Kỹ năng sống: Bí quyết sử dụng và quản lý thời gian hiệu quả
Phát triển kỹ năng sắp xếp thời gian như thế nào?
Bạn có thể bắt đầu học cách quản lý thời gian từ những hướng dẫn dưới đây nhưng cần thực hành và những hướng dẫn khác khi bạn tiến bộ dần. Mục đích là để bạn biết được mình đang sử dụng thời gian như thế nào, bạn nên dành quỹ thời gian cho những công việc gì, những ưu tiên gì để có thể thành công trong học tập trong khi vẫn có những hoạt động khác chi phối như đi làm, vui chơi cùng bạn bè, thời gian cho gia đình…” Đầu tiên: bạn hãy thử làm bài tập về cách sắp xếp thời gian.
Bí quyết sử dụng và quản lý thời gian hiệu quả
Chiến lược về cách sử dụng thời gian:
- Tự tạo cho bạn các khoảng thời gian học
- Liệu mỗi lần học khoảng 50 phút có được không? Thường thì học trong bao lâu bạn cảm thấy không cần nghỉ? Một vài người thì thích nhiều giờ nghỉ giải lao vì nhiều lý do khác nhau. Bài hoặc tài liệu khó đôi khi cần nhiều khoảng thời gian giải lao.
- Có tổng kết và updates sau mỗi tuần
- Việc gì quan trọng hơn thì làm trước, việc nào kém quan trọng thì làm sau.
- Khi học, nên tạo thói quen giải quyết các mục khó trước
- Học ở những nơi mà bạn ít bị phân tán
- để có được sự tập trung cao độ
- Có “thời gian chết”?
- Bạn có thể đi dạo, hoặc đi xe đạp trong đôi lát…
- Xem qua các tài liệu và bài đọc trước giờ học
- Xem qua các tài liệu ngay sau giờ học
- Nếu trong 24 tiếng mà bạn không xem qua thì bạn dễ quên bài nhất.
- Sắp xếp thời gian cho các ngày quan trọng (bài viết phải nộp, presentation, ky thi… )
Những vật dụng không thể thiếu giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả
Bạn thử dùng bài tập vui sau của trường Đại học Minnesota: Đưa ra các tiêu chí sau để kiểm soát thời gian hợp lý giữa việc học và làm các việc khác. Những vật dụng hữu ích:
- To-Do list- Danh sách những việc cần làm: Ghi ra giấy những điều bạn cần làm, rồi quyết định việc nào sẽ làm bây giờ, việc nào để sau, hay nhờ ai làm, hoặc hoãn việc nào sau một thời gian dài.
- Một quyển lịch sắp xếp công việc theo tuần/ tháng: Đánh dấu các buổi hẹn, đi học, họp trong một cuốn sổ tay chia ô thời gian hoặc bảng biểu. Nếu bạn là người thiên về sử dụng giác quan (nếu nhìn sẽ khiến bạn học vào đầu nhanh hơn), bạn có thể sơ đồ hóa thời gian biểu. Điều đầu tiên, sáng dậy, đó là xem hôm nay phải làm những gì. Còn trước khi đi ngủ thì xem mình đã chuẩn bị sẵn sàng cho ngày mai chưa.
- Lịch ghi kế hoạch lâu dài. Sử dụng một bảng cho mỗi tháng để bạn có thể lên kế hoạch trước. Những lịch ghi kế hoạch lâu dài như thế này sẽ nhắc nhở để bạn sử dụng tốt quỹ thời gian của mình.
Lập thời khoá biểu giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn
Cách quản lý thời gian hiệu quả trong 1 tuần
Quản lý thời gian một tuần: Làm thế nào để quản lý thời gian và tổ chức công việc trong một tuần? Hãy ưu tiên cho những hoạt động thường lệ, công việc, và các nghĩa vụ gắn liền với cuộc sống của bạn... Ai cũng có 168 giờ trong một tuần để hoàn thành các công việc được xếp vào dạng "ưu tiên". Để tăng lượng thời gian này lên mức tối đa và để quản lý hiệu quả công việc hằng ngày của bạn, hãy tạo cho mình thói quen thường xuyên tổ chức các hoạt động, lịch làm việc, và cả sinh hoạt hàng tuần của mình nữa. Tham khảo khoá học Kỹ năng quản lý thời gian tại Academy.vn
Bước một: Hãy liệt kê một danh sách tất cả các công việc thường ngày mà bạn phải làm (hoặc cần làm) trong một tuần điển hình nào đó, bao gồm cả: thời gian ngủ nghê, ăn uống (nhớ tính luôn thời gian nấu nướng chuẩn bị và dọn dẹp nhé), chăm sóc bản thân, công việc, đến các lớp học, thời gian lái xe, mua sắm, thời gian dành cho các thành viên trong gia đình, các câu lạc bộ, thanh toán hoá đơn, công việc tình nguyện, việc nhà, thể dục thể thao, gọi điện thoại, xem TV, thời gian cho các sở thích cá nhân, đọc sách báo, học hành nghiên cứu, và ...
