Bình tĩnh và tự tin trước áp lực
“Susan, bạn ủng hộ việc mở rộng xưởng rèn nhưng đã xem xét tới việc khách hàng sẽ phản ứng như thế nào không? Chắc hẳn là bạn nhớ rằng Dallas đã thực hiện dự án như thế và thất bại như thế nào vào năm ngoái chứ?”.
Yikes! Nếu bạn là Susan, bạn sẽ cảm thấy rất áp lực! Bạn phải đưa ra giải thích và làm yên lòng vị giám đốc điều hành về việc gây ra gián đoạn đối với khách hàng. Bạn sẽ làm gì? Bạn nên nói gì? Bạn sẽ trình bày như thế nào? Nhỡ khi bạn không nghĩ ra được mình nên nói gì thì sao?
Đây không phải là một tình huống hiếm hoi. Liệu khi bạn đang có mặt trong một buổi họp, hay trình bày một đề xuất, đưa ra ý tưởng hoặc giải đáp những thắc mắc sau buổi thuyết giảng, gắn kết những suy nghĩ trong các tình huống bất ngờ cũng là một kỹ năng. Điều khiển được các tình huống là một kỹ năng quan trọng và khi bạn đã nắm được kỹ năng này, những câu trả lời thông minh và sắc sảo sẽ lập tức tạo cho bạn sự tự tin.
Khi bạn truyền tải những suy nghĩ của mình một cách trôi chảy và nhanh chóng, hãy đảm bảo chúng được mọi người lắng nghe. Bạn cần thể hiện sự tự tin, sức thuyết phục và đáng tin cậy.
Tự tin là chìa khóa giúp bạn giải quyết mọi chuyện một cách khéo léo. Khi trình bày thông tin, đưa ra ý kiến hoặc những đề nghị, hãy chắc chắn rằng bạn có đủ kiến thức và biết mình đang nói gì. Điều này không có nghĩa bạn phải biết tất cả mọi thứ, nhưng nếu bạn tự tin về kiến thức chuyên môn của mình, bạn có thể bình tĩnh và tự chủ ngay cả khi gặp phải những tình huống bất ngờ, nan giải.
Thực hiện những mẹo nhỏ
Bí quyết để giải quyết vấn đề một cách khôn ngoan là phải chuẩn bị: Hãy học vài kỹ năng và sách lược, chuẩn bị trước cho những tình huống có thể khiến bạn cảm thấy bị áp lực. Sau đó hãy tự đối mặt với những câu hỏi bất ngờ và những cuộc tranh luận, với sự chuẩn bị và những sách lược thế này, bạn sẽ cảm thấy sẵn sàng hơn, và nhớ rằng, hãy giữ bản thân ở trạng thái cân bằng nhất trong khi chuẩn bị và suy nghĩ để tìm câu trả lời nhé. Tiếp theo đây là vài mẹo nhỏ và sách lược dành cho bạn:
1. Thư giãn
Thật khó có thể thư giãn khi những áp lực đang đè nặng lên chúng ta, phải không? Nhưng để giữ cho giọng nói của bạn không run lên vì căng thẳng và giúp bạn có thể bình tĩnh để suy nghĩ, điều quan trọng cần làm vào lúc này là phải thư giãn, nhớ hãy buông lỏng nhé!
Hít thở thật sâu. Hãy tận dụng vài giây để tự trấn an bản thân. Hãy làm căng các cơ bắp bên trong của bạn (cơ bắp đùi, bắp tay, bàn chân) khoảng vài giây và sau đó thả lỏng chúng.
2. Lắng nghe
Sẽ không ngạc nhiên khi biết rằng: lắng nghe là việc làm then chốt giúp bạn giải quyết vấn đề một cách khéo léo. Tại sao bạn cần phải lắng nghe? Vì việc lắng nghe giúp bạn trả lời câu hỏi một cách chính xác và rõ ràng. Nếu bạn hấp tấp, câu trả lời của bạn có nguy cơ sẽ bị lan man và lạc đề. Để lắng nghe, hãy nhớ những điều sau:
Hãy nhìn thẳng vào người đặt câu hỏi.
Hãy quan sát ngôn ngữ cơ thể cũng như lắng nghe cẩn thận.
Hãy cố rút ra những ý chính. Rằng đây có phải một cuộc công kích, một đề nghị thích đáng để biết thêm thông tin, hay một cuộc kiểm tra? Tại sao người nói lại đề nghị như thế và ý định của họ là gì?
Hãy nhớ rằng, mọi người đều cảm thấy thích thú khi đặt ra câu hỏi. Về mặt tích cực – đơn giản là vì họ muốn biết thông thông tin. Còn về phần tiêu cực – họ muốn thấy sự lung túng của bạn. Dù là tích cực hay tiêu cực, họ cũng cảm thấy thích thú khi nhận được câu trả lời của bạn. Vì thế, đó là vinh hạnh và đặc ân của bạn, đừng làm họ thất vọng nhé!
