Những sự cố phổ biến và cách xử lý khi thuyết trình

Kỹ năng thuyết trình: Các sự cố phổ biến và cách xử lý chuyên nghiệp nhất

3 sự cố mọi người thường gặp nhất khi thuyết trình

Trong khi thuyết trình, đôi lúc bạn sẽ phạm một số sai lầm hoặc gặp các sự cố như quên lời, khán giả không tập trung, mic bị hỏng,… là một người có kỹ năng thuyết trình chuyên nghiệp, bạn cần phải bình tĩnh và tìm cách xử lý tình huống tốt nhất. Dưới đây là một số tình huống thường gặp nhất khi thuyết trình:

1. Đột nhiên quên kịch bản

Tự dưng đầu óc bị trống rỗng, bạn không biết phải nói gì, ngôn từ, kiến thức như bay khỏi đầu bạn, đừng nên lo lắng quá, bất cứ ai cũng có lúc trải qua cảm giác này. Bạn không nên sợ hãi, hãy hít thở thật sâu để bình tĩnh lại. Hãy để cho mọi người nghĩ rằng bạn đang dừng lại một chút để suy nghĩ mà thôi. Lúc này bạn nên nhìn vào màn hình chiếu hoặc sổ tay ghi chép để tìm gợi ý cho mình trong tình huống đó.

Lợi dụng cơ hội này để đặt câu hỏi cho những người nghe. Nếu điều mà bạn quên là một thông tin không mấy quan trọng và nếu có bỏ nó cũng không gây ảnh hưởng đến bài thuyết trình thì bạn hãy bỏ qua luôn mà tiếp tục đi vào phần sau của bài diễn thuyết. Nếu không nhớ được thì cố gắng quên hắn thông tin đó đi đừng cố gắng để nó ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả cảu cả bài diễn thuyết của bạn. Hoặc bạn có thể bổ sung nó sau khi bạn nhớ ra được. Hãy an ủi rằng người nghe sẽ không mấy để ý đến phần thông tin mà bạn quên đi và không thể trình bày được.

Trước khi nói bạn phải suy nghĩ cẩn thận và chắc chắn xem mình muốn và cần phải nói điều gì. Nếu không làm được như vậy, mọi người sẽ có thể tìm ra điểm yếu của bạn một cách dễ dàng.

Hãy ghi nhớ rằng mục tiêu của bạn không phải là hướng tới sự hoàn mỹ mà là cố gắng để đảm bảo truyền đạt thông tin cần thiết đến người nghe. Việc thỉnh thoảng quên đi một điều gì đó thật ra cũng không hẳn là một vấn đề lớn, điều quan trọng là bạn xử lý sự cố thuyết trình như thế nào, và đừng để lặp lại tình huống này nhiều nhé.

2. Bạn không thu hút được sự chú ý

Điều này rất dễ dàng xảy ra trong buổi thuyết trình, đừng lo lắng hãy bình tĩnh và nhìn thẳng vào đám đông đang gây ồn ào mất trật tự đó, lúc này những người nghe xung quanh sẽ giúp bạn ổn định trật tự của đám đông ồn ào đó. Bạn có thể làm điệu bộ như khi bắt đầu thuyết trình cầm micro, lấy ra những tấm bìa kẹp tài liệu hoặc cuốn sổ ghi chép của bạn. Hướng về phía đám đông đang gây ồn ào và mỉm cười với họ nói to với thái độ thân thiện có thể là  “chúng ta dừng lại một lát rồi, bây giờ chúng ta tiếp tục nhé”. Và sau đó bạn hãy tiếp tục bài thuyết trình của mình.

Tuyệt đối không được mất bình tĩnh mà nổi cáu với đám đông đang gây ồn đó, làm như vậy bạn đã góp phần phá hỏng không khí của buổi thuyết trình của mình rồi đấy.

3. Hài hước không đúng chỗ

Hài hước là một trong những bộ môn nghệ thuật gây cười cho người khác, mà hầu như có tác dụng hiệu quả cho mọi mối quan hệ. Nhưng bạn phải học cách sử dụng kỹ năng sống này đúng cách, đúng lúc, đúng chỗ, thì lúc này sự hài hước sẽ trở thành phương thức tốt nhất giúp bạn phá vỡ bầu không khí căng thẳng, nặng nề. Nếu bạn không có năng khiếu hài hước hay gây cười cho người khác, bạn nên sưu tầm những câu chuyện hài hước mà bạn yêu thích để sử dụng vào những dịp cần thiết.

