại phải ngồi đợi, thà để người khác đợi mình còn hơn mình phải đợi người khác. Vấn đề này thực ra khá dễ giải quyết, thời buổi này chỉ có chuyện đủ sức để làm không thôi chứ không hề có chuyện không có gì để làm. Nếu chỉ để giết thời gian chờ đợi, hãy cài vài ứng dụng đọc báo, trò chơi đơn giản hay mang theo một cuốn sách bạn đang đọc dở.
6. Họ miễn nhiễm với bệnh “một tí nữa” hay “nốt cái này đã”
Bạn sẽ hiếm khi nghe những người biết quản lý thời gian nói họ cần “làm nốt cái này đã” hay “còn sớm, để làm thêm cái này nữa thôi.” Nấn ná để làm thêm một việc gì đó ngoài kế hoạch không phải là cách tiết kiệm thời gian mà chỉ làm phí phạm thời gian thêm vì bạn hầu như chẳng thể kiểm soát được những việc phát sinh.
Hãy tập chống lại thôi thúc trì hoãn để làm thêm việc này việc nọ và làm đúng việc bạn định và cần làm thôi.
7. Dự trù thời gian trống cho những việc phát sinh
Để công việc luôn chu toàn và đúng giờ giấc, những người biết cách quản lý thời gian luôn chêm những khoảng thời gian trống giữa các khung giờ cho từng công việc. Những khoảng trống này là cần thiết để họ giải quyết những việc phát sinh ngoài kế hoạch. Nếu bạn không tính toán tỉ mỉ được khoảng thời gian dự phòng giữa từng công việc, hãy dành cho mình ít nhất 15 phút buổi sáng và 15 phút buổii chiều cho những việc phát sinh nhé!
8. Họ rất giỏi tính toán
Những người đúng giờ thường sống rất có kế hoạch. Họ biết họ cần làm gì trong một ngày, chi tiết có thể đến từng phút, thậm chí có thể đếm được cả thời gian đi lại, gửi xe, chờ thang máy trong mọi hoàn cảnh thời tiết, chính vì thế mà dù nắng hay mưa họ cũng rất hiếm khi muộn giờ. Nếu muốn trở thành người giờ giấc, bạn phải rèn luyện thôi. Bắt đầu từ việc tính toán và ghi lại thời gian bạn thực hiện các thói quen thường nhật, và bắt đầu lên lịch cho mình, ưu tiên việc quan trọng và cắt bỏ những việc chẳng cần thiết. Quản lý thời gian không có nghĩa là nhồi nhét công việc để làm được thật nhiều việc, đơn giản là bạn sắp xếp hợp lý để làm đủ việc mà vẫn thong dong và đúng hạn thôi.
9. Họ biết khi nào mình làm việc hiệu quả nhất
Khi bạn lên kế hoạch và theo dõi lịch làm việc của mình thường xuyên, bạn sẽ biết được từng thời điểm trong ngày bạn làm tốt việc gì nhất. Nếu bạn tập trung và suy nghĩ tốt nhất vào buổi sáng, hãy dành thời gian này cho những công việc đòi hỏi chất xám nhiều nhất. Sắp xếp công việc theo năng lực trong từng thời điểm của một ngày giúp bạn tối ưu hoá được hiệu quả làm việc của mình và giữ được hứng thú với mọi việc.
Theo Trí thức trẻ
