Quản lý công việc hiệu quả với quy tắc 80/20

Điều thú vị về quy tắc 80/20 là bạn không cần phải hiểu về lý thuyết thống kê nhưng bạn vẫn có thể nắm bắt và “tin” quy tắc này. Tất nhiên nó xuất phát từ kinh tế học và nó được Pareto “chứng minh” bằng phân tích số liệu thống kê, nhưng điều đó không có nghĩa là chỉ có các chuyên gia kinh tế học mới có thể hiểu được.

Quy tắc này lần đầu tiên được nhà tư tưởng quản lý Joseph M.Juran gợi ý. Sau đó nó được đặt tên theo tên  của nhà kinh tế học người Italia Vilfredo Pareto, ông đã quan sát thấy rằng 80% thu nhập của Italia thuộc về 20% dân số của nước này. Giả thuyết được đưa ra là phần lớn kết quả trong bất kỳ tình huống nào đều do một phần nhỏ nguyên nhân tạo ra.

Quy tắc 80/20 chính xác là gì?

Theo ý nghĩa về mặt con số, nó có nghĩa là 80% kết quả bạn thu được chỉ xuất phát từ 20% những gì bạn bỏ ra. Kết quả nghiên cứu của Pareto đã chứng minh rằng “quy tắc” này nhìn chung là chính xác và đã trở thành tỉ lệ 80/20 nổi tiếng trong lịch sử. Tuy vậy, trong một số trường hợp tỉ lệ này có thể cao hơn rất nhiều, lên tới 99/1: 99% kết quả thu được chỉ xuất phát từ 1% công sức bỏ ra!

Bạn có thể đưa  bất kỳ con số nào vào “công thức” này, điều quan trọng nhất là bạn càn hiểu rằng trong cuộc sống chắc chắn có những hoạt động bạn làm  (20% của bạn) chiếm phần lớn (80% của bạn) niềm hạnh phúc và kết quả đạt được.

Bạn có thể quy nạp rằng 20% hoạt động của bạn tạo ra 80% tài chính của bạn, và điều đó đúng, cũng có thể chỉ một phần nhỏ hoạt động bạn làm mỗi tuần tạo ra thu nhập của bạn. Bạn có thể áp dụng Quy tắc 80/20 cho mọi khía cạnh của đời sống công việc, tuy vậy có lẽ bạn nên tập trung chủ yếu vào niềm hạnh phúc và sự thỏa mãn của bản thân.

Chắc chắn tiền đóng một vai trò quan trọng tạo nên niềm hạnh phúc của bạn và tiền bị tác động bởi những mối quan hệ 80/20, nhưng nó cũng chỉ là một thành phần tạo nên toàn bộ sự giàu có và niềm hạnh phúc -  là mối quan tâm đầu tiên của bạn.


nguyên tắc 80-20

Quy tắc 80/20 do Vilfredo Pareto phát hiện ra

Trong khi đang học về sự phân bố của cải và thu nhập tại nước Anh, Vilfredo Pareto đã phát hiện ra, phần lớn diện tích đất đai và thu nhập được kiểm soát bởi một lượng nhỏ số người trong xã hội. Trên thực tế, 20% dân số kiểm soát đến 80% của cải và thu nhập.

Trong những phân tích và nghiên cứu tiếp theo, nhà kinh tế học lừng danh này đã phát hiện ra rằng, nguyên tắc này không chỉ đúng trong nhiều quốc gia, giai đoạn lịch sử mà còn đúng với những gì xảy ra ngay trong khu vườn ông ta. Ở đây, ông ta thấy được, chỉ 20% cây đậu Hà Lan ông trồng đã cho ra đến 80% hạt đậu mà ông thu hoạch được.

Từ khi quy luật này ra đời, nhiều nhà nghiên cứu khác đã phát biểu tương tự như: 20% tội phạm là nguyên nhân của 80% các vụ phạm tội. 20% số người lưu thông trên đường tạo ra 80% các vụ tai nạn. 20% tuyến đường chiếm 80% lưu lượng xe cộ hàng ngày. 20% những lỗi hàng hoá làm nảy sinh 80% các vấn đề rắc rối.

Thường gặp nhất là chúng ta vẫn nghe nói rằng, 20% khách hàng tạo ra 80% lợi nhuận cho một doanh nghiệp và 20% việc chúng làm mang lại 80% kết quả.

Các ví dụ về quy tắc 80/20

Trong rất nhiều các điều kiện kinh tế khác nhau, ví dụ như quá trình phân bổ sự giàu có và nguồn lực trên trái đất, chỉ có một số phần trăm nhỏ bé dân số kiểm soát những phần nguồn lực lớn nhất, đây chính là một ví dụ điển hình của quy tắc 80/20. Các ví dụ trong kinh doanh như chỉ 20% số nhân viên chịu trách nhiệm cho 80% doanh thu của công ty (hoặc thường là thậm chỉ tỉ lệ nhỏ hơn). Đây không phải là quy tắc “cứng”, vì vậy tất nhiên không phải công ty nào cũng như vậy và tỉ lệ không phải lúc nào cũng chính xác là 80/20, nhưng nhìn chung trong kinh doanh luôn luôn là  phần thiểu số tạo ra một phần lớn.

