Có những rủi ro có thể dễ dàng nhìn thấy trước khi bắt đầu tiến hành dự án, nhưng cũng có những rủi ro chỉ nhìn thấy được khi đã xảy ra. Dự án càng có nhiều sự cố xảy ra càng minh chứng cho việc nhóm dự án không thấy được đa số các rủi ro có thể xảy ra trong dự án, và cũng có thể minh chứng cho việc nhóm dự án có thể thấy được rủi ro nhưng không có biện pháp phòng ngừa hợp lý.
Việc một sự cố xảy ra mà không có kế hoạch dự phòng sẽ dẫn đến mục tiêu dự án bị tác động. Mức độ ảnh hưởng nhỏ sẽ làm trễ tiến độ, vượt ngân sách, giảm chất lượng, rối loạn nội bộ tổ chức, xa hơn nữa có thể làm thất bại toàn bộ dự án, ảnh hưởng đến uy tín tổ chức và quan hệ với khách hàng.
Vì thế, nói đến quản lý rủi ro tức là nói đến việc quản lý chủ động, tích cực hơn là xử lý sự cố, thụ động. Ý nghĩa lớn nhất của quản lý rủi ro là khai phá những rủi ro tiềm ẩn chưa được nhận diện thành những rủi ro có thể nhận diện, song hành với việc phân tích và có giải pháp hợp lý để đối phó với những rủi ro ấy. Vì sao? Dự án luôn tồn tại vô số các rủi ro tiềm ẩn chưa được nhận diện, và khi ấy, nếu rủi ro xảy ra sẽ là một bất ngờ đối với nhóm dự án. Và sự bất ngờ tiêu cực có thể mang đến những hậu quả không lường trước được.
Quản lý rủi ro chính là quá trình xác định trước các rủi ro có thể xảy ra trong dự án, phân tích, và có giải pháp phù hợp nhằm mục tiêu tăng cơ hội thành công và giảm thiệt hại cho dự án. Đây là quy trình dành cho mọi loại dự án, không quan tâm đến quy mô, tính chất dự án. Việc quản lý rủi ro cần được thực hiện theo các quy trình có thứ tự, dùng các công cụ phù hợp, và có giải pháp hiệu quả.
Quản lý rủi ro thông thường trải qua những quá trình sau: lập kế hoạch quản lý rủi ro, xác định rủi ro, phân tích rủi ro định tính, phân tích rủi ro định lượng, lập kế hoạch đối phó rủi ro, và kiểm soát rủi ro.
* Việc quản lý rủi ro tốt sẽ đưa đến:Chủ động phát hiện các cơ hội và nguy cơ có khả năng xảy ra làm tác động đến mục tiêu dự án, từ đó thực hiện giải pháp phù hợp nhằm làm tăng khả năng của cơ hội và giảm tác động của nguy cơ.
* Tiết kiệm chi phí và thời gian thực hiện dự án ngay từ giai đoạn lập kế hoạch. Việc xác định được rủi ro ngay từ đầu dự án sẽ giúp phát hiện sớm các sự cố, có giải pháp dự phòng và làm giảm chi phí, và thời gian cho dự án. Ý nghĩa thứ hai của việc này chính là loại bỏ các thông tin không chắc chắn và vì thế việc ước tính sẽ chính xác hơn và khoản chi phí dự phòng sẽ ít đi, điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho dự án.
* Tăng giá trị cho kế hoạch, làm kế hoạch thực tế và giá trị hơn. Rủi ro sẽ được thực hiện cùng với các lĩnh vực kiến thức khác như yêu cầu, thời gian, chi phí, nhân sự, chất lượng, đấu thầu. Nếu áp dụng quá trình phân tích rủi ro vào yêu cầu sẽ làm yêu cầu rõ ràng hơn, đầy đủ và chính xác hơn. Áp dụng quản lý rủi ro và thời gian sẽ làm cho việc ước tính thời gian chính xác hơn. Áp dụng quản lý rủi ro vào nhân sự sẽ lựa chọn được những nhân sự phù hợp cho dự án hơn,…
* Hạn chế/ loại bỏ những thay đổi không cần thiết xảy ra trong quá trình thực thi dự án giúp tránh các phát sinh một cách không kiểm soát được về các yêu cầu nguồn lực, thời gian, chi phí,..
* Đánh giá chi tiết và cụ thể cơ hội/nguy cơ các thành phần nhỏ hay hạng mục công việc trong dự án và có đối sách phù hợp. Việc thành công của dự án là một nỗ lực tổng hòa của từng chi tiết trong công việc cũng như việc phối hợp các lĩnh vực kiến thức lại với nhau. Áp dụng quản lý rủi ro vào từng hạng mục công việc chắc chắn sẽ mang lại sự thành công cho từng hạng mục công việc và vì thế cho toàn bộ dự án.
* Đánh giá chi tiết và cụ thể cơ hội/nguy cơ từ các phương diện: yêu cầu, thời gian, chi phí, chất lượng, nhân sự, truyền thông, mua sắm, đấu thầu và có đối sách phù hợp. Cơ hội và nguy cơ của dự án đến từ mọi lĩnh vực kiến thức khác. Việc hoàn thành xuất sắc một lĩnh vực nào đều mang lại cơ hội thành công lớn hơn cho dự án. Việc áp dụng quản lý rủi ro vào tất cả các lĩnh vực kiến thức một cách toàn diện sẽ là một phương pháp tối ưu nhằm loại bỏ những nguy cơ và phát huy những cơ hội từ nhiều góc nhìn khác nhau.
* Đánh giá chi tiết và cụ thể cơ hội/nguy cơ từ môi trường bên ngoài, môi trường nội bộ, các ràng buộc, các giả định của dự án và có đối sách phù hợp.
* Giúp nhà quản trị hiểu rõ hơn về dự án/hoạt động kinh doanh nếu áp dụng quá trình quản lý rủi ro.
* Giúp công tác quản lý của tổ chức mang tính hệ thống, bài bản, và chuyên nghiệp.
* Ảnh hưởng tích cực đến văn hóa tổ chức, tinh thần làm việc của nhân viên, và trách nhiệm với cộng đồng.
* Tăng sự thỏa mãn khách hàng, nâng cao giá trị thương hiệu, uy tín.
Bằng những giá trị vô giá của mình mang lại cho dự án, quản lý rủi ro luôn là một lĩnh vực được chú ý hàng đầu cùng với quản lý dự án. Trào lưu áp dụng những phương pháp và công cụ chuẩn quốc tế như tiêu chuẩn quản lý rủi ro của PMI ngày càng phổ biến nhằm góp phần vào việc nâng cao hiệu quả của quản lý dự án và mang đến sự thành công cho dự án. Quý vị có thể tìm thấy nhiều bài chia sẻ kinh nghiệm hoặc khóa đào tạo theo tiêu chuẩn quốc tế PMI tại một số đơn vị, đơn cử như Viện FMIT.
Kenhtuyensinh.vn (Theo: FMIT)
