Giải đáp câu hỏi – kỹ năng không thể thiếu khi thuyết trình

Sau khi thuyết trình, diễn giả đều dành một chút thời gian để thính giả có thể đặt câu hỏi. Nếu bài thuyết trình đề cập tới một chủ đề nóng hổi, đang thu hút được nhiều sự quan tâm của công chúng thì thời gian hỏi-đáp này sẽ là lúc tranh luận khá sôi nổi và căng thẳng vì không chỉ diễn giả mà cả các khán giả ngồi dưới cũng được đưa ra ý kiến và trình bày quan điểm của mình. Còn nếu bài thuyết trình giới thiệu một công trình khoa học, một dự án, một nghiên cứu, v.v thì sẽ có rất nhiều thắc mắc xung quanh nội dung của bài thuyết trình vì không phải ai cũng có thể hiểu hết toàn bộ những kiến thức mới mẻ hay sẽ có nhiều người hoài nghi tính thực tiễn của những nội dung được đưa ra.

Đã có những buổi thuyết trình gặp thất bại do diễn giả trả lời không thỏa đáng các câu hỏi của người nghe. Do đó trong quá trình chuẩn bị bài thuyết trình, bạn nên học cách xử lý những câu hỏi khó và rắc rối để rèn luyện sự tự tin.

Kỹ năng sống: Bí quyết rèn luyện sự tự tin khi giải đáp câu hỏi thuyết trình

1. Bạn bước vào buổi thuyết trình với tinh thần sẵn sàng trả lời mọi câu hỏi của người nghe là rất quan trọng.

Muốn vậy, sau khi hoàn tất bản dự thảo, bạn phải dự kiến những câu hỏi mà người nghe có thể hỏi và tìm lời giải đáp cho những câu hỏi đó. Nếu được, bạn nên nhờ bạn bè hay đồng nghiệp phản biện trước cho bạn. Khi đã chuẩn bị kỹ, thực tế vẫn có những câu hỏi mà bạn chưa nghĩ đến nhưng thường không nhiều.

2. Đừng bao giờ cho phép hai hay nhiều người nói cùng một lúc, nếu không tình hình rất dễ vượt ra khỏi tầm kiểm soát.

Bạn hãy thông báo rõ bạn chỉ có thể trả lời từng câu hỏi. bạn cần tỉnh táo để tránh bị cuốn vào những câu hỏi dông dài về một khía cạnh nhỏ nào đó trong bài thuyết trình. Nhưng nếu mọi người lại quan tâm đếnvấn đề này, bạn nên để vào cuối buổi thuyết trình (nếu còn thời gian) thì hãy tiếp tục thảo luận.

3. Cần nhận biết và có cách ứng xử phù hợp với những kiểu câu hỏi khác nhau.

Có những câu hỏi chỉ để chứng tỏ người hỏi hiểu biết nhiều hơn bạn (có tính phô trương), có những câu hòi không hỏi trược tiếp mà nói vòng vo… Bạn nên lịch sự với những câu hỏi “phô trương” và gợi ý vào trọng tâm những câu hỏi vòng vo, chẳng hạn bạn nói đó là một ý rất hay, nó có trọng tâm về…. Nếu bạn gặp phải câu hỏi khó thật sự thì hãy cố gắng bình tĩnh, đôi khi đừng ngại xem lại bài thuyết trình của mình trước khi trả lời.

Có thể dùng thủ thuật trì hoãn, chẳng hạn như: uống nước, hắng giọng hay thậm chí lấy mùi soa để lau mặt. Điều này giúp bạn tránh được thời gian trống khi chưa tìm đựợc câu trả lời thích hợp. trong tường hợp bạn không nắm rõ thông tin, không đủ dữ kiện để trả lời hay bạn không thể trả lời được câu hỏi nào đó, thì hãy thẳng thắn thừa nhận điều này, thay vì cố gắng trình bày vòng vo, tránh né. Điều này cũng không có gì là quá nghiêm trọng vì bạn không thể biết hết mọi điều.

Bạn có thể sử dụng một vài câu nói mẫu sau:

  • Hiện tôi không có câu trả lời nhưng tôi có thể tra cứu giúp anh (chị). Xin vui lòng cho tôi địa chỉ, tôi sẽ liên lạc với anh (chị) sau.
  • Tôi cần suy nghĩ một chút. Chúng ta có thể trở lại câu hỏi này vào cuối buổi. Xin mời câu hỏi tiếp theo.
  • Thực sự không có câu trả lời đúng hoặc sai thật rõ ràng cho vấn đề này. Song cá nhân tôi cho rằng….

