Những nguyên tắc vàng về kỹ năng giao tiếp ứng xử nơi công sở: Phần 1: 10 nguyên tắc vàng trong ứng xử công sở
Một ngày bạn làm việc 8h tại công sở, bạn thường xuyên tiếp xúc với nhà lãnh đạo, đồng nghiệp và các khách hàng… Giao tiếp ứng xử với họ nơi công sở như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất và thể hiện nét văn hóa trong ứng xử đang là boăn khoăn của không ít “dân công sở”. Academy.vn xin chia sẻ với bạn 10 nguyên tắc “vàng” trong ứng xử công sở giúp bạn thành công.
Học cách ứng xử với cấp trên: Trong mọi tình huống giao tiếp, ứng xử với cấp trên bạn nên giữ thái độ bình tĩnh, tự tin khi trình bày những quan điểm của mình. Khi gặp bất đồng với sếp về quan điểm hay công việc bạn hãy cư xử thật khéo léo và góp ý sếp một cách tế nhị nhất. Tránh gây bất hòa, cãi vã với sếp khi ý kiến của bạn không được chấp nhận điều này sẽ làm ảnh hưởng đến hình ảnh của bạn trong mắt sếp và đồng nghiệp. Để trở thành một nhân viên được sếp tin cẩn và đánh giá cao bạn cũng nên trình bày thẳng thắn, rõ ràng các chính kiến của mình trong công việc. Hãy tiến hành thực hiện công việc với sếp của bạn trên tinh thần cùng hợp tác và phát triển.
Những nguyên tắc vàng về kỹ năng giao tiếp ứng xử nơi công sở
Tôn trọng đồng nghiệp: Đồng nghiệp là những người mà bạn sẽ thường xuyên tiếp xúc với họ và cùng nhau hợp tác xây dựng các dự án của công ty. Vậy nên, bạn cần thiết lập những mối quan hệ ấy trên cơ sở xây dựng và tôn trọng lẫn nhau. Tránh tình trạng xem mình “giỏi hơn đồng nghiệp” bạn sẽ khó tìm được tiếng nói chung với họ trong công việc. Ngược lại, bạn cũng không nên quá tự ti bản thân mình về trình độ và chuyên môn so với đồng nghiệp điều này sẽ khiến bạn dễ chán nản và làm sa sút chất lượng công việc. Hãy xem những người đồng nghiệp của mình như những người bạn đồng hành cùng nhau chia sẻ công việc và tận hưởng thành công.
Xây dựng quan hệ với cấp dưới. Đây chính là những cộng sự đắc lực giúp bạn hoàn thành tốt mọi công việc được cấp trên giao phó. Cần tạo cho họ niềm tin và giúp họ có một nguồn năng lượng tràn đầy để có thể bắt đầu công việc. Truyền cảm hứng cho họ mọi lúc, mọi nơi, tránh thái độ ra lệnh, quát tháo cấp dưới. Tuy nhiên, cần có những quy định nghiêm khắc để nhân viên có thể hoàn thành công việc đúng hạn.
Đừng biến mình thành “thiên lôi công sở". Trong công việc bạn nên có chính kiến riêng, không nên quá thụ động. Bạn nên hiểu rõ vị trí và những công việc mình đang làm, tránh tình trạng “ai bảo gì làm làm nấy”. Cần có một tiến trình làm việc rõ ràng và cụ thể, tốt nhất vào mỗi đầu tuần bạn nên lên kế hoạch làm việc và đánh giá hiệu quả vào ngày cuối tuần.
Tránh những đề nghị không phù hợp với chuyên môn: Một ngày bạn cũng chỉ có 8 giờ để làm việc tại công sở, vì thế bạn phải tận dụng tối ưu thời gian đó. Không nên quá “ôm đồm” công việc vào mình hoặc nhận quá nhiều lời nhờ vả giúp đỡ từ đồng nghiệp mà bạn cảm thấy điều đó không phù hợp với bạn. Nên biết nói từ chối một cách khéo léo và tế nhị nhất có thể.