Và ở tầm vi mô, hãy nhìn những thói quen hàng ngày của bạn và bạn có thể thấy rất nhiều những ví dụ quanh quy tắc 80/20. Bạn có thể chỉ gọi điện cho một số rất ít những người trong danh mục điện thoại của bạn. Bạn chắc chắn sử dụng một phần lớn số tiền có được cho một vài thứ (có lẽ là thuê nhà hay thực phẩm, mua sắm). Và đặc biệt bạn chỉ dành phần lớn thời gian của bạn cho một số ít những người bạn trong khi bạn có hàng tá bạn bè.

Bạn có thể sống một cuộc sống 80/20 như thế nào?

Khi bạn bắt đầu phân tích và “mổ xẻ” cuộc sống của bạn, bạn có thể thấy tỉ lệ 80/20 xuất hiện ở khắp mọi nơi. Khi bạn xác định được chính xác những yếu tố quyết định, làm nên niềm hạnh phúc của bản thân, thì hãy hài hòa trong mọi hoạt động và tránh lãng phí thời gian vào những hoạt động chiếm 80% nhưng tạo ra rất ít sự thỏa mãn cho bản thân.

Thông điệp rất đơn giản: Hãy tập trung vào những hoạt động tạo ra thành quả tốt nhất. Điều này áp dụng cho cả công việc/đời sống của bạn và cả đời sống “khác” nữa.


nguyên tắc 80-20

Vấn đề mà hầu hết mọi người đều vấp phải đó là làm sao có thể kiếm sống từ thứ bạn thực sự yêu thích, vì vậy hãy tập trung vào đó.

Chắc hẳn bạn đã từng nghe thấy cụm từ “nghệ sĩ sống chật vật”. Hình mẫu chính là một cá nhân sáng tạo, những nhạc sĩ, diễn viên, nhà  văn và nghệ sĩ vật lộn để được công chúng biết tới, làm việc cật lực trong nhiều giờ đồng hồ cho tới khi cuối cùng chỉ một số ít trong số họ được công chúng khám phá ra và trở lên nổi tiếng.

Cũng không có gì đáng ngạc nhiên khi tỉ lệ những nghệ sĩ sống chật vật trở lên nổi tiếng, giàu có cũng tuân theo quy tắc 80/20 - chỉ một phần nhỏ trong toàn bộ nỗ lực cố gắng đã bỏ ra để đạt được thành công đó.

Có một thực tế đáng buồn là hầu hết mọi người trên thế giới đều không yêu thích công việc họ đang làm (vốn được coi là công việc “chính”) và chỉ thực sự duy trì niềm đam mê của họ vào những ngày cuối tuần và bên ngoài giờ làm việc. Chỉ một số rất ít sống với niềm đam mê trong chính giờ làm việc thường nhật.

Giá trị của quy tắc “số ít quan trọng và số nhiều không quan trọng” chính là nó nhắc nhở nhà lãnh đạo hãy tập trung vào 20% phần quan trọng. Trong số những việc bạn làm hàng ngày, chỉ có 20% là thực sự có ý nghĩa.

Lên kế hoạch tạo dựng phong cách sống 80/20

Để bắt đầu cuộc sống 80/20, bạn chỉ phải làm một việc: tập trung nguồn lực bạn có vào thứ bạn yêu thích.

Công việc bán thời gian - Niềm đam mê bán thời gian

Nhiều người làm công việc toàn thời gian và làm một công việc khác ngoài giờ. Nếu đó là trường hợp của bạn thì có lẽ tỉ lệ của bạn không phải là 80/20 mà có lẽ là gần 20/80. Bạn sử dụng quá nhiều thời gian vào một công việc bạn không thích, bạn có thể không có động lực làm công việc “chính” tốt. Vì vậy, bạn không thuộc vào tốp 80/20 nhân viên của công ty đó, và đồng thời khi trở về nhà bạn quá mệt mỏi, bạn không còn đủ sức cho niềm đam mê thực sự nữa.

Đừng để công việc điều khiển bạn

Phong cách sống này quả là tệ hại bởi vì 80% mối quan hệ tạo ra 20% giá trị. Bạn dành được rất ít từ đó và công ty mà bạn làm việc cho thu được rất ít từ bạn.

Nếu hiện tại bạn đang rơi vào tình trạng này, điều mà bạn cần phải làm đó là bắt đầu thay đổi tỉ lệ. Giảm thời gian dành cho công việc bạn không thích và tăng thời gian cho niềm đam mê. Bạn có thể “phản bác” lại ý kiến trên rằng bạn không thể làm điều này bởi vì ban cần tiền nhưng có một thực tế chắc chắn rằng bạn không thực sự cần nhiều như bạn nghĩ. Hầu hết mọi người đều có thể đủ sống với công việc bán thời gian nhưng đều lựa chọn làm việc nhiều hơn bởi vì họ muốn có nhiều thứ hơn nữa.

