Học cách sử dụng các đòn bẩy để giúp bạn thành công hơn
“Cho tôi một đòn bẩy và điểm tựa, tôi sẽ bẩy cả trái đất lên” – Archimedes. Để nâng một vật nặng, bạn có thể chọn sử dụng đòn bẩy hoặc không. Bạn có thể nâng trực tiếp vật đó lên và chấp nhận bị thương hoặc sử dụng một cái tay đòn hoặc một thanh gỗ để bẩy vật đó lên.
Vậy đâu là cách xử lý thông minh hơn? Bạn có thành công nếu không dùng đòn bẩy không? Có thể chứ. Nhưng bạn vẫn có thể bẩy nhiều hơn và dễ dàng hơn với đòn bẩy mà! Vậy sử dụng đòn bẩy cho công việc và cuộc sống của bạn ra sao? Có rất nhiều cách để áp dụng quy tắc đòn bẩy cho cuộc sống và công việc để thành công lớn hơn nhưng sử dụng ít sức lực hơn Nếu không có đòn bẩy, bạn có thể phải làm việc vất vả mà chẳng thu được gì nhiều nhặn trong khi nếu có đòn bẩy, bạn có thể thụ hưởng được nhiều hơn trong cùng một khoảng thời gian.
Ghi chú: Bài này không đề cập tới đòn bẩy tài chính vì đòn bẩy tài chính là khái niệm sử dụng “tiền của người khác” để kinh doanh, không thuộc phạm vi của giải thích này.
Các loại đòn bẩy sẽ giúp bạn thành công trong cuộc sống
Vậy làm sao để sử dụng đòn bẩy trong sự nghiệp? Và làm sao có thể thành tựu nhiều hơn khi làm ít giờ hơn? Để làm được điều đó, bạn cần biết cách sử dụng đòn bẩy về: Thời gian - Nguồn lực - Kiến thức và giáo dục - Kỹ thuật.
1. Đòn bẩy thời gian
Đòn bẩy thời gian được xem là chiến lược cơ bản để đạt được thành công vì mỗi người chỉ có một vài giờ nhất định trong ngày để làm việc. Nếu chỉ sử dụng giờ làm của mình, bạn sẽ thành công ít. Nhưng nếu biết sử dụng đòn bẩy thời gian của người khác, hiệu suất làm việc sẽ tăng đáng kể.
Để bẩy thời gian của riêng mình, bạn phải:
- Thực hành quản lý thời gian hiệu quả. Loại bỏ các hoạt động không cần thiết và chú tâm nỗ lực vào những việc cần thiết
- Ngoài ra, học cách sắp xếp ưu tiên để tập trung năng lượng cho hoạt động nào mang lại lợi nhuận cao nhất.
- Sử dụng phương pháp thiết lập mục tiêu để nghĩ về những gì quan trọng trong dài hạn, có mục tiêu rõ ràng và thúc đẩy bản thân đạt tới mục tiêu.
Để bẩy thời gian của người khác, bạn cần:
- Học cách phân công công việc cho người khác.
- Huấn luyện và trao quyền cho người khác.
- Thuê chuyên gia và cố vấn để nâng cao kiến thức và bổ sung kỹ năng
- Thuê ngoài làm các công việc không quan trọng.
- Xem thêm tại đây:
Miễn là bạn làm việc hợp lý, thời gian và tiền bạc đổ ra để bẩy thời gian của người khác thường được sử dụng rất hiệu quả. Hãy nhớ là dù phải mất chi phí trả trước nhưng sẽ thu được lợi ích lâu dài về sau.
Biết cách sử dụng các loại đòn bẩy sẽ giúp bạn thuận lợi trong công việc và cuộc sống hàng ngày. Học cách sử dụng các đòn bẩy để giúp bạn thành công hơn trong cuộc sống.
Lời khuyên 1: Đây là lý do tại sao phân nhiệm công việc lại là kỹ năng sống quan trọng. Nếu không phân việc cho người khác, bạn không thể nào phát huy hết năng suất làm việc của mình đồng nghĩa với việc công việc sẽ nhanh chóng bị khựng lại. Và dù bạn có được tán dương vì đã làm việc cật lực, bạn cũng sẽ không thực sự đạt được thành công. Sử dụng những nguồn xây dựng kỹ năng sau để phân công công việc: Phân công hiệu quả, Huấn luyện cách Phân công. Đó cũng là một trong những lý do khiến bạn không nên quản lý tiểu tiết vì dễ gây ra tình trạng xung đột giữa thời gian có được do sử dụng đòn bẩy và thời gian bỏ ra để quản lý đòn bẩy. Đọc tiếp bài Tránh quản lý tiểu tiết để hiểu thêm.