Hạn chế “tán gẫu” quá nhiều nơi công sở: Bạn chỉ nên đưa ra những tình huống trò chuyện khi cần thiết hoặc những lúc rảnh rỗi. Không quá lạm dụng chúng, đặc biệt việc tán gẫu quá nhiều sẽ làm bạn mất điểm trong mắt sếp và khiến cho đồng nghiệp ngán ngẩm. Đừng biến mình thành “bà tám” công sở trong khi bạn còn một núi công việc cần giải quyết.
Khoe khoang tiền thưởng: Hiện nay, để đảm bảo tính khách quan và công bằng với năng lực làm việc của mỗi nhân viên các công ty thường ít tiết lộ lương thực nhận và các khoản lợi nhuận khác. Việc bạn khoe khoang về lương hay tiền thưởng với đồng nghiệp sẽ khiến bạn trở nên thiếu tế nhị và tự bạn có thể cô lập bạn với mọi người.
“Nói xấu” đồng nghiệp: Đây là một trong những điều tối kỵ ở bất cứ công ty hay tổ chức nào. Nếu không hài lòng với cấp trên hay đồng nghiệp bạn nên thẳng thắn và tế nhị góp ý cùng họ. Không nên, nói xấu họ hay cố tình “chia bè kết phái” sẽ chẳng có gì hay khi bạn là người hết nói xấu người này lại chê bai người khác.
Văn hóa sử dụng điện thoại: Hãy cho đồng nghiệp thấy rằng bạn là người sử dụng công nghệ thông minh. Trước khi bước vào một cuộc họp hay gặp gỡ khách hàng bạn nên tắt bớt hoặc chuyển về chế độ im lặng cho chiếc điện thoại của mình. Sẽ thật khiếm nhã khi bạn đang làm việc với đồng nghiệp và khách hàng mà chuông điện thoại cứ reo lên ầm ĩ.
Làm việc hết sức, chơi hết mình: Khi bạn đã xây dựng cho mình một thái độ làm việc nghiêm túc và mang lại những kết quả khá khả quan thì tại sao lại không cùng các đồng nghiệp mình “xả tress” nhỉ ? Bạn nên tham gia hết mình vào những hoạt động do công đoàn công ty tổ chức, chính lúc này bạn sẽ khám phá được những điều thú vị từ đồng nghiệp của mình.
Những nguyên tắc vàng về kỹ năng giao tiếp ứng xử nơi công sở. Phần 2: 10 kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh bạn nên biết
Chúng ta sử dụng kỹ năng giao tiếp hằng ngày, qua những cuộc nói chuyện với mọi người xung quanh. Vì thế việc giao tiếp trở nên dễ dàng với quen thuộc với mỗi người. Nhưng việc giao tiếp trong cuộc sống hàng ngày và kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh không giống nhau. Nếu bạn có thể sử dụng những câu nói xã giao, dí dỏm để nói chuyện với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp thì ngôn ngữ giao tiếp trong kinh doanh không như vậy. Vậy cần có những kỹ năng gì để buổi nói chuyện thành công, đạt kết quả như ý?
Những kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh bạn nên biết
Chú ý tới ngôn ngữ cơ thể: Ngôn ngữ cơ thể là điều đầu tiên bạn cần cho kỹ năng giao tiếp, gặp gỡ khách hàng. Có thể bề ngoài của bạn không xinh đẹp, hấp dẫn nhưng không có nghĩa khách hàng chấp nhận một đối tác ăn mặc lôi thôi tới gặp mình. Ngoài trang phục bạn cũng cần chú ý đến cách đi lại, biểu hiện của khuôn mặt… Tất cả những điều tưởng như rất nhỏ đó lại là vấn đề mấu chốt cho việc mở đầu cuộc trò chuyện được thuận lợi. Đọc thêm bài viết Giải mã ngôn ngữ cơ thể để hiểu thêm về vai trò và sức ảnh hưởng của nó tới hiệu quả trong các cuộc giao tiếp. Nếu chưa thực sự tự tin về cách sử dụng ngôn ngữ cơ thể để tạo ấn tượng và gây ảnh hưởng tích cực tới người khác, bạn có thể học Kỹ năng giao tiếp ứng xử hàng ngày trên kenhtuyensinh.vn.