Bước 2: Tổ chức những công việc hàng tuần này thành những nhóm cùng loại với nhau và ghi chú lại thời gian bạn dành cho chúng. Thật thú vị là gần một phần ba thời gian của bạn được sử dụng để phục vụ những nhu cầu cá nhân.
- Ngủ : 49h
- Vệ sinh cá nhân : 3h
- Ăn uống : 8h.
- Tổng cộng : 60h
Sau đó, liệt kê và đếm khoảng thời gian bạn sử dụng cho công việc, trường lớp, và cả những chuyện khác không thuộc một tuần "điển hình" của bạn. Chúng cũng sẽ chiếm một phần ba trong 168 giờ hàng tuần. Cụ thể:
- Công việc: 40h
- Đi lại: 5h
- Các việc khác: 15h
- Tổng cộng: 60h.
Bây giờ, hãy tính luôn những công việc bạn dành cho xã hội, ví dụ như :
- Thời gian cho gia đình: 15h
- Các mối quan hệ và bạn bè: 5h
- Nhà thờ, hội nhóm, tổ chức: 6h
- Hoạt động vì trẻ em, thể thao, vv...:8h
- Tổng cộng: 33h.
Cuối cùng, đối với lượng thời gian còn lại mà bạn có trong một tuần, hãy điền vào đó những công việc và sở thích cá nhân cũng như gia đình:
- Việc nhà: 3h
- Rèn luyện thân thể: 4h
- Sở thích và các hoạt động giải trí: 4h
- Thời gian để tịnh tâm, cầu nguyện, suy ngẫm: 4h.
- Tổng cộng: 15h.
Bạn có thể chia những mục này thành các hoạt động riêng theo khuynh hướng bộc lộ phong cách sống của bạn. Các bạn sinh viên sẽ thích liệt kê tất cả những lớp học và việc nhà của họ. Còn những người nội trợ lại thích liệt kê chi tiết tất cả những công việc mà họ phải làm thường ngày. Thời gian dành cho gia đình và bạn bè cũng có thể được chia rành mạch ra thành những mục nhỏ hơn.
Bước ba: Tạo ra lịch tuần, mỗi lịch tạo ra có thể dài 24 giờ (hoặc chỉ 30’) cho mỗi ngày. Sau đó ghi sao cho vừa trên một trang giấy, nếu không thì bạn cũng có thể mua một cuốn lịch dạng sổ tay trong đó có chia một ngày hay tuần thành những giờ cụ thể. Đầu tiên, hãy ghi vào đó những hoạt động thường xuyên nhất và chiếm nhiều thời gian nhất, bao gồm việc ngủ nghê, làm việc, ăn uống, vệ sinh cá nhân, đi lại... Tô màu xanh cho những việc ngủ, vệ sinh và ăn uống để làm nổi bật rằng đây là các yếu tố cơ bản cuả cuộc sống. Tô màu xanh lá cây cho công việc và thời gian đi lại để nhấn mạnh đây là các yếu tố liên quan đến tiền bạc.
Tiếp sau những hoạt động ban đầu này là các nhiệm vụ, bổn phận và các cuộc họp... những thay đổi, trồi sụt đối với các cam kết thời gian từ tuần này sang tuần khác thường vẫn hay phát sinh. Vì thế những phát sinh này có thể được tô đỏ và có thể để chỉ những hoạt động như: các trận thi đấu, tập luyện thể thao, đi lễ nhà thờ, các cuộc hẹn đặc biệt v.v...
Điền vào các khoảng trống thời gian còn lại với những hoạt động thuộc về cá nhân, các mối quan hệ gia đình và xã hội để mang lại sự cân bằng và trọn vẹn cho bảng hoạch định thời gian cuả bạn. Những thay đổi liên tục là đặc trưng cuả mục này nên hãy dùng bút màu vàng để tô màu cho chúng biểu thị cho ánh sáng và niềm vui.
Lúc nào cũng phải giữ một bảng phân chia thời gian chính bên cạnh mình, dán các bản photo lên bàn hoặc tủ lạnh... và có những điều chỉnh cho thích hợp nếu cần thiết. Khi bạn đã có được kinh nghiệm trong việc viết thời gian biểu cho một tuần theo cách này thì việc quản lý thời gian của bạn cũng sẽ trở thành một thói quen thường xuyên và hết sức dễ dàng. Sẽ là một ý hay nếu bạn mở rộng lịch cuả mình cho các thành viên khác trong gia đình. Chìa khóa giúp bạn tổ chức thời gian trong tuần đó là hãy cứ thử làm việc! Dành ra một vài phút vào tối Chủ Nhật để viết thời gian biểu cho tuần sau sẽ giúp bạn có được một lối sống thật hiệu quả.
