Các nguyên tắc cần biết khi viết thư giao dịch bằng tiếng Anh
Dưới đây là một số thông tin bạn cần đảm bảo đầy đủ khi viết email bằng tiếng Anh cho bạn bè, khách hàng tiềm năng hoặc đối tác,..
1. Thông tin cá nhân của người viết:
Địa chỉ, điện thoại, fax hay địa chỉ hòm thư (e-mail) được đặt đầu thư, ở chính giữa hoặc bên phải bức thư.Tránh dùng tên riêng của bạn trừ khi đây là thư từ cá nhân vì khi viết thư giao dịch, người viết thường dùng tên công ty.
2. Ngày tháng:
Hãy cẩn thận khi viết ngày tháng trong bức thư. Người Anh sẽ viết ngày trước tháng sau (04/ 02/ 2000) còn người Mỹ lại viết tháng trước ngày sau (02/ 04/ 2000). Cách viết theo kiểu số này có thể gây nhầm lẫn. Vì thế, tốt hơn hết là bạn viết thứ ngày tháng đầy đủ ( 4 February 2000 hoặc February 2nd, 2000). Cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp này không chỉ tránh nhầm lẫn mà còn lịch sự hơn cách chỉ dùng số.
3. Tên và địa chỉ người nhận:
Cách trình bày tên, chức danh, tên công ty, và địa chỉ giao dịch của đối tác (người nhận) giống như cách bạn trình bầy tên công ty của bạn và các thông tin liên quan ở đầu thư. Chỉ có một điểm khác là những thông tin về người nhận được đặt ở bên trái thư hay vì bên phải hay chính giữa.
4. Mã thư bạn hồi âm:
Vì số lượng thư giao dich trong ngày rất nhiều nên các bức thư thương mại thường có mã số riêng. Khi bạn viết trả lời, đừng quên ghi mã số bức thư bạn muốn hồi đáp (Your ref: 01234). Nếu muốn hãy ghi mã số thư của bạn trong trường hợp người nhận muốn hồi đáp lại cho bạn (My ref: 56789 hay Our ref: 56789).
5. Cách xưng hô đầu thư:
Một bức thư giao dịch bằng tiếng Anh thường bắt đầu bằng “Dear…” nếu bạn không quen người nhận. Ví dụ: Dear Mr. Smith Dear Mrs. Smith Dear Miss Smith Dear Ms. Smith Dear Sir Dear Madam Dear Sirs Dear Gentlemen.
6. Tiêu đề:
Tiêu đề bức thư sẽ rất hữu ích nhưng không phải là phần bắt buộc phải có trong thư.
7. Nội dung:
Nội dung bức thư sẽ được trình bày thành khối với những đoạn văn mạch lạc, rõ ràng trình bày thông tin mà bạn muốn chuyển tới người đọc. Đầu dòng sẽ bắt đầu từ lề trái, không thụt vào như cách viết thư trước đây.
8. Cuối thư:
Cuối thư giao dịch với những người bạn không quen, người Anh thường dùng những cụm như: Yours sincerely, Yours faithfully, Yours truly...
9. Chữ ký:
Bạn nên ký bằng mực đen hoặc mực xanh, tốt nhất là dùng bút mực.
10. Tên họ đầy đủ của người viết:
Bạn nên viết tên họ đầy đủ của mình vào ngay dưới chữ ký. Ví dụ: Nguyen Van A, Le Thuy B.
11. Chức danh của người viết:
Chức danh của người viết trong thư giao dịch thương mại thưòng được viết ngay dưới tên họ đầy đủ của người đó.
12. Ghi chú tài liệu gửi kèm:
Trong trường hợp có tài liệu gửi kèm theo thư, bạn có thể viết cuối thư ghi chú về số lượng tài liệu gửi kèm. Ví dụ: Enc: 2...
Những mẫu câu thường dùng khi viết email bằng tiếng Anh
Chào hỏi ngắn gọn ban đầu
Dear Mr. …./ Ms… (Nếu bạn biết tên người nhận)
Dear Sir or Madam (Nếu bạn không biết tên người nhận
I hope you are enjoying a fine summer. (Tôi hi vọng ngài đang có một mùa hè thú vị)
Thank you for your kind letter of January 5th. (Cảm ơn ngài vì bức thư ngày 5/1). trung tam hoc tieng anh giao tiep
I came across an ad for your company in The Star today. (Tôi vô tình nhìn thấy quảng cáo của công ty anh trên tờ The Star ngày hôm nay).
It was a pleasure meeting you at the conference this month. (Rất hân hạnh vì đã được gặp ngài tại buổi hội thảo vừa qua)
I appreciate your patience in waiting for a response. (Tôi đánh giá cao sự kiên nhẫn chờ đợi hồi âm của ngài).
Nêu rõ mục đích viết mail
I am writing – Tôi viết e-mail nhằm… to inform you that … – thông báo với bạn rằng…
I am contacting you for the following reason… – Tôi liên hệ với bạn vì…
I recently read/heard about ….. and would like to know …. – Tôi được biết rằng…. và tôi muốn biết…
Referring to previous contact – Khi muốn nhắc tới việc liên lạc trước đó
Thank you for your e-mail – Cám ơn bạn đã gửi mail luyện kỹ năng giao tiếp tiếng Anh.
Thank you for contacting us. – Cám ơn đã liên hệ với chúng tôi.
In reply to your request, … – Tôi xin trả lời về yêu cầu của bạn…
Thank you for your e-mail regarding … – Cám ơn e-mail của bạn về việc…
With reference to our telephone conversation yesterday… – Như chúng ta đã trao đổi qua cuộc điện thoại ngày hôm qua,…
Further to our meeting last week … – Như cuộc họp của chúng ta vào tuần trước,…
It was a pleasure meeting you in London last month. – Tôi rất vui vì có cuộc gặp gỡ với bạn ở London vào tháng trước…
I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday. – Tôi muốn xác nhận về các nội dung chúng ta đã thảo luận vào thứ 3.
Các câu kết thúc email ấn tượng
I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)
I look forward to… (Tôi rất trông đợi…) những câu tiếng anh giao tiếp thông dụng
Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).
Nếu bạn bắt đầu bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, hay Dear Ms, bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau: Yours sincerely, (kính thư)
Tuy nhiên, nếu bạn bắt đầu lá thứ bằng Dear Sir, Dear Madam, hay Dear Sir or Madam, hãy dùng câu sau: Yours faithfully, (kính thư)
Bài viết thuộc chủ đề: kỹ năng mềm, kỹ năng viết emai bằng tiếng Anh, viết thư giao dịch bằng tiếng Anh, viết email bằng tiếng Anh, nguyên tắc viết email, quy tắc viết email tiếng Anh, kỹ năng viết email.
