Kỹ năng truyền đạt thông tin là cốt lõi của mọi hoạt động giao tiếp. Truyền tải thông tin hiệu quả vừa tiết kiệm được thời gian, vừa đạt hiệu quả giao tiếp giúp mang lại lợi ích lớn hơn cho bạn trong cuộc sống cũng như công việc.
Tuy nhiên không phải lúc nào bạn cũng đạt được mục đích truyền đạt thông tin như mong muốn. Dưới đây là 4 kỹ năng giúp bạn truyền đạt thông tin hiệu quả mà bạn có thể áp dụng trong các buổi phỏng vấn kiếm việc hoặc trong công việc hàng ngày.
CareerLink là nhà cung cấp dịch vụ tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp cho các doanh nghiệp
Chuẩn bị thật kỹ trước khi truyền đạt thông tin
Không có gì là thừa khi chuẩn bị thật kỹ trước khi truyền đạt thông tin với đồng nghiệp, cấp trên hay đối tác, khách hàng. Sự chuẩn bị này quyết định hơn 50% sự thành công của bạn trong buổi giao tiếp. Nó giúp bạn truyền tải chính xác nội dung, rõ ràng và mạch lạc, hiệu quả và hấp dẫn.
Thực tế, nhiều người vì quá tự tin vào khả năng truyền đạt nên đã bỏ qua khâu chuẩn bị dẫn đến hiệu quả thấp.
Trong quá trình chuẩn bị, bạn cần xác định người nghe là ai để tìm ra hình thức truyền tải, xây dựng nội dung phù hợp. Để thu hút hơn, bạn cần tìm cách tạo điểm nhấn. Ngoài ra bạn cũng cần chuẩn bị tâm lý để đảm bảo sự chú tâm trong khi truyền đạt; chuẩn bị về ngoại hình để có sự tự tin nhất định.
Chuẩn bị trước khi nói giúp giao tiếp hiệu quả hơn
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể và không nói giọng địa phương
Nói giọng địa phương không phải là “cái tội” nhưng nếu bạn vừa bị giọng địa phương lại vừa mắc lỗi chính tả đồng nghĩa với việc bạn thiếu kỹ năng truyền đạt thông tin cơ bản. Vì thế, hãy cố gắng giao tiếp bằng giọng điệu và ngôn ngữ phổ thông. Hoặc ít nhất là bạn không được sai lỗi chính tả, không dùng những từ ngữ “lóng”, đảm bảo phát âm chuẩn và rõ ràng.
Ngoài ra để việc truyền đạt sinh động hơn, bạn nên linh hoạt và tận dụng ngôn ngữ cơ thể chẳng hạn như tư thế ngồi hay đứng, tần suất đi lại hay cách bạn sử dụng ánh mắt, nụ cười, cử chỉ tay... Tất cả đều cần tới sự rèn luyện để đạt sự nhịp nhàng và tạo được sự thu hút với người đối diện.
Hạn chế nói giọng địa phương và nên dùng ngôn ngữ cơ thể để giao tiếp thêm sinh động
Truyền đạt theo nguyên tắc “Đúng - Đủ - Hay”
Ngày nay, có quá nhiều kênh để tiếp cận thông tin, có quá nhiều thứ khiến người khác dễ bị phân tâm và thu hút nên nhiều người có xu hướng thiếu kiên nhẫn thậm chí bỏ giữa chừng các buổi trò chuyện có nhịp độ chậm hay nói dài dòng, lan man.
Vì thế, bạn cần áp dụng nguyên tắc đúng - đủ - hay khi truyền tải. Đầu tiên, hãy xác định điều bạn cần nói để có thể truyền tải đúng, chính xác, ngắn gọn nhưng đủ ý. Sau đó, bạn có thể thêm thắt những hành động sáng tạo khác để nội dung thu hút hơn, hấp dẫn hơn, ví dụ như đưa vào một vài tình huống thực tế, hay một câu chuyện hài...
Bạn không nên quá lạm dụng kiến thức, tỏ ra quá am hiểu, điều gì cũng biết nhưng lại không có khả năng kiểm soát, điều tiết khiến buổi truyền đạt thông tin dài dòng thậm chí lạc đề. Điều đó có thể khiến bạn bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp.
Tranh luận
Việc truyền đạt thông tin chỉ thực sự hiệu quả, hấp dẫn khi người đối diện tập trung lắng nghe và phản biện lại nội dung, quan điểm của bạn.
Để người nghe hứng thú tranh luận, phản biện lại bạn cũng là một nghệ thuật. Không phải cố tình nói sai để họ phản biện mà bạn phải biết cách xoáy vào nội dung họ quan tâm, khơi gợi sự thích thú của họ, từ đó thúc đẩy họ bộc lộ quan điểm.
Khi đối phương phản biện, hãy chú tâm lắng nghe và bày tỏ sự tôn trọng. Tất nhiên bạn cần biết cách kiểm soát để đảm bảo cuộc tranh luận văn minh và ở trong khoảng thời gian phù hợp.
Trên đây là các kỹ năng truyền đạt thông tin hiệu quả mang lại lợi ích cho bạn trong công việc và cuộc sống. Tất nhiên để trở thành người truyền đạt thông tin xuất sắc, bạn cần thời gian rèn luyện một cách nghiêm túc và lâu dài.
Theo Nguyễn Lý