Chuẩn bị trước cho câu chuyện của bạn: Cần phân biệt rõ ràng giao tiếp trong kinh doanh và đời sống. Trong kinh doanh, cần sự chính xác và rõ ràng, vì vậy để không làm lãng phí thời gian và có thể làm chủ cuộc trò chuyện bạn nên chuẩn bị trước cho câu chuyện của mình. Bạn hãy chuẩn bị những câu hỏi bạn muốn hỏi khách hàng và chuẩn bị trước những câu trả lời mà khách hàng có thể sẽ hỏi bạn. Việc làm này sẽ giúp bạn tự tin hơn khi đứng trước đối tác của mình và cũng là cách làm cho đối tác đánh giá cao về bạn.
Cười và chào đối tác một cách thân thiện: Khi gặp đối tác của mình, bạn không nên giữ vẻ mặt nghiêm nghị mà hãy nở nụ cười và tiến lại gần chào họ một cách thân thiện. Cách làm này sẽ giúp cho bạn lấy được cảm tình của đối tác và cũng là cách giúp cho việc mở đầu cuộc trò chuyện suôn sẻ.
Sử dụng ngôn từ chuẩn mực và chính xác: Bạn nên biết ngôn ngữ sử dụng giao tiếp trong kinh doanh cần sự chuẩn mực và chính xác. Không phải cứ nói nhiều mới thể hiện bạn là người hiểu biết hay làm chủ cuộc trò chuyện, mà bạn cần biết khi nào cần nói và khi nào không. Ngôn ngữ giao tiếp trong kinh doanh cũng cần lịch sự và trang trọng hơn một cuộc nói chuyện bình thường khác.
Biết lắng nghe: Dù bạn là người làm chủ cuộc trò chuyện hay không cũng cần phải biết lắng nghe đối tác của bạn. Bạn không nên dành nói quá nhiều mà cần phải lắng nghe ý kiến của đối phương để biết họ nghĩ gì, muốn gì. Điều đó không chỉ thể hiện bạn là người lịch sự, tôn trọng đối tác mà còn giúp bạn có thêm thông tin từ phía bên kia.
Tôn trọng đối tác: Tôn trọng đối tác nghĩa là bạn luôn đặt họ lên hàng đầu, khi trò chuyện bạn phải dành hết sự tập trung cho câu chuyện và quan sát, lắng nghe họ. Không nên nói chuyện với khách hàng mà mắt liên tục đảo xung quanh hoặc có những hành động, lời nói khó nghe.
Hãy đưa ra lời khuyên đúng thời điểm: Giao tiếp trong kinh doanh đòi hỏi bạn phải là người nhanh nhạy trong việc nắm bắt thông tin truyền đạt từ đối tác. Vì vậy, khi đối tác của bạn nói lên suy nghĩ, ý định của họ bạn hãy lắng nghe cẩn thận để chắc chắn rằng đã hiểu rõ những gì họ muốn truyền đạt, sau đó hãy từ tốn đưa ra lời khuyên nếu họ muốn nghe ý kiến của bạn. Đừng vội vàng đánh giá suy nghĩ của đối phương, cho dù theo bạn đó là một ý tưởng tồi và bạn có ý tưởng hay hơn.
Sự rõ ràng: Khách hàng sẽ không có nhiều thời gian để nghe bạn vòng vo về điều bạn muốn nói, vì vậy cách tốt nhất là bạn hãy đi thẳng vào vấn đề chính của câu chuyện. Bởi trong kinh doanh, nếu bạn nói bóng gió sẽ khiến cho đối tác cảm thấy khó chịu và có thể bạn sẽ để mất điểm trong mắt khách hàng vì điều này.
Kiên định quan điểm: Tôn trọng và đặt khách hàng lên trên hết là điều cần thiết để bạn đàm phán thuyết phục họ, nhưng không có nghĩa là bạn chấp nhận nhượng nhịn. Dù trong bất kỳ hoàn cảnh nào, bạn hãy kiên trì với quan điểm của mình. Những khách hàng thông minh sẽ chọn những đối tác có chính kiến, kiên định quan điểm chứ không bao giờ chọn đối tác dễ thay đổi vì sự tác động từ bên ngoài.