Hãy đảm bảo những mẩu chuyện hài hước mà bạn sử dụng đều có thể củng cố cho chủ đề của bài thuyết trình của bạn. Những mẩu chuyện hài hước mà bạn sử dụng đều phải hợp lý và đúng lúc.

Nếu cần kể một câu chuyện cười thì đối tượng của câu chuyện đó hướng về phải là chính bạn chứ không phải bất cứ ai khác. Cần phải cố gắng giữ bình tĩnh, vì nếu bạn cười trước khi kể câu chuyện đó cho người nghe, lúc này bạn đã làm hỏng không khí ban muốn tạo ra rồi đó. Không nên thể hiện sự giả tạo, hãy để mọi người thấy được những biểu hiện tự nhiên nhất của bạn. Lời lẽ phải rõ ràng và ngắn gon, bạn càng cười cợt thì càng dễ tạo cho mọi người ấn tượng về sự lố bịch.

Nếu sau khi bạn kể xong câu chuyện cười mà không ai cười thì cũng đừng vội nản và thất vọng trách móc mọi người. Bạn chỉ cần điềm nhiên tiếp tục bài thuyết trình của mình là được. Tất cả đòi hỏi bạn phải có sự bình tĩnh và tự tin vào kỹ năng thuyết trình của chính mình.

Những sự cố phổ biến và cách xử lý khi thuyết trình

Các bước xử lý sự cố chuyên nghiệp trong kỹ năng thuyết trình

Không đờ ra hoặc la lớn

Đầu tiên, bạn nên biết một điều, gặp biến cố khi thuyết trình là một chuyện quan trọng, nhưng quan trọng hơn là việc bạn xử lý biến cố đó như thế nào. Thế nên, dù cho cả thế giới đều biết nhóm của bạn đang "trật đường ray"; thì bạn cũng phải cố tỏ ra bình tĩnh, không đờ ra như tượng hoặc hoảng hốt la lớn. Sự chuyên nghiệp không chỉ thể hiện ở cách chúng ta giải quyết "khủng hoảng" mà còn ở phản ứng đầu tiên của chúng ta khi đối diện với nó.

Tìm cách ra hiệu cho thủ phạm

Và, chỉ khi thực sự bình tĩnh, chúng ta mới tìm những cách hay để báo hiệu cho "thủ phạm" rằng họ đang gặp vấn đề. Kể cả khi bạn hoảng sợ như thế nào thì cũng không được giựt mic hoặc ngắt lời bằng cách la lớn; đó là hai phương cách tối kỵ, bởi nó thể hiện sự yếu kém trong tâm lý cũng như thiếu tinh thần đồng đội. Chúng ta có thể báo động cho đồng đội bằng ánh mắt, chạm nhẹ vào tay hoặc ngôn ngữ cơ thể tế nhị nào đó.

Chữa cháy bằng sự hài hước

Trao cơ hội "chữa cháy" cho chính "thủ phạm"; chỉ khi cảm thấy người đó không được chúng ta mới tiếp sức. Nhưng dù ai là người đứng ra giải quyết vấn đề, cũng phải theo nguyên tắc: đừng quá "bi kịch hóa" mà hãy "hài hước hóa" sự sai sót đó, hãy coi đó như một tai nạn mà ai cũng có thể gặp phải, biến nó thành một điểm nhấn thú vị trong bài thuyết trình của mình. Ví dụ: Do quá hồi hộp và nôn nóng, một người trong nhóm tiến lên cầm mic trong khi chưa đến lượt; chúng ta có thể "bào chữa" rằng: do người đó quá tâm huyết với vấn đề nên không thể chờ đợi đến lượt.

Nhanh chóng đưa mọi chuyện trở lại đường ray

Quan trọng nhất, bạn phải nhanh chóng đưa mọi chuyện trở lại đường ray, không nên quá sa đà vào chuyện "chữa cháy". Mọi người đến tham dự là để nghe nhóm bạn trình bày chủ đề chính của buổi thuyết trình, chứ không phải xem bạn biểu diễn cách giải quyết "khủng hoảng". Ngoài ra, chẳng ai cho bạn thêm thời gian kể cả khi bạn gặp sự cố.

Bí quyết để buổi thuyết trình diễn ra suôn sẻ: SỰ CHUẨN BỊ!