Lời khuyên 2: Khi sử dụng đòn bẩy thời gian, bạn sẽ thấy cùng với đó là chi phí đội lên, tiêu tốn nhiều thời gian và nhân lực hơn để hướng dẫn người khác làm thay công việc của bạn. Đó là lý do bạn muốn bảo tồn các nguồn lực này (Tôi không có thời gian huấn luyện anh ta đâu – để tới thứ 3 tuần sau đi). Nhưng nếu không chịu đầu tư, bạn sẽ lại tiếp tục đi theo lối mòn cũ và hạn chế khả năng đạt được thành công lớn hơn.
2. Đòn bẩy nguồn lực
Bạn cũng có thể sử dụng đòn bẩy này để tận dụng tài sản tốt nhất và phát huy hết được điểm mạnh của bản thân.
Khi có một loạt các kỹ năng, tài năng, kinh nghiệm, suy nghĩ và ý tưởng, bạn hoàn toàn có thể kết hợp chúng một cách thích hợp nhất. Bạn có kỹ năng và thế mạnh gì mà người khác không có, ví dụ như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết trình? Làm sao có thể sử dụng tốt nhất và cải thiện tốt nhất để ghi dấu thành công? Bạn có tài sản gì mà người khác không có? Bạn có thể sử dụng đòm bẩy cho chúng không? Bạn có mối quan hệ nào mà người khác không có? Hoặc nguồn lực tài chính nào? Hoặc bạn có thể sử dụng tài sản nào khác có thể sử dụng hiệu quả không? Để trả lời câu hỏi này, bạn nên tự lập một bảng phân tích SWOT cá nhân, tập trung nhận diện điểm mạnh và tài sản của mình để tìm ra cơ hội cho bản thân.
Lời khuyên: Song song đó, bạn có thể suy nghĩ thêm cách giúp đỡ người khác bằng chính điểm mạnh và nguồn lực này. Hãy nhớ, càng cho nhiều, bạn càng nhận được nhiều hơn (nên hiểu rõ về những gì mình sẽ nhận được).
3. Đòn bẩy giáo dục và kiến thức
Kiến thức cũng được xem là một đòn bẩy và nếu được kết hợp với giáo dục và hành động hoàn toàn có thể tạo nên một đòn bẩy hữu hiệu.
Học hỏi bằng kinh nghiệm thường chậm và đau đớn. Nếu có thể tìm ra nhiều cách khác để học hỏi, bạn sẽ tiến mau hơn. Ngoài ra, nếu chọn được một khóa học tốt, bạn có thể xây dựng được nền tảng kiến thức vững chắc và không phải chịu nhiều rủi ro. Đó là lý do những người làm việc trong lĩnh vực sinh nghề tử nghiệp (như kỹ sư, phi công, bác sỹ…) cần được huấn luyện đào tạo rất lâu dài và kỹ lưỡng. Thử nghĩ xem, ai mà dám đưa cho một phẫu thuật viên kém cỏi phụ trách ca phẫu thuật chứ?
Thông qua quyết định phải học gì và đạt kiến thức sau khóa học đó, bạn có thể tránh được rất nhiều năm kinh nghiệm đau thương.
Tương tự, một tổ chức có quá nhiều người học bằng cách thử và gặp sai là một tổ chức kém hiệu quả. Tổ chức đó nên thu thập kiến thức từ một vài người đi trước và rồi trao nó cho lớp kế cận. Đó cũng chính là ý tưởng của “quản lý kiến thức”.
Để sử dụng đòn bẩy kiến thức và học tập thành công, trước tiên bạn cần phải biết mình cần học gì, đâu là cấp bậc nên học, phải học tập trung và học có chọn lọc. Cuối cùng, bỏ thời gian lấy các chứng chỉ cần thiết.
Tuy vậy, học nhiều hơn và đào tạo nhiều hơn chỉ trở thành đòn bẩy khi kiến thức đó được áp dụng trực tiếp để phát triển sự nghiệp, quản trị cuộc đời của bản thân. Tư vấn và thuê ngoài vừa giúp bạn sử dụng đòn bẩy kiến thức và đào tạo vừa giúp bạn sử dụng cả đồn bẩy nhân lực của chính đối tượng được thuê. Nên nhớ phải chọn đúng người vì chọn sai người có thể khiến bạn đi chậm thậm chí là sai đường nữa.
4. Đòn bẩy kỹ thuật
Để tìm kiếm một đòn bẩy kỹ thuật, bạn phải xem xét cách thức làm việc của bản thân để sử dụng kỹ thuật như một đòn bẩy tự động hóa công việc của bạn.
