1. Sự khởi đầu tốt nhất là bằng một câu hỏi
Nếu bạn không chắc chắn rằng sếp của bạn có sẵn sàng để lắng nghe góp ý hay không, hãy bắt đầu bằng một câu hỏi. Bởi vì trong mỗi sự phản hồi hay góp ý đều chứa đựng điều gì đó hữu ích đối với người tiếp nhận. Vậy nên, nếu ông chủ hoặc cấp trên của bạn sẵn sàng, họ sẽ gửi cho bạn một thông điệp thẳng thắn và thường khuyến khích bạn hãy tự nhiên nói ra ý kiến của mình. Nếu bạn cảm thấy quản lí của mình không phải là người thoải mái về mặt này, vậy hãy tìm một phương cách khác để trao đổi, viết thư ẩn danh là một phương án khả dĩ.
2. Đảm bảo phản hồi của bạn là kịp thời
Tốt nhất bạn hãy tìm một khoảng thời gian thích hợp ngay khi sự việc mà bạn góp ý vừa diễn ra. Bởi càng để lâu, những chi tiết trong các sự kiện có thể bị “mờ đi” trong trí nhớ của cả bạn và sếp. Nếu không thể gặp gỡ sếp để trao đổi sớm, bạn hãy ghi lại chi tiết những gì đã xảy ra trong hoàn cảnh phát sinh vấn đề, cùng với những điều mà bạn muốn góp ý. Điều đó sẽ giúp bạn nhanh chóng miêu tả lại cho sếp của mình hoàn cảnh mà bạn muốn đề cập một cách rõ ràng khi có cơ hội thích hợp.
3. Hãy chọn cách thức phản hồi phù hợp
Đối với việc đưa ra góp ý, email hay tin nhắn thực sự là giải pháp an toàn nhất. Nhưng chúng không phải là giải pháp hiệu quả nhất. Bạn biết đấy, thần thái và ngôn ngữ cơ thể có một sức mạnh lớn trong giao tiếp.
Nếu bạn biết những gì mình sắp trình bày là thiết thực và có ích với sếp, hãy tự tin bước vào phòng với một nụ cười nhẹ nhàng và tâm thái thoải mái. Bạn có thể bắt đầu cuộc trao đổi bằng một chút hài hước để làm dịu sự căng thăng. Tuy nhiên, hãy nhanh chóng đi thẳng vào vấn đề cần trình bày. Chú ý quan sát thái độ của người đối diện, những cái cau mày hoặc gật đầu sẽ giúp bạn biết mình phải làm rõ hơn phần nào trong những góp ý của mình, từ đó tránh được nhiều hiểu nhầm đáng tiếc.
4. Hãy lên lịch cho việc trình bày những góp ý
Có thể đưa ra một phản hồi kịp thời là rất quan trọng. Tuy nhiên điều đó không có nghĩa là bạn phải nói với sếp điều đó ngay lập tức trước tất cả mọi người, ví dụ như trong cuộc họp. Sẽ tốt hơn nếu bạn để cho chính mình và sếp có một khoảng hòa hoãn để chuẩn bị. Hãy hỏi cấp trên rằng liệu bạn có thể thu xếp một cuộc trao đổi ngắn trực tiếp với họ hay không. Đồng thời, đừng quên đưa ra một vài chỉ dẫn về những gì bạn muốn đề cập đến trong cuộc gặp.
Bạn có thể làm mọi thứ trở nên đơn giản bằng một câu hỏi thẳng thắn nhưng lễ độ:“Tôi muốn đưa ra một số gợi ý liên quan đến cuộc họp ngày hôm qua”. Chắc hẳn, bạn luôn không muốn bị sếp chỉ ra lỗi sai ngay trước mặt các đồng nghiệp khác, vậy thì sếp của bạn cũng như vậy. Khoảng hòa hoãn mà bạn tạo ra vì thế sẽ giúp sếp hiểu thành ý và sự tôn trọng của bạn dành cho họ. Điều này chính là tiền đề tốt nhất cho sự lắng nghe và sau đó là sự tiếp thu.