3. Lặp lại câu hỏi
Nếu bạn cảm thấy quá hồi hộp, hãy yêu cầu đối tượng lập lại câu hỏi một lần nữa. Điều này giúp bạn có thêm thời gian để suy nghĩ và tìm câu trả lời thích hợp.
Thoạt nhìn, mọi người nghĩ rằng điều này chỉ khiến họ trông có vẻ lung túng hơn. Nhưng thực tế không phải vậy. Nó cho mọi người thấy rằng bạn đang quan tâm đến câu hỏi và muốn tìm một lời giải đáp thích hợp. Ngoài ra còn giúp cho người hỏi có cơ hội lặp lại một cách rõ ràng và cụ thể hơn. Hãy nhớ rằng, nếu bạn cho người hỏi cơ hội để lặp lại vấn đề, họ sẽ có thể trình bày nó một cách khéo léo hơn, vì thế câu hỏi sẽ trở nên rõ ràng hơn.
Bạn có cơ hội biết được chủ ý của người hỏi qua việc yêu cầu họ lặp lại câu hỏi một lần nữa. Nếu câu hỏi được lặp lại rõ ràng và cụ thể hơn, thì có nhiều khả năng là người hỏi muốn tìm kiếm thêm thông tin. Nếu câu hỏi được lặp lại mang tính chất công kích hơn, thì lúc ấy bạn có thể nhận thức được rằng người hỏi chỉ có ý làm bạn cảm thấy lung túng, khó xử. Trong trường hợp này, thủ thuật tiếp theo sẽ rất hữu ích cho bạn.
4. Sử dụng chiến thuật ngăn chuồng:
Thỉnh thoảng bạn cần nhiều thời gian hơn để giữ bình tĩnh và suy nghĩ trước khi đưa ra câu trả lời chính xác. Nhưng cuối cùng, điều bạn làm là thốt ra những gì xuất hiện trong suy nghĩ của mình. Thông thường, đây là một hành động phản vệ, nhưng chúng chỉ khiến bạn trông có vẻ lung túng, lo lắng hơn là tự tin và điềm tĩnh.
Tự lặp lại câu hỏi. Điều này giúp bạn có thêm thời gian để suy nghĩ và gạn lọc ý chính của câu hỏi. Nó cho phép bạn nói lại rõ ràng hơn nếu cần thiết và đưa ra yêu cầu tích cực.
Ví dụ: “Tôi phải xem xét ảnh hưởng của khác hàng như thế nào để đảm bảo họ tiếp tục ủng hộ trong suốt quá trình mở rộng dự án?”
Tóm tắt ý chính. Tại đây, bạn tự đặt câu hỏi cho mình chứ không chỉ sàng lọc câu hỏi, nhưng phải kiểm soát được câu hỏi nhé.
Ví dụ: “Bạn quan tâm tới việc tôi đã xem xét những tác động của khách hàng như thế nào. Bạn có hứng thú với những tác động nào: sản phẩm sẵn có hay dịch vụ trong cửa hàng?”
Yêu cầu rõ ràng. Một lần nữa, việc này buộc người hỏi phải đưa ra những yếu điểm cụ thể và rõ ràng.
Ví dụ: “Khi bạn phát biểu rằng bạn muốn biết tôi đã phân tích những tác động lên khách hàng như thế nào, bạn muốn một bản phân tích chi tiết hay danh sách những phương pháp tôi đã dùng?”.
Sự định rõ. Những biệt ngữ và thuật ngữ có thể khiến cho bạn gặp rắc rối đấy. Để chắc rằng các bạn đang nói đến cùng một vấn đề, hãy yêu cầu đối tượng dùng những câu và từ rõ ràng, cụ thể.
5. Lấy im lặng làm lợi thế:
Chúng ta cho rằng sự im lặng gây khó chịu. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng một cách hợp lý, nó sẽ khiến người khác thấy được rằng bạn đang kiểm soát suy nghĩ của mình và tự tin để trả lời câu hỏi. Khi vội vã trả lời, đồng nghĩa với việc ngôn từ của bạn cũng không được chọn lọc kỹ. Ngưng lại đôi chút để tổng hợp những suy nghĩ đồng nghĩa với việc nói với não bộ rằng: hãy từ tốn nhé!.
6. Chú tâm vào vấn đề chính:
Khi căng thẳng, có nguy cơ rất cao là câu trả lời của bạn sẽ bị thiếu hoặc dư thừa. Nếu bạn trả lời quá ít, cuộc hội thoại có thể biến thành cuộc thẩm vấn (bạn sẽ nhận được câu hỏi khác, và người hỏi sẽ có thể kiểm soát chặt chẽ cuộc đối thoại diễn ra như thế nào). Nhưng khi câu trả lời quá dài, bạn sẽ khiến đối tượng cảm thấy nhàm chán, và không còn gì để nói nữa. Hãy nhớ rằng, bạn đang được yêu cầu trình bày một vấn đề cụ thể. Người đặt câu hỏi muốn biết thêm vài điều, vì thế hãy tôn trọng và đưa ra câu trả lời theo yêu câu của họ, với một lượng thông tin đấy đủ và cần thiết thôi nhé.