Cơ bản nhất là chiếc máy tính xách tay giúp bạn làm việc cả ở công ty và ở nhà. Hoặc bạn cũng có thể sử dụng thiết bị hỗ trợ cá nhân (PDA) để quản lý và duy trì hệ thống quản lý thời gian đơn giản, thuận tiện. Điện thoại thông minh có thể lướt web và kiểm tra email cũng là một trong những công cụ hỗ trợ cực tốt trong thời gian ngoài giờ làm việc hoặc đi du lịch.
Nếu đánh máy chậm, bạn có thể sử dụng phần mềm nhận diện giọng nói để xử lý dữ iệu. Dùng thêm các công cụ như Google Desktop Search để quản lý và tìm kiếm dữ liệu mà không cần phải sắp xếp tài liệu.
Nâng cao hơn chút nữa, bạn có thể sử dụng dữ liệu mà hình đơn giản như Microsoft Access để tự động hóa các công việc đơn giản. Nếu công việc của bạn có liên quan nhiều tới việc xử lý dữ liệu (ví dụ quản lý nhiều dự án giống nhau), đây sẽ là công cụ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian. Hơn nữa, bạn chỉ cần cài đặt một lần và sau đó quy trình sẽ tự động chạy (giúp giảm thời gian huấn luyện, khiến thành viên của nhóm hoạt động năng suất hơn, thu nhỏ quy mô tổ chức và thành công nhanh hơn).
Các doanh nghiệp có thể chọn nhiều giải pháp phần mềm giúp tự động hóa hoặc đơn giản hóa các công việc mất thời gian. Hệ thống Quản lý quan hệ khách hàng CRM mang lại lợi ích to lớn cho việc tổ chức bán hàng và quản lý khách hàng giống như Hệ thống Kiểm kê PoS giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý hàng hóa. Web và các ca-ta-lo ứng dụng web có thể giúp khách hàng dễ dàng cập nhật thông tin sản phẩm mới và dặt hàng nhanh chóng tiện lợi hơn. Rồi blog và thư quảng cáo giúp mọi người kết nối với hàng ngàn người khác nhau thật nhanh chóng và dễ dàng. Và đó là những gì bạn có thể làm được nhờ đòn bẩy tài chính.
Điểm cốt lõi: Sử dụng đòn bẩy là một nghệ thuật để đạt được nhiều thứ hơn với cùng hoặc ít thời gian và nỗ lực hơn. Ở mức cơ bản, đòn bẩy giúp bạn giải phóng thời gian để tập trung vào các công việc có độ ưu tiên cao nhất. Ở mức độ cao hơn, đòn bẩy giúp bạn thành công hơn ở mức cao hơn. Khỉ đầu tư thời gian và nguồn lực vào đòn bẩy công nghệ và thời gian, nguồn lực và kiến thức, bạn đã có được nhân tố cơ bản để đi tới thành công. Sử dụng những gì thuộc về lợi thế của bạn và người khác sẽ mang đến lợi ích không ngờ. Để hiểu thêm về ý tưởng đòn bẩy, tìm đọc Sử dụng thời gian để thành công trong phần quản lý thời gian và năng suất làm việc.
Áp dụng vào cuộc sống như thế nào?
- Hoàn thành phân tích SWOT cá nhân để cảm nhận tốt hơn về điểm mạnh và những hoạt động có thể đem lại lợi ích từ bên ngoài. Từ đó, bắt đầu xây dựng chiến lược đòn bẩy để tối đa hóa khả năng và năng suất làm việc.
- Tìm người tư vấn hiểu và biết cách sử dụng đòn bẩy và học hỏi từ họ. Đây là một ví dụ hữu ích của việc sử dụng đòn bẩy để học hỏi thêm về đòn bẩy – một mũi tên trúng 2 đích
- Nâng cao kỳ vọng cá nhân. Nhìn vào mục tiêu hiện tại và tự hỏi có thể đẩy mục tiêu đi xa tới cỡ nào nếu sử dụng đòn bẩy ở mức độ cơ bản. Hãy làm bạn và quan hệ với những người có kỹ năng, kiến thức và chuyên môn mà bạn không có. Tìm cơ hội cộng tác và sử dụng đòn bẩy năng lực của những người có liên quan. Khi làm việc cùng nhau, bạn sẽ đạt được nhiều hơn là làm việc một mình.
Vì sao bạn nên học cách sử dụng các loại đòn bẩy vào cuộc sống và công việc hàng ngày?
Chúng ta ai cũng có 24 tiếng đồng hồ mỗi ngày. Thế nhưng bằng cách nào mà người này có thể quản lý cả một tổ chức và tạo ra sức ảnh hưởng to lớn hơn người kia rất nhiều?