Khi những mong muốn của bạn bắt đầu vượt quá mức so với nhu cầu, đó chính là cái hố sai lầm lớn nhất trong xã hội thực dụng, hiện đại của chúng ta.

Nhận định trên cũng không khuyến khích bạn sống một cuộc sống “thanh đạm” nhưng chắc chắn rằng niềm hạnh phúc thực sự trong mỗi con người đều xuất phát từ việc dành thời gian cho những thứ bạn yêu thích nhất, chứ không phải từ việc kiếm nhiều tiền. Theo đuổi niềm đam mê thường dẫn tới nguồn thu nhập lớn hơn bởi vì chất lượng đầu ra của bạn thường cao hơn rất nhiều. Tập trung nguồn lực của bạn vào đầu tư nhiều hơn vào những điểm mạnh và bạn sẽ thu được thành quả.

Không để nỗi sợ hãi cản đường

Nhân tố lớn nhất ngăn cản hầu hết mọi người khỏi công cuộc theo đuổi niềm ước mơ và làm việc hướng tới những mục tiêu thực sự đó là nỗi sợ hãi. Nỗi sợ hãi không được đảm bảo an toàn, giảm lương, và lo ngại về một tương lai “mù mịt” thường khiến con người bị “khóa chặt” vào những công việc hàng ngày không mấy yêu thích và không tạo ra sự thỏa mãn.

Không để nỗi sợ hãi trở thành nguyên nhân cho sự thất bại của bạn. Hãy tự xem xét lại niềm đam mê của bản thân, loại bỏ tạm thời sự cần thiết của đồng tiền để có thể suy nghĩ mà không lo lắng về tài chính và lập ra kế hoạch hướng tới những hoạt động của phong cách sống 80/20. Tối đa hóa thứ mà bạn am hiểu và thành thạo. Tìm kiếm những hoạt động tạo ra phần lớn kết quả và đặt nguồn lực của bản thân vào nơi thành quả lớn nhất có thể đạt được.

Quy tắc 80/20 giúp nhà lãnh đạo làm việc hiệu quả hơn

Giá trị của quy tắc “số ít quan trọng và số nhiều không quan trọng” chính là nó nhắc nhở nhà lãnh đạo hãy tập trung vào 20% phần quan trọng. Trong số những việc bạn làm hàng ngày, chỉ có 20% là thực sự có ý nghĩa. Nếu có một phần nào đó trong lịch làm việc hàng ngày có thể bỏ qua, hãy chắc chắn rằng nó không nằm trong phần 20%.

Có một lý thuyết quản lý đã hiểu Nguyên lý của Pareto theo góc độ do chỉ 20% cấp dưới tạo ra 80% kết quả đạt được, vậy bạn chỉ nên tập trung quỹ thời gian hạn hẹp của bạn vào 20% những người này - những siêu sao trong tổ chức của bạn. Lý thuyết quản lý này có một lỗ hổng bởi vì nó đã bỏ qua thực tế là 80% quỹ thời gian của bạn nên được tập trung vào làm những thứ thực sự quan trọng. Làm việc để biến thứ tốt thành tốt hơn chắc chắn là cách sử dụng thời gian tốt hơn là biến thứ vĩ đại trở thành thứ xuất sắc.

Hãy áp dụng Nguyên lý Pareto trong mọi việc bạn làm và hãy sử dụng nó một cách thông minh. Tuy vậy không chỉ làm việc thông minh mà hãy làm việc một cách thông minh với những việc đúng đắn.

Theo lanhdao.net

Bấm để theo dõi bình luận về bài viết này trên Facebook của bạn.

Tags

Quản lý công việc hiệu quả với quy tắc 80/20, quản lý công việc, quản lý thời gian

Bấm Like và kết bạn với Kênh tuyển sinh trên Facebook để nhận thông tin tuyển sinh nhanh nhất.

15 mẹo nhỏ giúp bạn bình tĩnh hơn

Công việc, bài thuyết trình, hạn chót, phỏng vấn...như là một phần cuộc sống của bạn, nhưng mỗi lần phải đối diện với chúng, bạn có thể cảm thấy căng thẳng thần kinh.

 
TIN HOT TRONG TUẦN
Toàn cảnh thi tốt nghiệp THPT 2017 (cập nhật liên tục)HOT - Toàn cảnh thi tốt nghiệp THPT 2017 (cập nhật liên tục)
Tổng hợp đáp án đề thi THPT quốc gia 2017HOT - Tổng hợp đáp án đề thi THPT quốc gia 2017
Scots English Australia chính thức mở trường tại Việt NamHOT - Scots English Australia chính thức mở trường tại Việt Nam
Chương trình Bằng Tú tài Quốc tế - International BaccalaureateHOT - Chương trình Bằng Tú tài Quốc tế - International Baccalaureate
Du học Thuỵ Sỹ, trường HTMI:HOT - Du học Thuỵ Sỹ, trường HTMI: