I. Làm quen với SWOT
Chữ SWOT viết tắt từ các chữ cái đầu tiên của các từ sau:
Strengths: Các điểm mạnh
Weaknesses: Các điểm yếu
Opportunities: Các cơ hội
Threats: Các đe dọa, mối nguy
Khi sử dụng kỹ thuật SWOT này, chúng ta sẽ vẽ ra trên một tờ giấy hoặc trên một chiếc bảng 4 khu vực được phân chia thành các mục S, W, O, T. Sau đó dùng kỹ thuật động não (brainstorming) để ghi các ý kiến hoặc nhận xét chủ quan của cá nhân hay nhóm vào các khu vực tương ứng.
Strengths – Các điểm mạnh
Đây là những yếu tố có giá trị hoặc điểm mạnh của tổ chức, cá nhân. Những yếu tố này là thuộc tính bên trong (internal) và hữu dụng (helpful) của đối tượng đang xem xét.
– Tổ chức của chúng ta có những ưu điểm nào?
– Những thành công của lớp trong năm học vừa qua là gì?
– Chúng ta làm công việc nào có kết quả mỹ mãn nhất?
– Cá tính và nhân cách của tôi có những nổi trội gì so với người khác?
– Kiến thức nền tảng của tôi được xây dựng theo con đường nào mà người khác không có?
– Tổ Toán trường ta có những điểm mạnh gì?
…
Weaknesses – Các điểm yếu
Đây là những điểm còn chưa hoàn thiện, chưa tốt, các yếu tố yếu kém của cá nhân, tổ chức. Đây cũng là thuộc tính bên trong (internal) và có tính gây hại (harmful) của đối tượng đang xem xét.
– Chúng ta yếu ở những điểm nào?
– Yếu tố nào dẫn đến sự thất bại của tổ chức?
– Bản thân tôi còn có khuyết điểm gì?
– Những yếu tố nào chúng ta có thể cải thiện?
…
Opportunities – Các cơ hội
Đây là những yếu tố có lợi, hoặc sẽ đem lại lợi thế cho cá nhân và tổ chức. Đây là các yếu tố bên ngoài (external) và hữu ích (helpful) cho cá nhân hoặc tổ chức đang xem xét.
– Chủ trương sắp tới của Nhà nước sẽ đem lại lợi thế gì cho tổ chức chúng ta?
– Sự quan tâm của lãnh đạo địa phương có giúp ích gì cho nhà trường hay không?
– Những xu hướng giáo dục hoặc phương pháp giảng dạy mới nào mà chúng ta nhận thấy được?
– Hình như khu đất này sắp quy hoạch?
…
Các cơ hội thường đến từ sự thay đổi chính sách của cấp quản lý, sự thay đổi về công nghệ, phương pháp, sự thay đổi về lối sống, thói quen tiêu dùng, thị trường, … Bạn hay tổ chức của bạn hãy mở to mắt để quan sát, mở rộng tai để lắng nghe và dùng trí tưởng tượng của mình cùng các dữ liệu thu thập được để hình dung và dự đoán các cơ hội đang đến.
Threats – Các mối nguy
Đây là những tác động tiêu cực từ bên ngoài (external) mà cá nhân hoặc tổ chức của bạn có thể phải đối mặt?
– Cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới này liệu có cuốn phăng doanh nghiệp của mình?
– Các quán xá internet hoặc karaoke gần trường có ảnh hưởng gì đến học sinh trong trường hay không?
– Xu hướng bạo lực học đường có xâm nhập vào trường ta không?
– Đường xá xuống cấp và kẹt xe có ảnh hưởng đến việc học của học sinh hay không?
…
Các lãnh đạo của tổ chức, trường học có thể thử sử dụng các gợi ý bên trên để có một bức tranh toàn diện về vấn đề chúng ta đang gặp phải.
II. Cách dùng kỹ thuật SWOT
Kỹ thuật phân tích SWOT được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực kinh doanh để phân tích tình hình công ty, nghiên cứu về các đối thủ, …Tuy nhiên, ngày nay kỹ thuật này cũng được sử dụng nhiều trong các lĩnh vực khác như giáo dục, phát triển cá nhân, …
SWOT có thể dùng cho cá nhân, tổ chức hay trong hoạt động nhóm. Chúng ta có thể dùng giấy viết hoặc bảng. Một cách dùng khác là sử dụng các tờ giấy dính để phát cho các thành viên trong nhóm. Mỗi thành viên sẽ viết các thông tin mình biết vào tờ giấy rồi đính lên bảng.