Sức mạnh phi thường khi tận dụng lực đòn bẩy
Bí quyết nằm ở chỗ những cá nhân thành công vượt bậc ấy hiểu và khai thác triệt để sức mạnh của “lực đòn bẩy” trong khi phần đông những người bình thường không hề biết đến. Đòn bẩy là quá trình nhân thành quả công việc lên rất nhiều lần một cách nhẹ nhàng. Nói cách khác, bạn chỉ bỏ ra ít sức lực nhưng kết quả thu về lại cực kỳ to lớn.
Tận dụng thời gian của người khác:
Bí quyết là tôi học được cách tận dụng thời gian của người khác. Nếu bạn thành thạo kỹ năng này, bạn cũng có thể làm được mọi thứ bạn muốn, bất kể đó là gì, với cùng quỹ thời gian hiện tại. Khi mới bung ra làm ăn, tôi đâu biết đến sức mạnh dòn bẩy, nên tôi tự mình làm mọi thứ. Sau khi cân nhắc và suy nghĩ về chiến lược kinh doanh, tôi nhận ra mình phải thuê một trợ lý hành chính. Tôi sẽ có thêm năm ngày một tháng để tăng doanh số và đứng lớp nhiều hơn. Khi tuyển được người, tôi tổ chức thêm hai khóa học một tháng. Kết quả là doanh thu của tôi tăng thêm 12.000 đô. Nâng con số tổng lên 48.000 đô một tháng.
Ngay lập tức tôi tìm thêm nhân viên kế toán và trợ lý kinh doanh để có thêm năm ngày rảnh rang khác, và dành toàn bộ thời gian đó để chăm sóc khách hàng hiện tại cũng như tìm thêm khác hàng mới. Chỉ trong vòng một năm, dưới quyền tôi là 10 nhân viên đảm nhiệm phần lớn công việc mà tôi giao xuống. Nhờ vậy, tôi dành trọn 100% quỹ thời gian của mình để bành trướng công ty sang các nước khác và tham gia những buổi diễn thuyết quan trọng. Dù tổng tiền lương mỗi năm tôi trả cho các nhân viên của mình là 240.000 đô, tôi vẫn lãi 1.260.000 đô, gấp ba lần số tiền trước đây tôi kiếm được.
Phương pháp tận dụng thời gian của người khác. Khi mới bước ra ngoài làm ăn, bạn vẫn chưa trải nghiệm được uy lực đòn bẩy. Bởi khi một mình ôm đồm hàng đống công việc, bạn không thể nhân nỗ lực và thành quả đạt được lên gấp nhiều lần. Chỉ khi nào doanh nghiệp của bạn có quy trình hoạt động hẳn hoi và bạn bắt đầu tuyển thêm nhân sự để ủy thác công việc, bạn mới tận hưởng trọn vẹn lợi ích mà đòn bẩy mang lại.
Tận dụng tài năng và kinh nghiệm của người khác:
Sau đây là câu chuyện về một người đàn ông "dốt nát" đã cách mạng hóa cả một nền công nghiệp. Một người thành công không nhất thiết phải biết làm mọi thứ. Người đó chỉ cần biết cách tìm kiếm và gắn kết các nguồn lực để thực hiện hoài bão của mình. Henry Ford đã cách mạng hóa cả một nền cộng nghiệp nước Mỹ bằng việc phát triển và cải tiến dây truyền sản xuất xe hơi hàng loạt. Thế nhưng, bạn có biết Ford chỉ là một ông nông dân học hành vỏn vẹn chỉ 8 năm không? Ford là một thiên tài, bởi ông biết cách tuyển dụng và truyền cảm hứng cho các kỹ sư, các nhà khoa học tài ba nhất giúp ông thực hiện hóa ước mơ của mình. Tại sao phải cố lấy bằng tiến sĩ trong khi có thể tận dụng các tiến sĩ?
Tận dụng tiền của người khác: Một số bạn thắc mắc, “tận dụng được thời gian và kinh nghiệm của người khác thì tuyệt quá rồi, nhưng tôi biết đào đâu ra tiền để khởi nghiệp và tuyển dụng nhân tài đây? Tiền không có thì kiếm bằng cách nào?” Một trong những cách tận dụng tài nguyên sẵn có hiệu nghiệm nhất mà các nhà đầu tư và doanh nhân thường dùng là tận dụng nguồn tài chính của người khác. Có một số cách để làm được điều này: a) tận dụng tiền của công chúng và b) tận dụng tiền của ngân hàng hoặc nhà môi giới.
Khám phá và học cách sử dụng và áp dụng các nguyên tắc về đòn bẩy vào công việc của bạn thông qua chương trình đào tạo quản lý thời gian tại cổng đào tạo trực tuyến Academy.vn - Website dạy kỹ năng cho người đi làm đầu tiên tại Việt nam.