4. Cần lưu ý cảnh giác với những câu hỏi được chuẩn bị sẵn nhằm mục đích chỉ ra những điểm yếu trong lập luận, nhằm hạ thấp uy tín của bạn và hạ thấp uy tín bài thuyết trình.

Đối với những câu hỏi kiểu này, bạn hãy chuẩn bị sẵn một số câu trả lới như: “Hôm nay, tôi không định đề cập đến cả khía cạnh đó của vấn đề…”, hay “Đây là vấn đề hoàn toàn tách biệt với chủ đề thuyết trình nên tôi không có đủ thời gian để thảo luận nó, tôi sẽ trả lời riêng cho ….”. Những câu trả lời như vậy, tuy có vẻ lẩn tránh nhưng sẽ giảm bớt áp lực lên bạn.

Bí quyết giải đáp câu hỏi của khán giả sau khi thuyết trìnhBí quyết giải đáp câu hỏi của khán giả sau khi thuyết trình

Trong suy nghĩ của người nghe, bạn là người đóng vai trò hòa giải nếu giữa những người nghe xảy ra tranh luận. Đối với trường hợp này, bạn hãy cố gắng giảm bớt sự căng thẳng, đảm bảo với mọi người ai cũng có cơ hội được phát biểu và lập lại trật tự càng sớm càng tốt. Nhắc mọi người nhớ lại mục đích của buổi thuyết trình để đưa họ trở lại đúng hướng đi của bạn. Hãy chứng tỏ cho mọi người thấy bạn có kỹ năng thuyết trình tốt bằng cách kiểm soát được tình hình.

Sau đây là một số lời khuyên khi xử lý các câu hỏi

- Nghiên cứu kỹ các tài liệu thuyết trình và thông tin liên quan sẽ giúp bạn lường trước những vấn đề được hỏi.

- Sự căng thẳng có thể khiến bạn vội vã trả lời. Vì thế hãy bình tĩnh suy nghĩ trước khi đưa ra câu trả lời.

- Nếu cần, hãy đề nghị người hỏi làm rõ nghĩa câu hỏi.

- Nên trả lời từng câu hỏi một.

- Cho dù giọng điệu hay ý định của người hỏi thiếu thiện chí. Bạn cũng nên cố gắng giữ bình tĩnh và tạo sự ôn hòa.

- Nếu người đặt câu hỏi tỏ ra rụt rè, bạn hãy khen ngợi và khích lệ họ.

- Chú ý tránh bị lôi kéo vào những cuộc tranh cãi với người hỏi, mặc dù ý kiến của họ không hoàn toàn được chấp nhận.

Một số mẫu câu hữu ích khi trả lời câu hỏi sau khi thuyết trình (có thể áp dụng cho bài thuyết trình tiếng Anh)

1. Phần mở đầu

Ngay trong phần mở đầu của bài thuyết trình và nói trước công chúng, sau khi chào hỏi và giới thiệu qua bài thuyết trình: những đầu mục chính trong bài thuyết trình, thời gian thuyết trình, bạn hãy nói rõ bạn sẽ xử lý với các câu hỏi và thắc mắc như thế nào: sẽ trả lời ngay trong khi thuyết trình hay để tất cả các câu hỏi tới cuối buổi thuyết trình mới trả lời?

• During my presentation, please fell free to interrupt me if you have any questions.

(Trong khi tôi thuyết trình, các bạn có thể đặt câu hỏi bất kỳ lúc nào).

• There will be time for questions and answer at the end of the presentation.

(Tôi sẽ giành thời gian cuối buổi thuyết trình để cho phần giải đáp thắc mắc).

• I’d be grateful if you could ask your questions after the presentation.

(Sau khi tôi thuyết trình các bạn có thể đưa ra câu hỏi của mình).

2. Gợi ý đặt câu hỏi

Nếu phần cuối cùng của buổi thuyết trình là phần hỏi và trả lời thì trước hết, bạn phải đề nghị khán giả đặt câu hỏi. Hãy dùng một số câu như:

• Thank you for listening and now if there are any questions, I would be pleased to answer them. (Cảm ơn các bạn đã chú ý lắng nghe và bây giờ tôi sẵn sàng trả lời thắc mắc của các bạn).

• That brings me to the end of my presentation. Thank you for your attention. I’d be glad to answer any questions you might have. (Tôi xin dừng bài nói tại đây. Cảm ơn sự có mặt của các bạn và tôi xin sẵn sàng trả lời thắc mắc của các bạn).