Phương pháp này giúp bạn rèn luyện sự tập trung. Thay vì cố gắng trình bày tất cả những suy nghĩ của mình, bạn hãy trình bày một cách chọn lọc thôi nhé, hãy trả lời một cách chắc chắn và chính các nhé.
Bí quyết:
Nếu bạn không biết câu trả lời, hãy thú nhận điều đó. Không cần phải bịa đặt, vì chẳng có gì là sai trái khi bạn không am hiểu về một vấn đề nào đó, nhưng hãy đảm bảo rằng, bạn phải theo dõi ngay khi tìm được câu trả lời nhé.
7. Chuẩn bị cho những tình huống bất ngờ:
Chỉ cần cẩn thận một chút, bạn có thể tiên đoán được bạn sẽ được hỏi những gì, vì thế bạn cần chuẩn bị và tập luyện trước cho một vài câu hỏi có thể gặp. Bạn đang trình bày bản báo cáo doanh số bán hàng cho hội đồng quản trị. Sếp sẽ đặt vài câu hỏi hiển nhiên cho bản báo cáo của bạn, nhưng bạn có thể dư đoán được trước những câu hỏi khác không? Tháng này có những gì thay đổi? Câu hỏi mới được đặt ra là gì? Bạn sẽ trả lời như thế nào? Bạn cần thêm những thông tin gì để hỗ trợ các câu hỏi chi tiết hơn?.
Đặc biệt, hãy tận dụng thời gian nghĩ đến những câu hỏi hóc búa mà người khác có thể hỏi bạn, và chuẩn bị những câu trả lời thật khéo léo cho những câu hỏi ấy nhé.
8. Luyện tập khả năng truyền tải thông tin rõ ràng:
Cách bạn nói cũng quan trọng như những gì bạn nói. Nếu bạn nói lầm bầm hoặc sử dụng “umm”, “ah” vào giữa các từ, thì sự tự tin vào những gì bạn nói sẽ bị giảm sút. Bất cứ khi nào bạn nói chuyện với mọi người, hãy luyện tập theo những kỹ năng văn tế trọng điểm này nhé:
Hãy nói rõ ràng (đừng nhầm lẫn giữa nói rõ ràng và lớn nhé)
Sử dụng chiến thuật ngừng nghỉ để làm nổi bật những điểm quan trọng hoặc đê giữ bản thân điềm tĩnh hơn.
Hãy làm đa dạng hóa ngữ điệu, chú ý đến sự phù hợp giữa thông điệp và ngữ điệu của bạn.
Hãy giao tiếp bằng mắt một cách thích hợp.
Chú ý đến ngữ pháp.
Tùy từng tình huống mà sử dụng các hình thức khác nhau.
9. Tổng kết và kết thúc:
Tóm tắt câu trả lời của bạn bằng một câu ngắn gọn. Sau đó, đừng nói thêm bất cứ thông tin nào nữa. Sau khi tóm tắt, tốt hơn hết là bạn nên giữ im lặng. Đừng mắc những sai lầm phổ biến như cung cấp quá nhiều thông tin không cần thiết! Đây là lúc để người khác tiếp nhận những thông tin bạn vừa cung cấp. Nếu một mực muốn cung cấp thêm nhiều thông tin, có thể bạn sẽ phá hỏng những thông tin mà bạn đã truyền tải đấy.
Sử dụng những từ ngữ để báo hiệu cho đối tượng biết bạn đang tóm tắt những gì mình nói (ví dụ như: “tóm lại”, “cuối cùng”) hoặc nói một cách ngắn gọn lại câu hỏi và câu trả lời của bạn.
Ví dụ: “Tôi đã làm những gì để phân tích những ảnh hưởng của khách hàng? Tôi xem lại những thông tin chi tiết về trường hợp ở Dallas, và chuẩn bị một bản phân tích rủi ro cho chính trường hợp của chúng ta”
Điểm cốt lõi:
Không ai thích bị đặt vào một nơi hoặc trả lời những câu hỏi không mong đợi. Sự không chắc chắn có thể gây căng thẳng. Sự căng thẳng này cần phải được kiểm soát và bạn có thể suy nghĩ một cách khéo léo nếu bạn nhớ đến những chiến lược mà chúng ta đã thảo luận ở trên. Về mặt cơ bản, suy nghĩ một cách khéo léo đồng nghĩa với việc bạn có thể kiểm soát được mình trong mọi tình huống. Hãy dành thời gian cho bản thân để đặt câu hỏi, khi đánh dấu vào vấn đề, bạn ghi được một điểm. Khi bạn có thể đạt được nhiều điểm, lúc ấy bạn sẽ trả lời như những chuyên gia và có thể tạo ấn tượng với thính giả cũng như với chính bản thân bằng sự tự tin và đĩnh đạc của mình.
Theo VnExpress