Bao giờ cũng vậy khâu chuẩn bị cho buổi thuyết trình thường tốn nhiều thời gian nhất, vì chuẩn bị kỹ càng, tỉ lệ thành công sẽ càng lớn. Ở bước này chúng ta sẽ liệt kê ra danh sách các việc cần làm, nhưng không thể thiếu các việc chính sau:

• Chuẩn bị nội dung: Khi chuẩn bị nội dung, chúng ta phải phân tích, rồi liệt kê các ý chính, ý phụ và sắp xếp theo trình tự ưu tiên nêu còn thời gian thì sẽ cho thêm các ý phụ minh họa cho bài diễn thuyết.
• Chuẩn bị thông tin: Trong thời đại công nghệ thông tin như hiện nay, mọi thứ được luôn được cập nhật và đổi mới liên tục. Vì vậy, những thông tin của bài thuyết trình phải là thông tin được cập nhật mới nhất, chính xác nhất, và thông tin chúng ta có thể thu thập từ nhiều nguồn. Tuy nhiên những thông tin, ý tưởng đó phải được sắp xếp một cách logic hoặc thêm, bớt nếu cần thiết.
• Tìm hiểu văn hóa: Mỗi vùng, miền, tổ chức hay quốc gia, họ đều có những văn hoá và nguyên tắc ứng xử khác nhau. Bạn sẽ gặp khó khăn, thậm chí thất bại nếu vi phạm những nguyên tắc đó. Nên trước khi thuyết trình, chúng ta cần tìm hiểu về văn hoá của tổ chức hay quốc gia mà ta sẽ thuyết trình để có lối ứng xử phù hợp.
• Tìm hiểu về khán giả: Trong binh pháp của Tôn Tử có câu "Tri kỷ tri bỉ, bách chiến bách thắng" (Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng). Trong kỹ năng thuyết trình cũng vậy, khi bạn càng hiểu về khán giả thì bạn càng tự tin và đáp ứng đúng nhu cầu của khán giả khi thuyết trình, và cố gắng tìm hiểu những vấn đề mà họ quan tâm để có thể lồng ghép vào bài thuyết trình. Một trong những bí quyết thuyết trình hiệu quả đó là diễn giả phải luôn luôn ở thế chủ động và làm chủ khán phòng trong mọi tình huống.
• Xây dựng mục tiêu: Thông thường khi thuyết trình, điều hiển nhiên chúng ta phải biết mục đích mình nói là để làm gì, mục tiêu mình nói để được cái gì? Tuy nhiên, đôi khi những điều quá hiển nhiên đó bị chúng ta lại xem nhẹ, vậy sau bài thuyết trình khán giả có hiểu rõ điều chúng ta muốn truyền đạt là gì? Họ được yêu cầu làm gì? Và tại sao lại như thế? v.v.v... Với những điều càng cơ bản này, ta lại càng phải xác định rõ ràng, và không được phép chủ quan.
• Tìm kiếm chủ đề: Khi chọn chủ đề, ta nên chọn chủ đề khán giả quan tâm, chủ đề mới mang tính thời sự, hoặc chủ đề mà ta rỏ nhất.
• Xác định mục đích: Tại sao bạn lại tham gia buổi thuyết trình này? Bạn muốn truyền đạt thông tin gì đến khán giả? Bạn muốn khán giả làm gì sau buổi thuyết trình? Khi xác định rỏ mục đích bạn sẽ biết mình phải làm gì, tập trung vào đâu và phương pháp nào là thích hợp nhất.

Kết luận:

Các sự cố trong khi thuyết trình là điều không ai mong muốn. Tuy nhiên, bạn có thể giảm thiểu nó bằng cách chuẩn bị thật chu đáo hoặc giải quyết các tình huống sự cố một cách linh hoạt và chuyên nghiệp. Hi vọng với bài viết trên đây sẽ giúp cho bạn có thêm hành trang kiến thức trên con đường rèn luyện và nâng cao kỹ năng thuyết trình của mình. Đừng quên theo dõi mục kỹ năng thuyết trình của kenhtuyensinh hàng ngày để cập nhật thêm nhiều bài viết mới.

Bài viết có tham khảo từ Kyna.vn

Bài viết thuộc chủ đề: thuyết trình, kỹ năng thuyết trình, các sự cố khi thuyết trình, cách xử lý sự cố khi thuyết trình, bí quyết thuyết trình hiệu quả, các bước chuẩn bị thuyết trình.