Khi khán giả đặt câu hỏi sau khi thuyết trình, bạn có thể nhắc lại câu hỏi hoặc diễn đạt lại câu hỏi theo một cách khác. Đây là một mẹo nhỏ mà bạn có thể áp dụng vì nó không những giúp bạn có thể hiểu rõ câu hỏi hơn mà còn giúp bạn có thêm chút ít thời gian để suy nghĩ cho câu trả lời của mình nữa. Điều này đặc biệt hữu ích đối với những câu hỏi dài và phức tạp. Thêm vào đó việc nhắc lại câu hỏi cũng giúp bạn chắc chắn được rằng mình hiểu đúng ý người hỏi và những người khác cũng nghe rõ câu hỏi. Bạn có thể dùng những câu như:

• Thank you. So you would like further clarification on our strategy? (Cảm ơn. Bạn muốn hiểu cặn kẽ hơn chiến lược của chúng tôi phải không?)

• That’s an interesting question. How are we going to get the 20% increase? (Đó quả là một câu hỏi thú vị. Vậy làm thế nào để chúng tôi đạt mức tăng trưởng 20%?)

• Thank you for asking. What is our plan for next year? (Cảm ơn câu hỏi của ông. Ông muốn biết kế hoạch trong năm tới của chúng tôi là gì ư?)

3. Xử lý tình huống sau khi được hỏi

Sau khi bạn đã trả lời câu hỏi thì bạn phải kiểm tra xem liệu người đặt ra câu hỏi đó có hài lòng với câu trả lời của bạn hay không bằng cách nói:

• Do you satisfy with my answer? (Liệu bạn đã hài lòng với câu trả lời của tôi chưa?)

• Does this answer your question? (Đó có phải là câu trả lời cho câu hỏi của bạn chưa?)

• I hope this explains the situation for you. (Tôi hy vọng lời giải thích này phù hợp với tình huống mà bạn đưa ra).

• I hope this was what you wanted to hear. (Tôi hy vọng đó là những gì mà bạn muốn nghe).

Còn nếu bạn không biết câu trả lời thì sao?

Hãy xử trí một cách khôn ngoan bằng cách đố lại những khán giả trong hội trường khi đó; hoặc bạn cũng có thể nhờ ai đó trả lời hộ bạn; hay tốt hơn hết là bạn nên thừa nhận rằng mình không biết câu trả lời. Không ai có thể biết tất cả mọi thứ nên khán giả sẽ thông cảm cho bạn vì bạn chưa biết. Tuyệt đối không nên đưa ra câu trả lời mà chính bạn cũng không biết liệu nó có chính xác hay không. Nếu bạn không thể đưa ra câu trả lời ngay lập tức, bạn có thể xin phép đưa ra câu trả lời vào lúc khác bằng cách liên lạc lại với khán giả đưa ra câu hỏi đó qua email hoặc điện thoại, v.v.

Kỹ năng thuyết trình: Mẹo cần biết khi giải quyết câu hỏi:

  • Nêu rõ cho khán giả biết thời điểm đặt câu hỏi ( sau mỗi đoạn nói, sau khi kết thúc, hay bất cứ lúc nào ) phù hợp với buổi thuyết trình hôm đó. Cũng có thể giới hạn số câu hỏi và yêu cầu từng người hỏi một.
  • Đối với các câu hỏi cố tình dồn bạn vào chân tường, hãy mỉm cười và bình tĩnh tìm một câu trả lời tích cực.
  • Nếu bạn không biết câu trả lời, có thể nói “ Hiện tôi chưa có câu trả lời, bạn có thể để lại danh thiếp, và tôi chắc chắn sẽ gửi câu trả lời cho bạn sau “ Tuy nhiên , chỉ làm điều này 1 đến 2 lần thôi.
  • Nếu bạn biết một người trong khán giả có thể giúp bạn trả lời, hãy giới thiệu người đó.

Kết luận:

Sau mỗi bài thuyết trình, chúng ta thường giải đáp các thắc mắc của khán giả để giúp khán giả hiểu rõ hơn về nội dung. Vì thế, kỹ năng trả lời các câu hỏi sau khi thuyết trình cũng ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng của buổi thuyết trình. Đã có những bài thuyết trình thất bại vì diễn giả không giải đáp thỏa đáng các câu hỏi của người nghe. Để không rơi vào trường hợp trên, ngay từ bây giờ, bạn nên rèn luyện cho mình phong thái và cách trả lời các câu hỏi thật tự tin và chuyên nghiệp. Hi vọng bài viết trên sẽ giúp bạn tới gần hơn mục đích này!

 

Bài viết có tham khảo từ Quangbinhuni.edu.vn

Bài viết thuộc chủ đề: kỹ năng thuyết trình, giải đáp câu hỏi sau thuyết trình, câu hỏi thuyết trình, bài thuyết trình hiệu quả, kỹ năng giao tiếp, mẹo trả lời câu hỏi, kỹ năng sống.