Trong việc biên soạn và hình thành Dự thảo Chiến lược Phát triển Giáo dục 2009-2020, Bộ GD&ĐT của chúng ta cũng từng sử dụng kỹ thuật này.
Đây là một kỹ thuật đơn giản và dễ hướng dẫn, các giáo viên có thể nhanh chóng giới thiệu cho các em học sinh của mình để các em biết cách sử dụng.
III. Tư duy linh hoạt với SWOT
Sau khi đã nắm vững kỹ thuật phân tích này, chúng ta cần quay lại để nhìn ra một tầm nhìn mới trong kỹ thuật SWOT.
Việc phân chia các yếu tố thành điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và các mối nguy không nhất thiết là một sự phân chia cứng nhắc. Chúng ta không nên có một cái nhìn cứng nhắc về Cơ hội và Mối nguy. Vì “cơ hội có thể chuyển thành mối nguy”, và ngược lại “mối nguy có thể chuyển thành cơ hội” đúng như cụm từ “nguy cơ” (trong Nguy hiểm có Cơ hội).
Ví dụ:
– Trước nguy cơ học sinh của trường có kết quả thi kém, chúng ta có cơ hội nhìn lại những lý do tồn tại và các phương hướng cải thiện cho tương lai.
– Trước cơ hội mở rộng nhà trường về mặt nhân sự, tổ chức, cơ sở vật chất, có thể chúng ta sẽ đối mặt với các mối nguy về tài chính, bộ máy nhân sự thêm cồng kềnh, công việc phân chia không rõ ràng và chồng chéo.
– Trong nguy cơ của cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới hiện nay, nhiều công ty đã tìm thấy cơ hội để tổ chức lại bộ máy, tìm kiếm các thị trường mới,…
Do đó, giữa Nguy và Cơ luôn là một quá trình, một sự chuyển biến qua lại, chúng ta hoặc tổ chức của chúng ta phải nhìn thấy được điều đó để tìm kiếm một sự cân bằng hoặc chấp nhận các thách thức khi đưa ra quyết định.
Cuộc sống chứa đựng một sự vận động không ngừng và con người phải vận động khéo léo theo dòng chảy ấy với một tư duy linh hoạt và tầm nhìn sắc sảo để không rơi vào bất cứ thái cực nào.
IV. Một ví dụ đầy đủ
Một công ty tư vấn mới thành lập có thể được kế hoạch theo ma trận SWOT như sau:
Điểm mạnh:
Ta có thể phản ứng lại rất nhanh mà không cần phải đào tạo cao hơn.
Ta có thể chăm sóc rất chu đáo đối với khách hàng, với mức độ công việc sơ khơi do công ty mới bắt đầu như hiện nay thì ta có rất nhiều thời gian để quan tâm tới khách hàng.
Những nhà tư vấn của ta có uy tín rất lớn trên thương trường.
Ta có thể thay đổi nhanh chóng và linh hoạt nếu thấy các chương trình marketting của ta là không hiệu quả.
Ta không bị vượt tầm kiểm soát, vì thế mà có thể chào những giá trị tốt hơn cho khách hàng.
Điểm yếu:
Công ty chưa có thị trường và danh tiếng lâu dài.
Ta có ít đội ngũ nhân viên với giới hạn kiến thức hạn hẹp trong nhiều lĩnh vực.
Ta không thể tránh khỏi việc những người chủ chốt gặp các điều phiền toái như ốm đau, bệnh tật hoặc thậm chí bỏ việc…
Luồng tư bản, vốn là không ổn định trong thời kỳ đầu.
Cơ hội:
Ngành kinh doanh của chúng ta đang mở rộng với nhiều khả năng dẫn tới thành công.
Những nhà cầm quyền muốn thúc đẩy và khuyến khích công việc kinh doanh trong khu vực quản lý.
Đối thủ của ta dường như chậm chạp đối với việc tiếp thu công nghệ mới.
Nguy cơ:
Liệu sự thay đổi trong công nghệ có vượt quá sự thích nghi của chúng ta?
Chỉ cần một sự thay đổi nhỏ của một đối thủ lớn có thể khiến ta phải rút lui khỏi thị trường.
Như thế tư vấn hỗ trợ được quy định thuộc về nhóm có phản ứng nhanh nhạy, dịch vụ tốt đối với nền kinh doanh tại địa phương. Marketing có thể được lựa chọn đối với khu vực công cộng để từ đó có thể lập ngân sách quảng cáo. Ngành tư vấn đòi hỏi phải liên tục cập nhật với những thay đổi trong công nghệ.
Theo Trí thức trẻ