Làm chủ cảm xúc khi giao tiếp với khách hàng: Cảm xúc của mỗi người rất khác nhau, nhất là đối với những người ưa nói nhiều. Nhưng khi tiếp xúc với khách hàng bạn hãy luôn nhắc nhở bản thân không để cảm xúc riêng của cá nhân chi phối cuộc trò chuyện. Bởi như vậy rất dễ làm hỏng cuộc nói chuyện, tệ hơn nữa họ có thể đánh giá bạn là người không lịch sự và không đáng tin tưởng để hợp tác. Giao tiếp trong kinh doanh không khó nhưng bạn cũng đừng nên xem nhẹ nó, bởi khi bạn nói ra điều gì đó với đối tác, khách hàng nghĩa là bạn đã có dự định trước và điều đó rất quan trọng đối với bạn. Vì thế, bạn nên chuẩn bị thật kỹ cho những lần giao tiếp như vậy, bởi bạn không thể nói với khách hàng một điều gì đó xong lại nói rằng tôi nhầm, đó không phải là sự thật… Điều đó sẽ khiến đối tác của bạn khó chịu và đẩy bạn vào thế bị động, làm ảnh hưởng đến kết quả cuộc trò chuyện của cả hai bên.
Những nguyên tắc vàng bạn phải tuân thủ trong kỹ năng giao tiếp qua điện thoại
- Đừng hứa sẽ gọi điện cho ai rồi quên khuấy mất.
- Đừng gọi nhầm tên người bên kia đầu dây. Nếu không biết, hãy hỏi thẳng thắn.
- Đừng nghĩ rằng người bên kia không biết bạn đang vừa nói điện thoại vừa ăn uống, hút thuốc, ngáp, …
- Cố gắng kết thúc cuộc này rồi hãy bắt cuộc khác. Bạn có thể nhầm lẫn nội dung hai cuộc điện thoại. Hơn nữa, người gọi sẽ cảm thấy không được tôn trọng.
- Đừng bất nhã yêu cầu người bên kia phải gọi điện vào lúc khác.
- Đừng chuyển cuộc gọi qua nhiều người.
- Không nên giữ thái độ thiếu nhiệt tình khi nói chuyện, kể cả khi đó không phải là khách của mình. Nếu họ muốn gặp người khác, hãy nhiệt tình chuyển hoặc hỏi họ lời nhắn.
- Đừng phát ngôn nếu không chắc chắn vào những gì mình nói.
- Bất ngờ gác máy mà không có sự giải thích!
10 tuyệt chiêu giúp bạn ghi điểm trong giao tiếp ứng xử nơi công sở
1. Mỉm cười
Chẳng ai muốn ở cạnh một người mặt mũi suốt ngày cau có. Hãy cho đồng nghiệp thấy bạn là một người thân thiện. Đồng thời giữ một thái độ tích cực và hứng khởi đối với công việc và cuộc sống. Thường xuyên nở nụ cười. Chính nguồn năng lượng toả ra nơi bạn sẽ giúp lôi kéo những người khác về phía mình.
2. Thấy được ưu điểm của người khác
Hãy tìm ra ưu điểm của những người cùng làm việc với bạn và giúp họ thấy điều đó. Đừng tiếc lời ngợi khen và khuyến khích người khác. Nói lời cảm ơn khi ai đó giúp đỡ bạn. Và hãy để đồng nghiệp thấy họ được chào đón khi gọi điện đến hay ghé vào văn phòng của bạn. Nhớ cư xử với người khác theo cách mà bạn muốn họ đối với mình.
3. Chú ý đến những người xung quanh
Quan sát những gì đang diễn ra trong cuộc sống của mọi người xung quanh bạn. Chúc mừng khi họ có chuyện vui và bày tỏ sự cảm thông cũng như sự chia sẻ nếu họ gặp khó khăn hay có chuyện không may. Luôn nhìn vào mắt người khác khi trò chuyện và gọi đồng nghiệp bằng tên. Và cuối cùng hãy lắng nghe ý kiến của họ.