5. Hãy đảm bảo rằng sự góp ý của bạn mang tính cụ thể và khả thi
Để phản hồi có hiệu quả và có thể tạo ra những thay đổi thật sự, hãy chắc chắn rằng chúng rõ ràng và cụ thể. Ví dụ, khi bạn đưa ra sự góp ý về cách trình bày của sếp, thay vì đưa ra một nhận xét chung chung mang đầy cảm tính như thế này:“Tôi không thích cách sếp tóm tắt dự án”, một lời nhận xét khách quan với vấn đề cụ thể, kèm theo phương án khắc phục sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.
Bạn có thể tham khảo cách góp ý như thế này cho tình huống vừa nêu: “Khi anh tóm tắt cho tôi về một dự án, sẽ rất hữu ích nếu đưa ra cho tôi mục tiêu và kết quả mong muốn thay vì một danh sách các tác vụ anh muốn tôi hoàn thành. Tôi có thể tự hình dung được những điều đó”.
6. Hãy giữ những điều cần trao đổi không “bay quá xa”
Sẽ rất khó để bạn nói với sếp của mình rằng ông ấy đáng lẽ có thể làm tốt hơn. Vậy nên hãy chuẩn bị thật tốt cho cuộc gặp, nhất thiết cần lên kế hoạch cho những gì bạn muốn sếp lắng nghe, tiếp thu và làm tốt hơn. Thêm vào đó, hãy ghi ra cả những điều bạn cảm nhận được trong trường hợp tình hình được cải thiện, nhưng chỉ nói về những cảm nhận liên quan trực tiếp đến vấn đề đang được nói tới, đừng đi xa hơn.
Điều quan trọng, hãy giữ một thái độ chuyên nghiệp và phong thái lịch thiệp của một nhà ngoại giao trong cuộc gặp gỡ này. Một điều hết sức quan trọng khác, không để bất kì người nào khác biết đến nội dung cuộc gặp gỡ. Đừng để sự hoan hỉ hay vui chuyện làm mất thành ý và sự nghiêm túc của bạn.
7. Làm rõ vấn đề
Kinh nghiệm này có một chút khác biệt, nó sẽ hữu ích với bạn khi cấp trên tiếp cận bạn để tìm kiếm sự phản hồi. Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu những thông tin mà cấp trên đang cần: Họ muốn được biết những đánh giá về tổng thể hay họ đang cần ý kiến của bạn về một dự án cụ thể nào đó?
Đừng ngại ngần đặt câu hỏi cho sếp để hiểu được mong muốn và nhu cầu của họ. Trước cuộc trao đổi chính thức để lấy ý kiến, bạn có thể gửi mail hoặc có một cuộc gặp ngắn để làm rõ những điểm mà mình cần đưa ý kiến. Điều đó đảm bảo rằng bạn và sếp đang nói về cùng một chủ đề, đồng thời tránh được đến mức tối đa những hiểu lầm không đáng có.
Sai sót là một phần tất yếu trong cuộc sống của con người. Nhưng nhìn nhận ở một góc độ khác, nó chính là cơ hội để mỗi người nhìn lại mình và thấy được những thiếu sót để sữa chữa và làm tốt hơn. Vậy nếu là một nhân viên tốt, bạn hãy thẳng thẳn góp ý với sếp của mình theo những cách thức tế nhị và lịch thiệp. Những góp ý thẳng thắn của bạn chắc chắn là điều mà một cấp trên sáng suốt luôn muốn được nhận.
Tuy nhiên, trước khi áp dụng những lời khuyên trên, bạn hãy tự hỏi mình: “Mình có thực sự muốn sếp nhận ra vấn đề? Những góp ý của mình có mang những bất bình cá nhân? Mình đã nhận ra cách nào đó để đề xuất cho việc sửa chữa hay chưa?” Nếu bạn trả lời được rõ ràng, rành mạch những câu hỏi này, hãy tiến lên, bởi cấp trên sẽ rất hạnh phúc khi được nghe những lời chân thành của bạn.
Theo www.dkn.tv