4. Luyện thói quen lắng nghe một cách tích cực
Điều này thể hiện bạn có ý định lắng nghe và thấu hiểu quan điểm của người khác một cách cẩn thận. Nói cách khác, bạn diễn đạt lại những gì người khác nói bằng ngôn ngữ của mình. Nhờ vậy bạn sẽ hiểu được ý của họ và người đối thoại cũng biết rằng bạn đang đáp lại một cách thật lòng. Đồng nghiệp của bạn sẽ đánh giá cao khi biết rằng bạn đang thực sự lắng nghe.
5. Tạo môi trường làm việc giúp gắn kết tình cảm giữa mọi người
Tạo ra môi trường khuyến khích mọi người làm việc cùng nhau. Đối xử công bằng và không thiên vị ai cũng như tránh nói xấu đồng nghiệp. Lắng nghe những kiến nghị của người khác đồng thời kiểm tra lại những thông tin trước khi muốn đưa ra một phát biểu hay thông báo. Một người có quan điểm rõ ràng và công bằng sẽ chiếm được lòng tin của người khác.
6. Giúp hoà giải mâu thuẫn
Đây là bước tiếp theo bạn cần làm sau khi tạo ra môi trường làm việc thân thiện. Hãy học cách trở thành một người trung gian chuyên giải quyết các xung đột một cách hiệu quả. Nếu đồng nghiệp của bạn bất đồng với nhau về những mâu thuẫn cá nhân hay trong công việc, hãy cùng ngồi xuống và giúp họ hoà giải. Điều này sẽ giúp bạn đạt được sự tôn trọng và ngưỡng mộ từ những người xung quanh.
7. Cân nhắc lời nói của mình
Chú ý đến nội dung và cách thức bạn nói chuyện để tránh làm người khác hiểu lầm. Lời nói là biểu hiện của trí thông minh và sự chín chắn không phân biệt độ tuổi. Do đó, chẳng ai đánh giá cao ý kiến của một người nói trước rồi mới suy nghĩ.
8. Thể hiện đúng cách sự hài hước
Đừng ngại tỏ ra hài hước hay khéo léo khi chuyện trò. Phần lớn mọi người thường bị thu hút bởi một người có thể làm họ bật cười. Hãy sử dụng óc hài hước như là một công cụ giúp bạn gỡ bỏ những rào cản trong giao tiếp và lôi cuốn sự chú ý của người khác.
9. Nhìn sự việc từ quan điểm của người khác
Ý nghĩa của từ đồng cảm là đặt mình vào trường hợp của người khác để hiểu cảm giác của họ. Hãy nhìn sự việc dưới quan điểm của họ. Có thể điều này sẽ khiến bạn thấy khó khăn do những cảm xúc của bản thân. Tuy nhiên, những người biết kiềm chế những cảm xúc của mình mới có thể đồng cảm với người khác được.
10. Đừng phàn nàn
Không gì tồi tệ hơn là làm việc với một người chỉ biết phàn nàn. Nếu muốn trút tâm sự về điều gì đó, cách tốt nhất là viết nhật ký. Trường hợp muốn trò chuyện với người thân hay bạn bè thì hãy nói một cách ngắn gọn. Đừng làm người khác bực mình nếu bạn không muốn bị mang tiếng là hay phàn nàn.
Kết luận:
Có thể bạn chưa biết nhưng thời gian bạn ở công sở có khi còn nhiều hơn thời gian bạn hoạt động ở nhà. Vì thế, hãy giao tiếp ứng xử thật khéo léo để tạo cảm giác thoải mái cho chính mình và tăng hiệu quả cho cồng việc. Với những gợi ý trên đây, chúng tôi hi vọng bạn sẽ có những mối quan hệ tốt đẹp trong môi trường công sở của mình.
Theo Academy.vn
Bài viết thuộc chủ đề: kỹ năng giao tiếp, giao tiếp nơi công sở, bí quyết giao tiếp thông minh, cách ứng xử nơi công sở, môi trường giao tiếp nơi công sở.
